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체계적으로 일해야 칼퇴근 된다

워밍업 - 행동 수정(체계적으로 일해야 하는 이유)

누구나 마음속에 무체계 야수 한 마리쯤은 있다 - 저절로 잘하게 될 거라는 환상을 버려라

What?

여러분의 마음속에는 열정, 집중력, 생산성을 삼켜버릴 수 있는 야수 한 마리가 삽니다. 이 야수를 달리 표현할 말이 없으니 편의상 무체계 아수라고 부르겠습니다. 이 야수의 먹이는 나쁜 습관이며 그것을 미친 듯이 좋아합니다. 그것 없이는 살 수 없지요.

한편 체계적이지 못한 사람들은 대개 자신의 나쁜 습관을 고치려 하지 않습니다. 그리고 외부에서 원인을 찾으려 합니다. 때문에 무체계 야수는 사람들의 그러한 경향 또한 매우 좋아합니다.

이 야수가 판을 치는 한 여러분은 결코 체계적인 사람이 될 수 없습니다. 따라서 혼돈을 야기하는 비생산적인 습관을 고치지 않으면, 여러분은 절대 체계적인 사람이 될 수 없습니다.

So What?

습관 중에는 좋은 것도 있지만, 혼잡함과 무질서를 발생시키는 것도 있습니다. 체계적으로 일하는 것은 의외로 매우 간단합니다. 정확하게 자신을 알기만 하면 됩니다. 우선 자신의 나쁜 습관을 파악하십시오. 그리고 좋은 습관이 있다면 그것을 뒷받침해줄 프로세스와 시스템을 마련하십시오. 이때 그 과정 자체를 힘들게 만들어 지레 힘을 빼지는 말아야 합니다.

Now What?

체계적으로 일을 하기 위한 가장 바람직한 첫 단계는 체계적이지 못한 원인을 정확하게 아는 것입니다. 모든 비생산적인 행동의 원인은 자신의 나쁜 습관에 있습니다. 그럼에도 불구하고, 많은 사람들이 정작 그 습관을 진지하게 고치려고 하지 않습니다. 그보다는 빠른 문제 해결을 약속하는 플래너, 달력, PDA, 소프트웨어 등 온갖 종류의 기기와 장치를 구매하여 문제를 해결하려고 노력합니다. 그러고 나서 우습게도 이것들이 왜 제 기능을 하지 않는지 의아해 합니다. 물론 이 도구들이 얼마간은 제 기능을 할런지도 모릅니다. 하지만 이 기기들에 익숙해지면 기존 습관들이 다시 그 자리를 차고 앉아 무체계 야수가 활개를 치게 됩니다.

물론 자신의 나쁜 습관을 바꾸려고 노력하는 이들도 있습니다. 하지만 작심삼일인 경우가 많습니다. 일반적으로 21~30일 정도면 그 야수를 제거할 수 있는데 말입니다.

체계적이며 효율적인 업무처리는 최신 기기가 아닌 습관에서 비롯됩니다. 또한 이 생산적인 습관을 형성하고 유지하도록 도울 프로세스와 시스템도 제공합니다. 이러한 습관을 유지한다면, 체계적인 사람이 될 뿐 아니라 그것을 오래 유지할 가능성 역시 높아지게 됩니다.

업무 프로세스(무작위로 발생되는 일의 효과적인 분류와 처리법)

한 번에 하나씩 처리하면 언젠가 끝이 난다 - 믿어라, 꽉 막힌 5차선보다 뚫린 1차선이 낫다

What?

사람들은 휴가 떠나기 직전에 가장 효율적으로 일을 합니다. 끝마치지 못한 일들이 머리에 줄줄이 달려있는 채로 휴가를 즐기고 싶지 않기 때문입니다. 그래서 전력을 다해 일에 집중하고, 중요한 사안을 마무리 짓습니다. 휴가를 떠나는데다 일까지 마무리된 상태. 기분이 좋지 않을 수 없겠지요? 이 상황은 사람들이 업무를 통제하는 몇 안 되는 경우 중의 하나입니다.

So What?

우리는 여행지에서 흔히 일어나는 일을 통해 왜 한 번에 한 가지 일을 해야 하는지 알 수 있습니다.

A씨가 피서를 떠나기 위해 도로를 달리고 있는 중입니다. 오늘따라 운전도 잘 되고, 뒷좌석의 아이들도 얌전히 앉아 있습니다. 제한속도보다 조금 빠르게 달리긴 하지만 단속에 걸릴 정도는 아닙니다. 모든 차들이 5차선 도로 위에서 아주 순조롭게 달리고 있습니다. 도시의 교통 체증에서 벗어났을 뿐 아니라, 즐겁고 편안한 한 주를 보내기 위해 바다로 향하는 이 순간, A씨의 모든 스트레스는 순식간에 사그라집니다.

그런데 그의 차 전방 100m 지점에 빨간 통 몇 개가 놓여 있고, 표지판에는 1km 앞, 1차선으로 감소라고 쓰여 있습니다. 순간 이 안내문을 본 모든 차들이 오른쪽 왼쪽을 왔다 갔다 하며 다른 차보다 조금이라도 앞서 가기 위해 안간힘을 씁니다. A씨 역시 마찬가지입니다. 당연히 원활했던 흐름은 깨지고, 엄청난 혼란이 야기됩니다. 스트레스 지수도 다시 높아집니다.

하지만 그 빨간 통을 지나 1차선 구간을 달리게 되자 놀라운 일이 발생합니다. 다들 아까보다 침착하게 운전하는 것입니다. 비록 원하는 속도로 달릴 수는 없지만, 스트레스 지수는 아까보다 감소하게 됩니다. 좁은 1차선에서 거북이 걸음을 하고 있지만, 꾸준히 움직일 수 있기 때문입니다. 지금 1km 뒤의 5차선 도로의 차들은 혼잡한 상태에서 서로 싸우고 있지만, 이곳은 하나의 차선으로도 침착한 상태가 유지됩니다. 언뜻 보면 쉽게 이해되지 않는 상황입니다.

Now What?

조금이라도 먼저 가기 위해 모든 차가 아리랑 운전을 하는 상황, 이는 여러 형태로 전달된 일들(문서, 이메일, 구두요청, 하고 싶은 일)로 하루가 엉망이 되었을 때와 같습니다. 서로 먼저 해달라고 아우성치는 일들 사이에서, 무슨 일을 먼저 할지 몰라 혼란스러움을 느끼는 것입니다. 이때 모든 일을 앞선 예와 같이 하나의 차선에 두십시오. 많은 일에 압도당하기보다는 차근차근 그것들을 앞으로 진행하는 데 초점을 맞추길 바랍니다. 누구나 여러 가지 업무를 동시에 해야 할 때가 있습니다. 그때마다 멀티태스킹으로 문제를 해결했다면, 이제는 모든 것을 한 곳에 모아놓고 한 번에 하나씩 집중할 때가 온 것입니다.

파일링(서류 파일 제대로 활용하는 방법)

파일 서랍이 업무 중심이다 - 찾기 쉬운 장소에 파일을 놓아라

What?

최고의 생산성 증진 도구는 멀리 있지 않습니다! 우리 주변에 있으면서 삶을 질서정연하게 유지시켜줄 이것은, 그러나 수년 동안 사람들의 눈에 들어오지 않은 채 감춰져 있습니다.

이것은 바로 평범하고 일반적이고 너무나도 흔한 행잉파일(보통 파일과 같지만 양쪽 끝에 철제 고리가 있어, 서랍 속에 걸어서 보관할 수 있는 파일입니다.) 서랍(행잉파일의 고리를 이용하여 그것을 걸어놓을 수 있게 만든 서랍입니다.)입니다. 종종 무시되곤 하는 이 서랍은 생산성을 증대시키는 항공관제센터로 손쉽게 탈바꿈될 수 있습니다. 항공기의 선회나 착륙을 통제하듯, 여러분의 인생을 선회하는 문서와 업무를 통제해보십시오.

So What?

땅값을 좌우하는 것이 위치이듯, 파일링의 성공을 좌우하는 것은 첫째, 둘째, 셋째도 위치입니다. 사람들은 하기 쉬운 일에 손이 가기 마련입니다. 저는 앞으로 업무를 효과적으로 관리하기 위해 행잉파일의 활용을 권할 것입니다. 때문에 이 파일들은 닿기 편한 장소에 위치해야 하며, 같은 이유로 통제거점인 서랍은 의자의 회전 반경보다 멀리 떨어져 있으면 안 됩니다. 또한 사용하기 가장 편리한 것을 선택해야 합니다. 예를 들면, 오른손잡이인 경우는 책상 오른편의 행잉파일 서랍이 통제거점 서랍이 되어야 합니다.

많은 일들이 여러분의 시간과 관심을 얻기 위해 끊임없이 경쟁하고 있습니다. 이러한 일들을 통제거점 서랍을 통해 관리하십시오. 일은 하기 쉬울수록 성공적으로 마무리될 가능성이 높아진다는 사실을 잊지 마십시오.

Now What?

통제거점 서랍에 보관할 만한 몇 개의 행잉파일을 들면 다음과 같습니다.

<일별> 파일 세트 - 1일부터 31일 라벨이 붙어 있는 파일 세트

<월별> 파일 세트 - 1월부터 12월 라벨이 붙어 있는 파일 세트

<Follow-up> 파일 세트

<People> 파일 세트 - 배우자나 중요한 사람에 관한 정보를 넣을 파일

<Meeting> 파일 세트 - 직원회의나 영업 회의 등, 정기적으로 참여하는 회의가 있는 경우

<Reading> 파일

<Waiting> 파일

기타 파일

이 파일들은 단지 만들어놓는 것만으로도 상사와 동료들에게 여러분을 체계적인 사람으로 보이게 해주는 힘이 있습니다. 체계적이고 꼼꼼한 사람들도 이 통제거점 서랍을 본다면, "와!"라든지, "이여~" 같은 감탄사를 절로 쏟아낼 것입니다.

하지만 이 서랍에서 영원히 보관될 것은 없습니다. 이곳은 필요할 때까지 보관되는 장소일 뿐이고, 그것이 사용된 이후에는 정리되어야 하며, 사라져야 합니다. 그래야 모든 것이 체계적으로 돌아갈 수 있으며, 유지될 수 있습니다.

지금 당장 자신만의 통제거점 서랍을 만드십시오. 그리고 앞으로 전개되는 파일에 관련된 모든 장을 읽어보세요. 그러면 이 서랍이 얼마나 유용할 수 있는지 알게 될 것입니다.

프로젝트/시간 관리(당당하게 정시 퇴근하는 비법)

하느냐 마느냐, 그것이 문제로다 - 아침에 선택하라

What?

윌리엄 셰익스피어가 옳았습니다. 우선 존재해야 행동할 수 있기에, 행위를 결정하는 것보다 사느냐 죽느냐를 결정하는 것이 더 중요합니다. 그래서 인간은 영어로 Human Doing이 아니라 Human Being인 것입니다.

아침에 눈을 뜨면, 우선 죽느냐 사느냐를 결정합니다. 그러나 여기에서 멈춰서는 안 됩니다. 살기로 결정했다면 이후 무엇을 할지 생각해야 하기 때문입니다. 덧붙여 하지 않을 일에 대해서도 생각해야 하기 때문입니다.

So What?

일을 어떻게 시작했느냐에 따라서 그 과정과 결과가 좌우되기도 합니다. 시작이 순조롭다면 나머지 과정도 일사천리로 진행되지만, 반대의 경우에는 나머지 과정 역시 제대로 흘러가지 않습니다. 이는 골프, 인간관계, 업무를 포함한 모든 것에서 두루 나타나는 현상입니다. 한 주는 하루의 사건으로 채워지고, 한 해는 한 주의 사건으로 채워집니다. 그리고 그 시간들이 모이면 마침내 인생이 됩니다. 때문에 좋은 하루, 좋은 주, 좋은 해를 거쳐 좋은 삶을 만들어나가고 싶다면, 하루의 시작을 잘 하는 것이 중요합니다.

우리는 새로운 아침을 위해 어제의 칠판을 지웁니다. 어제의 드라마를 다시 선택하지 않는 한, 눈을 뜰 때마다 새로운 시작을 할 수 있는 것입니다. 때문에 좋은 삶을 만들어나가고 싶을 때 할 수 있는 가장 현명한 일은 시작을 잘 하는 것입니다. 지겹게 반복되는 삶을 살아가기보다는 좋은 시작을 위한 멋진 선택 두 가지를 해보는 것이 어떨까요? 아주 간단합니다. 해야 할 일과 하지 않을 일을 정하여 행하면 됩니다.

Now What?

전혀 어렵지 않습니다. 그저 자기 전에 내일 해야 할 가장 중요한 일에 대해 생각한 다음, 아침에 그것을 하면 끝입니다. 다른 사람이 뭐라고 해도 자신에게 중요한 일이라면, 다른 사람, 이메일, 전화 등이 그 일을 방해하게 놔두어서는 안 됩니다. 만약 해야 할 일이 무엇인지 모르겠다면, 자신에게 가장 중요한 것이 무엇인지부터 파악해야 합니다. 그렇지 않으면 꼭두각시와 같은 삶을 살게 될 것입니다. 간혹 이 아이디어를 복잡하게 생각하는 사람도 있는데, 그럴 필요가 없다는 것은 두말하면 잔소리입니다.

다음으로 하지 않아도 될 목록에 대해서 이야기하겠습니다. 해야 할 일 카테고리에 해당되는 또 다른 항목입니다. 이에 대해서는 세인트존스대학교 미식축구 팀을 이끈 전설적인 코치 존 갈리아르디의 일화를 통해 배워봅시다. 역대 대학의 축구 코치 수는 약 2만 5천 명에 달합니다. 이들 중 단 10%만이 300경기 이상 승리를 했습니다. 그런데 존 갈리아르디가 이끌던 팀은 400번 이상이나 승리를 했습니다. 어떻게 그럴 수 있었을까요? 그는 한 번에 가장 중요한 것 하나에만 집중하기의 대가였습니다. 그는 "첫 쿼터를 이기지 못할 경우, 그 게임에서 승리하기란 정말 힘이 든다."며 훈련이 도움이 되지 않는 중요하지 않은 일들을 과감히 정리했습니다. 예를 들면, 코칭 프로그램에서 스태프, 선수 회의, 팀 공수작전을 기록한 플레이북, 봄철 연습게임, 연습 시 태클하기, 스프링 캠프, 정밀 사전 연습 등을 훈련에서 빼버린 것이죠. 가장 중요한 것에 집중하고 중요하지 않은 것은 하지 않음으로써, 그는 미식축구 역사상 최고 승률 코치가 되었습니다. 여러분도 똑같이 시도해보는 것은 어떨까요?

제대로 집중한 2시간이면 충분한 성과를 얻을 수 있다 - 자신도 어리석을 수 있음을 인정하라

What?

80/20 법칙은 노력 20%가 성과 80%를 낸다는 뜻입니다. 다시 말하면, 여러분들이 매일 하는 일 중 80%가 실제로 중요하지 않다는 뜻이기도 합니다. 이 법칙은 뛰어난 학자들이 연구하여 과학적으로 증명했습니다.

So What?

매우 간단해 보이는데다 익숙하지 않기에 간과되는 법칙이지만, 여기에는 시간을 절약하고, 생산성을 향상시켜주는 비밀이 숨겨져 있습니다. 그런데도 많은 사람들이 노력과 성과가 동일하다고 생각하며, 노력의 50%로 성과의 50%를, 노력의 60%로 성과의 60%를 얻는다고 믿고 있습니다. 또 타인이 중요하지 않은 일에 시간을 허비하는 것은 쉽게 눈치채면서, 정작 자신이 그럴 때는 그것을 모릅니다. 일할 시간이 부족하다고 끊임없이 투덜대는 사람 역시도 이 80/20법칙을 떠올리지 못합니다. 이렇듯 80/20법칙은 머리로는 쉽게 이해할 수 있지만, 그것을 일상에 적용해 삶에 변화를 주는 것은 쉽지 않은 일입니다.

Now What?

여기 시도해볼 만한 아이디어가 한 가지 있습니다. 노력의 20%로 성과의 80%를 얻는다면, 근무하는 9시간 중 20%인 108분만 집중해서 일하는 것은 어떨까요? 타이머로 108분을 맞춰놓으십시오. 그 시간에는 어떤 방해도 받지 말고, 그날의 가장 중요한 급선무에 집중하십시오. 이른 시간일수록 좋습니다. 이메일, 팩스 등으로 쏟아져 나오는 중요하지 않은 80%의 일에 얽매이기 전에 말입니다. 제 고객들과 친구들 상당수가 이 아이디어를 시도해보고 놀라운 효과를 봤다고 전해왔습니다. 일주일 동안 시도해보십시오. 그리고 이것이 여러분에게 얼마나 효과적인지 경험해보세요.

적성과 성격(방식과 노력 이외의 문제)

노력만으로는 잘할 수 없다 - 자신의 적성을 재검사하라

What?

45kg인 사람에게 135kg 짐을 들라고 할 수 있을까요? 만약 이 사람에게 프로 씨름선수를 시키려 한다면 어떨까요? 또 135kg의 사람에게 경마 기수를 시킨다면 어떨까요.

신체적인 특성과 업무가 전혀 어울리지 않는 상황이기 때문에 좋은 결과를 얻을 리 없습니다. 하지만 이 두 사람의 위치를 바꾼다면 각자의 역할을 성공적으로 해낼 가능성이 높아집니다.

So What?

성격도 마찬가지입니다. 다만 적성과 성격을 파악하는 것이 신체적 특징을 파악하는 것보다 더 어려울 뿐입니다. 그러나 적성에 맞지 않는 업무 배치는 생산성과 성과에 부정적인 영향을 끼칩니다. 다음의 예가 바로 그러한 상황입니다.

- 자발적이고 급한 성격을 지닌 사람을 규칙적이고 꾸준한 접근이 필요한 업무에 배정

- 내성적인 사람을 외향성을 요구하는 업무에 배정

- 추상적으로 사고하는 사람을 구체적인 생각이 필요한 업무에 배정

- 감정보다는 논리를 선호하는 사람을 높은 인내심과 동정심을 요구하는 업무에 배정

이 상황은 기업에서 흔히 발생합니다. 고용주와 관리자들이 적절한 업무 배치의 효과를 이해하지 못하기 때문입니다.

Now What?

물론 사람을 잘못 고용했을 때 발생하는 경제적인 손실이 잘못된 업무 배치로 인한 손실보다 큽니다. 그러나 여기에서 중요한 것은 경제적인 비용이 아니라, 그로 인해 발생되는 사기 저하, 시간과 자원의 과도한 낭비, 고객의 이탈, 그리고 기타 부정적인 결과들입니다. 이 문제들도 결국에는 회사의 금전적 손실로 이어지지만 말입니다.

때문에 회사를 튼튼하게 하기 위해서는 직원들의 적성을 파악해야 합니다. 잘못된 업무 배치를 방지하는 방법은 많으며, 많은 돈과 시간이 들지 않습니다. 그러나 그 누구보다도 가장 신경 써서 업무를 배치할 사람은 바로 여러분 자신임을 잊지 마십시오.

실천(칼퇴근 할 때까지)

평화로움은 주목받는 것을 좋아한다

What?

성공과 평화에 대한 몇 가지 생각으로 모든 글을 마무리 짓도록 하겠습니다. 성공적인 삶에서 누릴 수 있는 혜택 중 하나가 평화로운 마음입니다. 이 평화는 여러분의 몸과 마음에 휴식을 취하고 이 순간을 즐겨라라는 메시지를 전달합니다. 이 메시지를 즐기면 즐길수록, 그것은 더 자주 찾아오게 됩니다. 평화는 주목받는 것을 좋아하며, 환영받고 싶어 하기 때문입니다. 그래서 관심을 보이고 고마워하는 사람에게 자주 나타납니다.

성공은 모든 사람들에게 나름의 의미를 지닙니다. 성공에 대한 여러분만의 정의가 있다고 해도, 그 속에 평화로움, 차분함, 평정 그리고 만족으로 가득 찬 휴식을 꼭 포함시키십시오.

So What?

평화와 집중력, 체계성, 생산성 간에는 어떤 관계가 있을까요? 사실 집중적이고, 체계적이며 생산적으로 변해야 하는 궁극적인 이유는 평화로운 상태가 되기 위해서입니다.

세상에는 생산성과 관련된 다양한 아이디어들이 있습니다. 그러나 이 모든 것이 다 쓸모 있는 것은 아닙니다. 때문에 생산성을 저해하는 아이디어들은 과감히 자르고 불태워버리는 기술을 배워야 합니다. 좋지 않은 아이디어들은 더 열심히, 더 빨리 다른 사람들과 비슷하게 일해야 한다고 강요합니다. 그러나 좋은 아이디어들은 동기 부여를 강조하며, 자신의 페이스로 일하기를 권유하며, 최선을 다해 일하라고 조언합니다.

Now What?

전반적으로 이 책은 균형에 관한 이야기를 다루고 있습니다. 그리고 해탈이나 유토피아를 추구하는 사람들보다는 현실적인 생각을 하고, 사회에서 성공하고 싶어 하는 사람을 위한 실용서입니다.

하지만 잊지 마십시오. 제 아이디어는 단지 제안에 불과합니다. 그래서 여러분 모두에게 맞지 않을 수 있습니다. 물론 여러분과 공유하고 싶은 제 인생 최고의 아이디어긴 하지만 말입니다.

윈스터 처칠은 이렇게 말했습니다.

"책을 쓰는 것은 모험입니다. 처음에 소꿉놀이이자 재미거리였던 이것은 다음에 연인이 되고, 주인이 된 후에 폭군이 됩니다. 그리고 이 노예 상태가 익숙해질 마지막 단계가 오면, 작가는 그 괴물 같은 폭군을 죽여서 대중에게 내동댕이치게 됩니다."

이 말은 비단 저술에만 적용되는 것은 아닙니다. 열정을 품기만 하고, 모든 것이 완벽하게 준비되기만을 기다리는 사람에게도 해당되는 말입니다.

성공과 평화, 이 두 마리 토끼를 모두 얻기 바랍니다. 집중력이 넘치며, 체계적이고, 생산적인 사람이 되십시오. 그리고 진정한 소명을 찾으십시오. 그리고 여러분의 생각과 재능을 이 세상에 널리 알리길 바랍니다.

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