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35살까지 꼭 알아야 하는 회계력

제1장 회계력을 키우는 방법

장부만 관리해도 먹고살던 시대는 끝났다

경력을 향상시키려면 자신의 무기를 효과적으로 사용할 줄 알아야 한다. 누가 뭐라 해도 회계담당자의 무기는 회계 기술이다. 회계 기술은 비즈니스에서 꼭 필요한 기술이지만 일반 사원들은 갖고 있지 않기에 회계담당자에 경쟁력이 있는 것이다.

하지만 무기는 그냥 갖고만 있어서는 아무 의미가 없다. 필요한 곳에 적절히 사용할 때 비로소 가치가 있다. 또한 올바르게 사용하지 않으면 제 기능을 다하지 못하고, 꾸준히 사용하지 않으면 녹이 슬어버린다.

당신은 자신의 무기인 회계 기술을 어떻게 사용하고 있는가? 대부분의 회계담당자는 회계 기술을 거래 결과의 분개작업이나 시산표를 작성하는 데 사용한다. 이것은 무사가 기껏 칼을 뽑아들고 무를 자르는 것과 같다. 다시 말해 소중한 재능을 잘 활용하지 못하고 있는 것이다.

확실히 10여 년 전에는 회계담당자의 업무라 하면 거래 내용을 전표와 장부에 기록하고 집계를 내는 일이 전부였다. 그래서 부기학원에 다니면서 복식부기를 배우고 결산서 작성하는 법을 공부했다. 장부만 관리해도 먹고 살 수 있었던 시대에는 그것으로 충분했다. 그렇게 일하면서 전문직으로 정년까지 일할 수 있었다.

그러나 지금은 컴퓨터가 거래 자료를 회계분개 자료로 변환하여 총계정원장과 결산서를 출력해주는 시대이다. 회계 기술을 시산표 작성에 사용하는 시대는 이미 끝났다. 과거에 부기학원에서 배운 지식과, 전표와 장부를 실수하지 않고 신속하게 기입하는 기술은 이미 진부한 기술이 됐다.

회계업무를 컴퓨터로 처리하는 시대에는 그에 부합하는 새로운 지식과 기술이 필요하다. 그것을 습득한 사람만이 경력을 향상시킬 수 있고, 더 높은 자리에 오를 수 있다. 혹시 회계 기술을 연마한다는 의미를 전표를 틀리지 않고 빨리 기록하거나, 분개 입력 속도를 높인다는 의미로 받아들인 사람이 있다면, 그런 시대착오적인 생각을 버리기 바란다.

지금 회사가 회계담당자에게 원하는 기술은 그런 것이 아니다. 회사는 회계의 관점에서 회사 상태를 살피고 판단할 줄 아는 회계담당자를 원한다.

PDCA 사이클에 맞춰 회계 지식을 활용한다

그러면 구체적으로 어떤 일을 하기 위해, 무엇을 공부하면 좋을지 알아보기로 하자. 당신이 근무하는 회사의 활동을 중심으로 각 활동과 회계담당자 사이에 어떤 관련이 있는지를 살펴보면 무엇을 해야 하는지 알 수 있다.

일반적으로 기업 활동은 PDCA(Plan-계획, Do-실행, Check-평가, Action-개선)사이클에 따라 이루어지므로 이것을 참고하면 이해하기 쉬울 것이다.

PDCA 사이클에서 회계담당자에게 요구되는 능력은 다음과 같다.

Plan - 예측력(경영 계획, 예산 편성)

Do - 개선력(비용 절감, 속도 개선)

Check - 분석력(업무 실적 확인, 이상치(異常値) 검증

Action - 보고력(업무 실적 보고, 예산·실적 관리)

거창하게 생각할 필요 없이, 자신이 담당하는 업무부터 시작하면 된다. 회계업무나 결산서 작성을 중심으로 일하는 사람은 순서를 바꿔서 DCAP 순서로 실행할 것을 권한다.

제2장 개선력 - 비용을 절감하고 업무 속도를 높인다

스스로 생산성을 높여 회사에 기여한다

성장하려면 회사와 회계담당자 모두 생산성을 올려야 한다. 여기서 생산성을 올린다는 것은 시간과 돈의 이용 효율을 높여서 더 많은 성과를 올려야 한다는 의미이다. 지금까지 나는 회계 합리화 프로젝트라는 활동을 통해 3000곳이 넘는 회사의 회계부서가 업무를 효율적으로 개선할 수 있도록 도왔다.

단, 회계담당자가 혼자서 업무를 처리하는 데에는 한계가 있으며, 회계부서 내에서 할 수 있는 개선 범위 역시 한정되어 있기에 대단한 효과를 기대하기는 어렵다. 앞으로는 당장 눈앞에 보이는 문제에만 관심을 기울일 것이 아니라, 회사의 입장이 되어 문제의 근본적인 원인을 찾고 제거함으로써 회계 구조를 바꿔야 한다.

그 이유는 정보관리 방식이 바뀌었기 때문이다. 구체적으로 말하면 과거에는 종이 서류로 정보를 관리했지만, 지금은 IT로 디지털 정보를 관리한다. 사람들은 컴퓨터에 가장 알맞은 업무가 회계라고 말한다. 그러나 유감스럽게도 대부분의 회사들이 IT라는 편리한 도구를 업무 효율을 높이는 데 충분히 활용하지 못하고 있다. 특히 회계부서는 IT의 다양하고 편리한 기능 중 고작 3퍼센트 정도밖에 사용하지 않고 있다고 한다.

회계담당자가 생산성을 향상시켜 회사에 기여하려면 PDCA 사이클 중 Do 단계에서 IT를 활용하는 것이 유익하다. IT를 활용하면 시간을 효과적으로 사용할 수 있으며, 업무 효율을 높여 회사에 기여할 수 있으므로 일석이조이다.

회계사무소 유용하게 활용하는 법(개선력 편)

회계사무소는 매달 업무상 여러 기업을 방문하기 때문에 다양한 업무 시스템을 접할 기회가 많다. 또한 다양한 IT 판매회사와 컨설팅 회사로부터 최신 정보를 제공받고 있기 때문에 다음 사항에 대해 상담하면 도움을 받을 수 있다.

① 업무 개선에 대해 조언을 구한다

고문 회계사무소는 매달 회계 처리가 마무리된 결과를 검토하는 곳이 주요 업무이므로, 회계담당자의 작업 과정에 대해서는 관심을 기울이지 않는다. 한번 시간을 내서 실제 회계업무의 흐름을 회계사무소에 설명하고 시간이 많이 소요되는 작업이나 문제가 있는 업무에 대해서 상담을 해보자. 분명히 효율적인 업무 처리 방법과 문제 해결에 도움이 되는 적절한 조언을 얻을 수 있을 것이다.

② 최신 IT정보를 부탁한다

회계사무소는 재무회계 시스템을 중심으로 여러 가지 업무 시스템과 IT 프로그램에 대한 활용 정보를 갖고 있다. 그러나 회계사무소는 기업 측에서 요구하지 않는 이상 해당 기업에 어떤 정보가 필요한지 알지 못한다. 회계사무소 직원이 회사에 방문하면 최근 회계 시스템의 동향이나, 업무 시스템과 데이터의 상호 연동 방법 등을 질문하여 업무 개선에 관심이 있음을 표현하도록 한다.

새로운 시스템에 대한 팸플릿이나 전시회 정보를 입수하면 보내달라고 부탁하는 것도 좋은 방법이다. 그리고 회계사무소는 여러 IT 판매회사와 연결되어 있으므로 관심이 있는 시스템의 데모 프로그램을 의뢰하거나 시스템 도입 실적 등을 조사해달라고 부탁할 수도 있다. 중간에 회계사무소를 통하면 시스템 회사의 영업 공세를 피할 수 있는 이점이 있다.

제3장 분석력 - 경영 상태를 정확하게 파악한다

앞으로 회계담당자는 분석력으로 평가받는다

개선력 다음으로 회계담당자에게 요구되는 능력은 분석력이다. 회계처리가 IT화되면 거래 정보는 자동으로 집계되므로 회계담당자의 업무는 집계 결과를 보는 것에서부터 시작된다.

지금까지는 정보를 집계하는 계산 능력이 중요했다. 하지만 이제는 회계 기술을 기업 활동 결과를 분석하는 데 활용해야 하므로, 집계 결과를 어떻게 보는가 그리고 어떻게 판단하는가에 대한 능력을 중요시한다.

분석이라는 단어를 사전에서 찾아보면 혼합된 것을 성분과 요소로 분류해서 조사하는 것이라고 나와 있다. 다시 말해 회계담당자가 해야 할 분석은 기업의 활동 결과를 여러 방면으로 나눠서 그 본질과 구조를 알아내고 이해하는 것이다. 기업 활동은 예측한 대로 성과를 거두고 있는가? 성과를 거두지 못하는 활동은 무엇인가? 그 원인은 무엇인가?를 알아내기 위해서는 데이터를 수량적으로 분석해야 한다.

이것이 바로 PDCA 사이클에서 Check(평가)의 역할이다. 분석할 때 회계 지식도 물론 필요하지만, 그것만으로는 충분하지 않다. 경영자의 생각과 현장에서 어떤 활동을 하는지 모르면 숫자의 의미를 제대로 이해할 수 없기 때문이다. 회계담당자가 경영자의 생각과 현장 활동을 철저히 파악하고 정보를 분석할 때, 비로소 계수 관리가 가능하다고 말할 수 있다.

그렇기 때문에 경영 상태를 정확히 판단할 줄 아는 회계담당자는 어느 회사에서나 중요한 위치에 오를 수 있다.

회계사무소 유용하게 활용하는 법(분석력 편)

무슨 일이든 독학으로 혼자 공부하면 시간이 걸리기 마련이다. 그보다는 전문가에게 배우는 편이 시간을 효율적으로 사용할 수 있다. 회계사무소에 다음과 같이 협조를 요청하면 도움을 받을 수 있을 것이다.

① 재무분석의 기본

월별 시산표 외에 제출하는 재무분석 자료 중에서 특히 자기 회사에 중요한 부분을 설명해달라고 하자. 경영지표의 의미나 표준값을 비롯해 어느 부분을 개선하면 회사의 평가가 좋아지는지를 중심으로 공부하고, 그 내용을 매달 실행에 옮겨본다. 책상에 앉아 공부만 해서는 금방 잊어버리기 쉬우므로 바로 실천에 옮겨 업무에 활용하는 것이 중요하다. 배운 것을 실무에 직접 적용할 수 있어야 배운 지식을 진정 자신의 것으로 만들었다고 할 수 있다.

② 재무분석 프로그램 활용

회계사무소에는 여러 가지 재무분석 프로그램이 구비되어 있으니, 시산표만이 아니라 분석 결과를 그림이나 그래프로 작성하여 보여달라고 하자. 훨씬 쉽게 이해할 수 있다.

③ 동일 업종의 타 회사와 비교

재무분석을 할 때 동일 업종인 다른 회사나 업계 평균과 비교하는 것이 중요하다. 은행이 기업을 평가할 때 사용하는 기업신용평가를 부탁하면, 은행에서 자신의 회사를 어떻게 평가하는지 알 수 있어 유용하다. 어디를 개선하면 신용평가가 올라가는지 알려달라고 해도 좋을 것이다. 또한 거래처의 신용 상태를 조사할 때도 기업 조사자료를 보는 법에 대해 상의해보기 바란다.

제4장 보고력-핵심 정보를 이해하기 쉽게 전달한다

피드백은 회계담당자의 중요한 역할

사업 활동의 결과를 사내에 피드백하는 일은 회계담당자의 중요한 역할이다. 사전에 보면 피드백(feed back)이란 어느 행동의 결과에 따라 그다음 행동을 수정·조절하는 것이라고 나와 있다. PDCA 사이클에서 Action(개선)에 해당한다.

그러나 일반적으로 Action을 실시하는 것은 경영자와 현장에서 활동하는 직원이기에, 회계담당자는 주로 경영자와 현장직원이 Action을 수행하기 쉽도록 도와주는 역할을 한다. 그러므로 회계담당자는 사업 활동의 결과를 신속하게 집계해 적절한 시기에 이해하기 쉽도록 보고하는 능력이 필요하다.

조정 경기를 보면 역할 분담에 대해 잘 이해할 수 있다. 에이트라는 8인승 보트의 경우 보트의 노를 젓는 사람 전원이 진행방향과 반대가 되는 쪽을 보고 앉는다. 유일하게 진행방향을 보는 사람은 노 없이 가장 뒤에 앉아 있는 키잡이다. 키잡이의 역할은 보트 전체의 움직임을 살피면서 모두의 노 움직임을 조절하고 소리 내어 기운을 북돋우는 것이다. 키잡이의 역할이 바로 회사에서 회계담당자가 해야 할 역할이다.

조직이 커지면 반드시 목적했던 방향에서 벗어나게 되어 있다. 이때 사원 개개인이 무작정 열심히 한다고 해서 회사 상태가 좋아지는 것은 아니다. 전체의 움직임을 보고 방향을 바로잡아 줄 사람이 필요하다.

그런데 사람들을 설득해서 이끌어야 할 회계담당자가 어려워하는 일이 보고하는 일이다. 훌륭하게 재무분석을 할 줄 알아도 그것을 다른 사람에게 전달할 능력이 부족하다면, 안타깝지만 그 회계담당자는 단순히 보고 자료를 만드는 사람에 지나지 않는다.

재무분석을 할 줄 아는 사람은 많아도, 그것을 이해하기 쉽게 전달할 줄 아는 사람은 그다지 않지 않다. 사실 이 부분이 당신의 가치를 높여 회사에 기여하느냐 못하느냐의 갈림길이 된다.

회계사무소 유용하게 활용하는 법(보고력 편)

① 경영자에게 보고하는 자리에 동석한다

회계사무소 직원이 경영자에게 보고하는 자리에 반드시 동석하도록 한다. 어떤 자료를 만들며, 어디에 초점을 두고 말을 하는지 옆에서 메모하며 듣는 것만으로도 훌륭한 공부가 된다. 나아가 회계사무소 담당자와 경영자 사이에 오가는 대화를 들으며 경영자가 지금 강한 흥미를 보이는 부분이 어디인지, 예를 들어 매출인지 이익인지, 비용 삭감인지 자금 융통인지 등을 직접 피부로 느껴보기 바란다.

다른 사람의 결점은 유난히 눈에 잘 들어오기 마련이다. 다른 사람이 보고하는 모습을 보면서 타산지석으로 삼아, 빙 돌려서 말하지 말고 구체적으로 말하자, 사장은 성격이 급한 편이니까 결론부터 말하자와 같이 자신의 보고 스타일을 개선하도록 한다.

② 업무실적 보고서를 작성하고 첨삭을 받는다

회계사무소 담당자와 친밀해지면 여러 가지 충고를 들을 수 있다. 회계사무소 담당자 중에는 자신이 공부한 내용을 다른 사람에게 가르쳐주는 것을 좋아하는 사람이 많다. 그러니 매달 경영자에게 보고하러 가기 전에 당신이 작성한 업무 실적 보고서를 그에게 보여주고 이 내용대로 사장님께 보고하려는데 보시기에 어떤가요?라고 의견을 물어보도록 한다.

외부 전문가의 의견에 귀를 기울이면 매너리즘을 방지할 수 있고, 자신의 편향적인 사고에서 벗어날 수 있다.

제5장 예측력 - 예산을 편성하고 자금을 계획한다

성공의 열쇠를 쥐고 있는 회계담당자의 역할

회계담당자에게 필요한 능력 중에 가장 어려운 것이 앞날을 예측하는 능력이다. 일상적으로 회계담당자가 하는 일은 확정된 과거의 자료를 정해진 규칙대로 처리하는 것이므로 답이 정해져 있다. 그에 비해 앞날을 예측하거나 계획하는 일은 정해진 답이 없다. 미래에 발생할 일을 정확히 예언할 수 있는 사람은 아무도 없으며, 예측한다 해도 주변 상황이나 조건에 따라 떠올릴 수 있는 답은 여러 가지이다. 그렇다고 예측해도 그대로 된다는 보장이 없기 때문에 계획을 세울 수 없다는 생각을 갖고 있다면, 새로운 것을 만들지 못한다.

비즈니스에는 언제나 새로운 도전이 따르기 마련이다. 그렇기 때문에 계획을 세우는 것이 모든 비즈니스의 기본이다.

미지의 사업 활동에 대해서 심사숙고하여 계획하고 실행하는 것이 경영이다. 사업 활동에서 PDCA 사이클의 처음인 Plan(계획) 없이는 아무 것도 시작할 수 없다. Plan에 의해서 사업이 정의되기 때문이다. Plan에서 회계담당자가 기여할 수 있는 것은 경영 계획을 자금면에서 검증하는 일이다. 그리고 실행예산을 편성하여 필요한 자금을 조달하면서 적절하게 자금을 배분해야 한다.

기업이 달성하고자 하는 목표를 실현하기 위해서 필요한 자금과 시간을 계산하고 예산을 세움으로써 꿈은 계획으로 변한다. 계획이 구체적으로 된 만큼 실현 가능성은 높아지고, 달성 속도는 빨라진다.

회계담당자가 회사 성공의 열쇠를 쥐고 있는 셈이다

여행을 예로 들어보자. 여행하면 먼저 어디에 가서 무엇을 하고 싶다는 욕구가 생겨난다. 가고 싶은 장소에 대한 정보를 수집하면서 머릿속으로 여행하는 모습을 떠올리며, 언제쯤 누구와 며칠 동안 갈 것인지 구체적인 여행 계획을 세우기 시작한다.

여행 계획을 세울 때 꼭 필요한 것이 자금이다. 무엇을 하든지 돈은 제약조건이 되기 때문이다. 여행에서 얼마나 쓸 것인지를 정하지 않으면 여행 계획을 구체적으로 세울 수 없다. 비행기로 갈 것인가, 열차나 버스를 타고 갈 것인가 식사와 호텔에 비중을 둘 것인가, 아니면 무조건 싼 곳으로 할 것인가 등 모든 것이 예산에 달려 있다. 사람에 따라서 우선적으로 생각하는 바가 다르겠지만, 예산의 전체 범위는 정해져 있으므로 숙박에 돈을 들인다면 식사와 교통비를 줄여야 한다. 결국 예산이 우선순위를 정하는 셈이다.

수중에 자금이 충분히 있으면 바로 여행을 떠날 수 있지만, 자금이 부족한 경우에는 어딘가에서 조달해야 한다. 자금을 조달할 수 없는 경우에는 여행 경비를 줄이거나, 목적지를 변경하거나, 아니면 여행 자체를 연기 혹은 단념해야 한다. 개인 여행이라면 맨 몸으로 떠나 고생하는 여행도 즐거울지 모른다. 하지만 기업경영의 경우는 자금이 바닥을 드러낸 그 시점이 바로 도산이다.

비즈니스를 성공시키는 데 있어 계획이 얼마나 중요한지에 대해서는 새삼 말할 필요가 없다. 계획을 실행하기 전에 중간에 자금 부족 사태가 발생하지 않는다는 확신이 있어야 목표 달성이 가능하다.  

회계사무소 유용하게 활용하는 법(예측력 편)

① 자금 융통 계획 액셀 시트

회계사무소는 표준적인 자금융통표나 자금운용표와 같은 액셀 시트를 가지고 있다. 담당자에게 자사에 맞는 형식으로 수정해달라고 부탁해서 전월분의 자료가 입력되어 있는 엑셀 시트를 받도록 한다. 그 엑셀 시트를 사용해서 매달, 6개월부터 1년 뒤까지의 자금 융통 계획을 작성해본다.

② 시뮬레이션 프로그램

경영 계획이 완성되면 자금 계획을 검증받도록 하자. 내용에 따라서는 고문료 외에 별도 요금이 발생할 수도 있다. 그래도 처음에는 수업료를 지불한다 생각하고 회계사무소에 의뢰하고, 다음부터는 스스로 할 수 있도록 확실히 습득하기 바란다.

가능하면 자료는 종이뿐만 아니라 엑셀 시트로 달라고 부탁한다. 현금흐름 시뮬레이션 프로그램이 있으면 나중에 그것을 수정하여 여러 가지 유형의 시뮬레이션을 할 수 있다. 한 가지 유형만 습득하면 다음부터는 간단히 시뮬레이션을 실시할 수 있으므로, 회사에 적합한 자금계획서를 작성하여 은행에 제출할 수 있다.

제6장 회계경력을 개발하는 전략

회사와 함께 성장하는 법

앞으로 회계담당 직원이 경력 향상에 대해 고민할 때는 컴퓨터가 할 수 없는 일은 무엇인가?, 아웃소싱할 수 없는 일은 무엇인가?라는 질문을 늘 염두에 두어야 한다. 이 질문에 대한 답을 찾는 과정에서 당신은 회계담당자로서 해야 할 일이 무엇인지 깨닫게 될 것이다. 다시 말해서 컴퓨터나 아웃소싱으로 처리할 수 있는 업무는 중요도가 낮은, 누구라도 할 수 있는 업무이므로, 회계업무 중에서 이 부분을 제외하면 회계 본연의 업무가 무엇인지 알 수 있다.

그렇다면 과연 컴퓨터가 할 수 없는 업무, 아웃소싱업체에 의뢰할 수 없는 업무는 무엇일까? 그것은 바로 사고하는 업무와 커뮤니케이션이다.

나는 이 책에서 소개한 개선력, 분석력, 보고력, 예측력이라는 4가지 기술이 앞으로 회계담당 직원에게 요구되는 본질적인 기술이라고 확신한다. 실제로 회계업무를 IT화하고 아웃소싱한 기업이 회계부서에 남은 인재에게 기대하는 능력이 바로 이 4가지이기 때문이다.

개선, 분석, 보고, 예측이라는 4가지 능력은 특별히 회계담당자만이 아니라, 모든 사원에게 요구되는 일반적인 기술이다. 그중에서 회계담당 직원은 이 기술에 회계라는 전문기술을 추가함으로써 부가가치를 높일 수 있다.

이 4가지 기술과 회계 기술을 갖춘 회계 인재는 앞으로 어느 회사에 가든 언제나 높은 평가를 받을 수 있다. 일반 기술과 전문 기술을 겸비하고, 회사에 기여도가 높은 인재는 대단히 소중한 존재이다. 커뮤니케이션에 능숙한 사람이나 컴퓨터 활용 능력이 뛰어난 사람은 많다. 또한 부기를 배워서 결산서를 작성할 줄 아는 회계담당직원은 어느 회사에나 있다.

그러나 업무 효율을 향상시키고, 효과적인 분석이 가능하며, 전문적인 사항을 이해하기 쉽게 전달하고, 미래의 자금흐름을 예측해서 유사시를 대비하는 회계담당 직원은 좀처럼 보기 어렵다. 이와 같이 종합적인 능력을 갖춘 회계담당 직원은 짧은 시일에 될 수 있는 것이 아니다. 회계 기술에 또 다른 능력을 하나하나 더해 가려면 시간이 걸리기 때문이다. 머리가 좋아서 혹은 특별한 능력이 있어서 한순간에 될 수 있는 것이 아니기에, 계획적으로 공부하고, 실무 경험을 쌓으면서 반복되는 실패를 통해 터득하는 수밖에 다른 도리가 없다. 포기하지 않고 착실히 공부한 것을 실천한 사람만이 그 능력을 획득할 수 있다.

단, 성장의 상승기류를 이용하는 방법은 있다. 회사의 성장에 맞춰 회계담당자인 당신도 함께 성장해 가는 것으로, 회사의 성장 방향성을 살피면서 조금 앞서서 공부하고 미리 준비하는 방법이다.

회사가 앞으로 어떻게 사업을 전개해 갈지, 그때 회계담당자로서 어떤 기술이 필요한지, 또 그러기 위해서 지금 무엇을 하면 좋을지를 미리 생각해둬야 한다. 회계담당자로서 경력을 향상시키려면 시간이 걸리지만, 남은 시간은 한정되어 있다. 지금 당장 준비를 시작하기 바란다. 기회는 준비된 사람에게만 찾아오는 법이다.

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