인문교양

킬러 프레젠테이션 Using Bible

파워포인트가 아니다, 프레젠테이션이다!

파워포인트는 악마다 혹은 아니다

파워포인트로 인한 죽음

30페이지의 슬라이드, 파란색 배경, 노란색 글씨, 천편일률적인 배치, 제목과 글머리 기호 다섯 개 같이 파워포인트를 이용한 프레젠테이션에 대한 일반적인 관점은 너무나 보편적으로 퍼져 있고 누구에게나 잘못 이해되고 있어, 최근에는 학계와 언론계에서도 이를 논쟁의 주제로 삼는 경우가 상당히 많아졌다. 비판의 중심이 되는 것은 슬라이드다.

비판의 의견들이 나오는 이유는 명백하다. 청중이 뻔히 예상하고 억지로 참는 경우가 많은 파워포인트 프레젠테이션의 일반적인 방식은 사실 목표와 달리 청중을 만족시키지 못한다는 것이다. 당당한 존재감을 갖춘 뛰어나고 세련된 발표자라면 그 방식의 결함을 메울 수 있겠지만 그것도 부분적인 효과에 불과하다. 파워포인트 비판론이 등장한 것은 이런 파워포인트 사용법이 전 세계적으로 퍼져 있고, 굉장히 많은 사람들이 이 방식에 문제가 있음을 알고 있는데도 불구하고 이 방식을 고수하기 때문이다.

칼 때문이라고? 칼을 쓰는 사람이 문제다

그렇다면 전문가들의 말이 맞을까? 파워포인트는 본질적으로 해악한 것인가? 그렇지 않다. 에드워드 터프트 교수 외에도 많은 사람들이, 전 세계 4억 5천만 명의 파워포인트 이용자 대다수가 파워포인트를 어떻게 이용하는 지를 토대로 타당한 주장을 펼친다. 핵심은 문제를 일으키고 청중을 괴롭게 하는 것은 바로 파워포인트를 이용하는 방식 때문이라는 것이다. 파워포인트 시스템 자체는 비난의 대상이 아니다. 이용 방식을 바꾸면 효과도 달라진다.

해결책은 명백하다. 우리는 도구를 바꿀 필요가 없다. 그것을 이용하는 방식만 바꾸면 된다. 많은 사람들이 파워포인트에 대해 생각하는 방식은 변해야만 한다. 파워포인트를 이용하는 태도를 재평가하고, 파워포인트에는 고유의 이용 방법과 한계가 있다는 것, 그리고 파워포인트가 모든 형태의 커뮤니케이션에 완벽한 매체는 아니라는 것을 받아들인다면 파워포인트를 더욱 잘 이용할 수 있을 것이다.

메시지, 당신이 원하는 것과 청중이 원하는 것

메시지 전달을 위한 준비운동

청중이 집중하는 시간은 얼마나 될까?

우리는 프레젠테이션에서 습득한 정보의 양이 시간이 흐르면서 기하급수적으로 줄어든다는 것을 알고 있다. 기억에 남아 있는 정보의 양은 오늘, 내일, 그리고 다음 주로 가면서 점점 줄어든다. 그렇다면 프레젠테이션 도중 청중이 실제로 얻는 정보의 양은 어떨까? 이것은 여러 가지 요인에 따라 달라지는데 발표자가 프레젠테이션을 얼마나 잘했는지는 별로 중요하지 않다. 발표자가 그다지 중요하지 않다니 의외인가? 가장 결정적인 한 가지 요인은 청중이 프레젠테이션에 집중했는지 아니면 딴 생각을 했는지의 여부다. 청중은 당연히 실제로 보고 들은 것만을 기억할 수 있기 때문이다.

프레젠테이션이 시작된 시점부터 참석자가 더 이상 듣지 않게 되는 시점까지를 집중시간(attention span)이라고 한다. 스톱워치와 좋은 책 한 권, 지금 보고 있는 이런 책 말고 소설 같은 것으로 당신의 집중시간을 잴 수 있다. 시작 버튼을 누르고 책을 읽기 시작하라. 책을 읽다가 처음으로 스톱워치를 확인하게 되는 순간까지가 현재 당신의 집중시간이라고 할 수 있다. 잘 관찰해 보면 이 책을 읽는 중에도 가끔 딴 생각을 한다는 것을 의식할 수 있을 것이다. 심지어 특별히 재미있는 책을 읽고 있을 때도 집중도가 점점 약해진다는 것을 알 수 있다. 이때 일반적으로 남성보다 여성이 집중을 유지하는 능력이 뛰어나다는 점은 주목할 필요가 있다. 남녀공학 학교에서 금방 지겨워하며 집중을 방해하는 남학생들과 함께 공부하는 여학생들보다, 여학교에서 일정한 페이스로 공부하는 여학생들의 성적이 좋은 이유도 이 때문이다.

청중의 집중도를 기준으로 기억과의 관계를 보면, 처음에는 비교적 천천히 시작하여 안정기에 이르기까지 빠른 속도로 올라간 다음 다시 떨어지는데 마지막에는 급속도로 떨어진다. 그래프를 보면 시작 후 20~30분이 지난 후부터는 낭떠러지처럼 급격히 떨어지는 것이 보일 것이다.

목표 설정에 대한 뻔한 질문?

나의 목표는 무엇인가?

명확히 말해 두겠다. 비즈니스 프레젠테이션은 그저 무엇에 관한 것이 되어서는 안 된다. 항상 뚜렷한 목표를 가져야 한다. 실제적인 목표가 없다면 부적절하고 위험한 방법을 쓸 수밖에 없을 것이다.

프레젠테이션을 해야 할 때, 이를 준비하는 가장 단순한 방법은 비슷한 다른 프레젠테이션으로 시작하는 것이다. 프레젠테이션A의 자료와 슬라이드를 가져와서 프레젠테이션B에 맞게 적용한다. 이 방법은 시간을 절약해 줄지는 몰라도 너무 쉽게 타협하게 된다. 결국 완성되는 것은 슬라이드들이 뒤범벅된 형태이며, 지난번에 존이 프레젠테이션C에서 사용한 저 슬라이드가 좋아 보이는데, 저것도 집어넣자.는 식이므로 맞는 것과 그렇지 않은 것들이 마구 섞이게 된다. 이렇게 해서 나오는 결과물은 무(無)에서부터 시작하여 만드는 프레젠테이션과 분명히 다를 것이며 당연히 그보다 못할 것이다.

내가 이 프레젠테이션을 하는 이유는 무엇인가? 라는 질문에 명확한 답을 해야 한다는 것은 프레젠테이션을 준비하는 사람에게 중요한 법칙이다.

프레젠테이션에 사용하는 모든 슬라이드 하나하나는 왜 이것을 넣었는지에 대해 납득할 만한 이유가 있어야 한다. 슬라이드의 순서를 왜 그렇게 했는지도 마찬가지다. 나아가 발표자와 청중이라는 이질적인 두 요소가 모두 프레젠테이션의 목표를 뚜렷하게 인식할 수 있어야 한다. 프레젠테이션이 실패하는 가장 흔한 이유는 명확한 목표의 부재이다. 명확한 목표는 프레젠테이션 성공을 위한 기본 조건이다.

그러므로 준비를 시작하기 전에 명확한 목표를 갖고 있는지 스스로에게 물어보라. 프레젠테이션을 왜 하는지, 그리고 그를 통해 무엇을 달성하고자 하는지를 알면 성공하기가 쉬워지며, 이를 명확히 인식하는 데 쓰이는 시간은 가치가 있다. 간단히 몇 분밖에 걸리지 않을 수도 있고, 더 많은 생각과 시간이 필요할 수 도 있다. 그럴 경우 충분히 투자하라. 이때 사용하는 시간은 길더라도 충분히 그럴 가치가 있으며, 얼마가 걸리든 나중에 진행될 프레젠테이션 단계의 시간을 절약해줄 것이다.

시각화, 프레젠테이션의 기본 재료들

시각화에 대한 쓴 소리들

제대로 된 프레젠테이션 준비 과정이 알고 싶지 않은가?

당신이 자주 사용하는 전형적인 프레젠테이션 준비과정은

1. 비슷한 성격을 가진 기존의 프레젠테이션을 찾는다. 이것이 좋은 시작 방법이다.

2. 적합하지 않은 슬라이드를 제거한다.

3. 새로운 슬라이드를 추가한다. 다른 프레젠테이션에서 가져온 것 또는 다른 사람에게서 얻은 것이 이때 포함된다.

4. 새로운 프레젠테이션을 적당한 순서로 배열한다.

5. 각 슬라이드에 맞추어 무엇을 발표할 것인지 생각한다. 슬라이드에서 무엇을 읽을 것인지가 많은 부분을 차지한다.

경험에 의한 나의 관점에서 보면 이 방법은 틀렸다. 이것은 프레젠테이션을 준비하는 좋은 방법이 아니다. 이것은 발표자 중심의 방법이며, 이런 식으로는 청중에게 공평한 프레젠테이션을 만들 수 없다. 프레젠테이션을 준비하는 또 다른 방법을 자세히 보면 다음과 같은 순서로 정리할 수 있다. 이는 m62가 클라이언트에게 프레젠테이션을 개발해 줄 때 거치는 과정이다.

1. 목표를 설정한다.

2. 전달매체를 선택한다.

3. 프레젠테이션 유형을 정의한다.

4. 프레젠테이션 구조를 정리한다.

5. 프레젠테이션 내용을 결정한다.

6. 내용을 시각화한다.

7. 보기 좋은 형태인지 확인한다.

8. 슬라이드를 디자인한다.

9. 슬라이드에 애니메이션 효과를 넣는다.

10. 연습한다.

11. 프레젠테이션을 실행한다.

12. 평가한다.

시각 장치를 다루는 가장 좋은 방법

청중은 어디를 보나?

새로운 이미지를 프레젠테이션할 때 당신의 눈이 자연스럽게 향하는 곳이 어디인지에 답이 있다. 서구 사회 사람들은 시선을 화면의 왼쪽 위에서부터 시작하여 오른쪽으로 옮기고 대각선 방향으로 내려와서 왼쪽 아래로 옮긴 다음 다시 오른쪽으로 이동시킨다. 이것은 우리가 배운 읽기 방식이며 거의 반사적인 행동이다. 큰 화면에서도 마찬가지다. 청중이 보았으면 하는 것이 화면 왼쪽 위에 있지 않다면 청중의 시선을 조종해야 한다.

청중의 시선을 조종하는 몇 가지 중요한 기술

청중의 시선을 유도한다는 생각은 슬라이드 디자인과 발표자의 말 사이에서 시너지를 창조하는 것이다. 일반적으로 발표자는 이렇게 말하면서 다음 화면을 준비한다. "다른 주제로 넘어가 보겠습니다."그리고 발표자의 시선이 화면을 향하면 그를 보던 청중도 그대로 따라 할 것이며, 발표자는 슬라이드를 보며 클릭하고 발표를 계속할 것이다. 이런 식으로 청중의 시선을 유도하는 것은 우리의 방법론에서 중요한 역할을 하며, 생각보다 훨씬 강력하고 잘 익혀둘 가치가 있다.

컴퓨터 화면을 선명하게 슬라이드에 넣고 싶다면?

기술적인 프레젠테이션에서 화면 저장 기능을 많이 사용하는데 방법은 간단하다. 원하는 화면을 띄우고 Prt Scr(프린트 스크린) 키를 누른 후 파워포인트 슬라이드에 붙여넣기(Ctrl+V)만 하면 된다. 그러나 슬라이드에서 확대하기 기술을 사용하려면 문제가 좀 있다. 화면을 캡처하면 모니터 화면 해상도 그대로 저장되는데, 캡처 화면은 저해상도이기 때문에 확대시켰을 때 이미지가 선명하지 않고 흐릿하게 보인다는 것이다. 이를 피하기 위한 가장 쉬운 방법은 화면을 캡처하기 전에 PC 화면의 해상도를 높이는 것인데, 사실 이것만으로는 부족하다. 가장 좋은 방법은 가능한 높은 해상도에서 이미지를 캡처한 후, 역시 가능한 높은 해상도로 프린트하고, 고해상도 사진으로 스캔하는 것이다. 결과는 상당히 인상적이다.

그래프는 말이 너무 많다

안타깝지만 그래프는 때로 주장을 뒷받침하거나 핵심을 명확하게 하는 것이 아니라 프레젠테이션을 지루하게 만들 뿐이다. 글머리 기호를 이용하는 발표자들은 단지 단조로움을 탈피하기 위한 목적으로 종종 그래프를 집어넣는다. 그래프는 이해에 도움을 주거나 혹은 신뢰를 더하기 위한 근거를 제시하는 역할을 해야 한다. 우리의 목적은 데이터 전체를 보여 주는 것이 아니라 데이터를 기반으로 결론을 이끌어 내는 것이다. 이 목적을 위해 우리는 언제나 그래프에서 데이터를 삭제함으로써 우리의 핵심 주장을 명확하게 보이도록 한다.

디자인, 같은 재료라도 만드는 사람에 따라 다르다

프레젠테이션 디자인이 가야할 곳

디자인의 목적은 그래픽의 완성도가 아니다

파워포인트 슬라이드에서 디자인은 물론 중요하지만, 슬라이드나 내용의 목적 만큼 중요하지는 않다. 그렇다면 왜 우리는 디자인에 신경을 쓰는가? 발표자로서 우리는 청중의 자리에 앉아 있어 보았고, 제목과 5개의 글머리 기호가 청중 입장에서 어떻게 느껴지는지를 알기 때문인 것 같다. m62에서는 이것을 청중 학대라고 부른다. 그래픽의 완성도와 상관없이 단조롭고 지루한 슬라이드가 청중을 잠들게 하지 않으려면 흔치 않은 재능을 지닌 발표자가 필요하다는 것을 우리는 알고 있다. 그래서 어떻게든 해보려고 클립아트를 집어넣는데 이것은 지금부터 시작하려는 청중 학대에 대한 양심의 가책을 조금 달래줄 뿐 그 이상의 역할을 하진 못한다.

내가 디자인을 중요하게 생각하지 않는 것처럼 보일 수도 있다. 물론 나는 디자인이 지닌 가치를 인정한다. 나는 디자인이 청중에게 감성적으로 강렬한 인상을 주며 이성적으로는 그보다 약한 인상을 준다고 생각한다. 슬라이드가 보기 좋아야 하는 이유는 그것이 당신 회사의 얼굴이기 때문이다.

내가 항상 이해하지 못하는 것은 많은 회사들이 프레젠테이션 디자인에 너무 무신경하다는 것이다. 커뮤니케이션을 원활히 하기 위해 엄청난 시간과 노력, 비용을 들이지 않는 회사가 이 지구상에 있을까? 디자이너가 디자인하고 정성스레 꾸민 브로슈어, 웹 사이트, 각종 서식 등은 회사의 일관된 통합적 마케팅 커뮤니케이션을 극대화한다. 그러나 막상 세일즈 담당자는 비행기 안에서 뚝딱 만들어낸 자료로 프레젠테이션을 한다.

많은 회사들에 대해 내가 기이하다고 느끼는 점은, 그들이 잠재 고객과의 대화를 시작하기 위해 만드는 인쇄물에는 엄청난 돈을 지불하면서 정작 잠재 고객을 실제 고객으로 만드는 커뮤니케이션 자료에는 돈쓰기를 아까워한다는 것이다. 가장 최근 당신의 고객이 이렇게 말하는 것을 들은 것은 언제인가? "브로슈어가 정말 멋져서 주문을 했어요!"나는 우리 클라이언트의 고객들이 프레젠테이션을 보고 나서 구매를 결정했다는 사례를 셀 수도 없이 많이 들어 보았다.

많은 청중을 상대로 하는 정말 중요한 프레젠테이션이라면 디자인 부분은 스스로 하려 하지 말고, 전문가에게 맡겨라! 하지만 직접 디자인하지는 못 하더라도 알고 있어야 할 내용은 많다.

넘치면 망하는 애니메이션

애니메이션의 목적은 당신의 재미가 아니다

애니메이션의 목적은 적당한 시점, 그리고 발표자가 의도한 장소에 청중의 시선이 가도록 하는 것이다. 애니메이션을 쓰는 목적은 파워포인트를 얼마나 잘 알고 있는지 청중에게 자랑하기 위한 것이 아니다. 이때 똑같은 유형의 애니메이션을 반복해 사용하는 것은 발표자에게도 지루하다. 발표자가 다양한 애니메이션을 사용하는 이유는 프레젠테이션의 빈약한 내용을 조금이나마 무마해 보려는 의도일 것이다. 그러나 좋은 애니메이션은 청중이 의식할 수 없어야 한다. 청중이 주목해야 할 것은 메시지지, 매체가 아닌 것이다. 이 목적을 위해 일관성은 훌륭한 애니메이션의 전제 조건이다.

발표자, 당신은 왜 거기 서 있나?

발표자가 전달해야 할 것들

우리는 말하기보다 보여 주어야 하며, 이럴 경우 발표자의 역할은 정보(언어 정보)의 주요 원천에서 시각적인 자료를 뒷받침하는 해설자로 바뀌어야 할 것이다. 이것이 바로 시각적인 프레젠테이션의 힘이지만, 이를 위해서는 발표자의 행동이 완전히 바뀌어야 한다.

프레젠테이션할 때 슬라이드의 본문을 그대로 읽는 나쁜 습관은 고치기가 어렵다. 이런 프레젠테이션 방법은 지루한 슬라이드를 재미있고 매력적으로 보이게 하려고 애쓰는 것보다는 훨씬 쉽기 때문이다. 그래서 발표자들은 단순히 주르륵 읽는 방법을 택하게 되고 이 방법에 중독되어 버린다.

청중의 집중을 끄는 몇 가지 방법을 알아두자

화면을 주목하게 하는 가장 쉬운 방법은 화면을 가리키면서, 동시에 애니메이션이나 슬라이드의 단계적 완성 같이 화면에서 어떤 일이 일어나도록 하는 것이다. 또한 돌아서서 화면을 본다면 청중의 시선을 화면으로 이끌 수 있을 것이다. 이것은 등을 보인 채로 청중에게 말하지 말라는 전통적인 규칙을 잠정적으로 깨는 것이다! 하지만 아주 잠깐이라면, 효과적이다.

발표자에게로 이끌기는 더 어려운 경우가 많다. 일단 화면에 청중의 집중을 방해할 만한 것이 없도록 만들어라. 그리고 필요한 경우에 B W 키를 눌러서 화면의 내용을 사라지게 하라. 아마 청중은 거의 즉시 당신을 바라볼 것이다! 두 번째 방법은 집중을 유도하기 위해 침묵을 이용하는 것이다. 청중이 하던 행동과 생각을 멈추고 무언가를 기대하며 발표자를 바라보게 하는 데는 아무말도 하지 않는 것이 최고의 방법이다.

실수를 줄여줄 마지막 힌트

프레젠테이션 상황에 따라 준비할 것이 다르다

메시지를 잘 이해했고, 프레젠테이션과 발표 내용을 논리적으로 구성하여 연습까지 끝냈다고 가정해 보자. 이제 차이를 만드는 것은 어떻게 이것을 실행하느냐에 달려 있다. 궁극적으로 프레젠테이션의 실행은 무대의 앞과 중앙에 서는 것을 의미한다. 프레젠테이션이 불안을 일으키는 것은 이 때문이다. 불안하지 않다고 말하는 사람은 거짓말을 하고 있거나 혹은 죽은 것이다. 누구나 프레젠테이션을 앞두고 긴장하는데, 중요한 것은 그 긴장을 열의로 바꾸어 프레젠테이션에 에너지를 불어 넣는 것이다.

경쟁 프레젠테이션에 참가하는 클라이언트를 컨설팅해줄 때 우리의 성공률은 85%가 넘는다. 그런데 이것의 부정적인 면은 우리가 대부분 이기기 때문에 우리 스스로 발전할 만한 계기가 없다는 것이다. 세일즈 담당자들은 항상 계약에 집착하기 때문에 일단 계약을 따내면 모든 것이 잘 끝났다고 믿으며 안심하는 경향이 있다. 나는 더 잘할 수 있었던 것을 찾아내는 것이 중요하다고 생각한다. 그래서 우리는 프레젠테이션이 끝난 후 결과보고를 요청하여 무엇이 잘 되었고 무엇이 부족했는지를 확인한다. 이것이 발전 할 수 있는 유일한 방법이며, 이는 당신의 경우 역시 마찬가지일 것이다.

* * *

본 도서 정보는 우수 도서 홍보를 위해 원저작권자로부터 정식인가를 얻어 도서의 내용 일부를 발췌 요약한 것으로, 저작권법에 의하여 원저작권자의 정식인가 없이 무단전재, 무단복제 및 전송을 할 수 없으며, 원본 도서의 모든 출판권과 전송권은 원저작권자에게 있음을 알려드립니다.