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시간, 도요타처럼 아끼고 닛산처럼 써라

시간을 아끼는 기술을 훔쳐라

도요타의 시간 소모를 없애는 방식

"효율이란 결코 양과 속도의 함수관계가 아니다."_오노 다이이치(도요타 자동차 전부사장)

- 시간낭비와 시간 절약

낭비라고 생각되는 것을 생각나는 대로 종이에 적어보시오. 엄밀하게 따지면 이런 작업을 하는 것 자체도 시간 낭비이므로 이 작업이 얼마나 효과가 있는지는 의문이다. 게다가 낭비라는 것을 쉽게 정의하기도 어렵다. 오늘만 해도 그렇다. 나는 바쁜 중에도 낮에 서점에 들렀는데, 이건 시간 낭비라고 할 수 있다. 집으로 돌아와서는 우편함에 있는 매거진을 무심코 읽었다. 이것 역시 시간 낭비다. 책상 주변을 둘러보니 건프라가 놓여 있었다. 그런데 이것을 조립한 것도, 그리고 책상 위에 장식해 놓은 것도 시간 낭비다. 지나치게 비약시키기는 했는데 내가 말하고자 하는 것은 이렇게 낭비에는 어떤 것들이 있는지 나열해 봐야 아무런 의미가 없다는 것이다. 중요한 것은 무엇이 낭비인가?가 아니라 무엇에 있어서 낭비인가이다.

팔레트 법칙 즉 80/20 법칙을 알고 있는가. 즉 하나의 일을 100퍼센트로 봤을 때 정말로 중요한 20퍼센트가 80퍼센트의 결과를 만들어낸다는 것이다. 이 법칙에 따르면 일의 80퍼센트는 중요한 20퍼센트에 의해 좌우된다. 그러므로 20퍼센트만 확실하게 해내면 불필요한 소모전을 줄일 수 있다. 하지만 실전에서는 생각처럼 쉽지가 않다. 일의 낭비를 줄여 중점적인 20퍼센트에 열중해도 계속해서 다른 불필요한 일들이 발생하여 다시 80퍼센트를 채운다.

그럼 다음과 같은 의문이 들 것이다.

그럼 왜 그런 불필요한 일들이 계속해서 발생하는 거지?

그 이유는 아무리 불필요한 일이라고 해도 나름의 기능이 있기 때문이다. 건프라도 마찬가지다. 기분 전환 내지는 자기만족이라는 나름의 역할이 있기 때문에 책상 위에 한 자리 차지하는 것이다. 여기에서 놓치지 말아야 할 것은 우리 자신도 인식하지 못하는 사이에 이런 모든 행동에 우선 순위를 정해 놓았다는 것이다.

그렇다면 무엇이 문제일까? 아무도 낭비라고 생각하지 못하는 낭비, 그것이 문제다. 게다가 이렇게 사람들이 잘 인식하지 못하는 낭비는 대부분 전혀 해결되지 않고 당당하게 중심에 자리를 잡고 있다. 그리고 최종 목표를 달성하는 데 막대한 지장을 준다. 쉽게 인식되지 않는 낭비를 정확하게 포착해 제거하는 것이 진정한 시간 절약이다.

- 시간 낭비를 줄인 도요타의 간판방식

도요타가 세계적으로 자랑하는 생산방식, 이른바 간판방식은 앞에서 설명한 역사고를 토대로 만들어진 것이다. 세계의 모든 제조업체가 지금도 견본으로 삼고 있는 도요타의 생산방식은 1975년 부사장으로 승진한 오노 다이이치가 확립한 것이다. 도요타의 근본적인 사고방식은 한마디로 필요한 제품을 필요한 때에, 필요한 양만큼 만든다는 것이다. 이것을 저스트 인 타임Just in Time이라고 부르는데 간판 시스템이라는 것은 말 그대로 간판을 사용한 생산 시스템이다.

즉 무엇을, 언제, 얼마만큼 만들라는 지시가 적힌 간판을 공정하는 내내 끊임없이 돌린다. 무엇을, 언제, 얼만큼이라는 것을 처음부터 끝까지 철저하게 관리하면서 작업하기 때문에 생산에 꼭 필요한 작업만 할 수 있다. 필요한 양만 만들기 때문에 재고가 남지 않고 최소한의 인원을 배치할 수 있다. 게다가 불필요한 작업을 일절 하지 않으므로 최고의 속도를 올릴 수 있다. 오노 다이이치는 왜 이런 방식을 만들어냈을까? 그는 그 이유에 대해 이렇게 설명하고 있다.

"나는 사물을 거꾸로 생각하는 습관이 있다. 생산의 흐름은 곧 사물의 이동이다. 그래서 나는 사물의 운반을 반대로 생각해 보았다."

그래서 오노는 지금까지와는 다른 각도로 생각해 보았다. 즉, 앞의 공정이 다음 작업을 진행하기 위해 뒤의 공정에 부품을 공급한다는 고정관념에서 벗어나 뒤의 공정이 앞의 공정을 인수한다고 발상을 전환한 것이다. 앞의 공정은 뒤의 공정이 제시한만큼의 제품만 만들어내면 된다. 쉽게 말하면 필요한 양과 시간을 미리 정하고 그에 맞춰 앞의 공정에서 만들어내야 할 제품의 양과 시간, 노력을 산출해 낭비를 완전히 배제하고 필요한 만큼의 작업만 할 수 있도록 한 것이다. 이것이 바로 역사고의 효과이다.

- 일류 경영자에게 배우는 낭비를 없애는 시간관리술

한때 오노 다이이치 밑에서 근무한 경험이 있는 와카마츠 요시히토는 『도요타 벤치마킹』이라는 책에서 오노와 관련해 다음과 같은 에피소드를 소개하고 있다. 어느 날 한 부하직원이 회의에서 발표할 기획안을 들고 오노를 찾아왔다. 어느 정도 외주를 줘야 수지가 맞는가?라는 내용이었다. 자사의 생산능력과 원가를 꼼꼼히 따져 데이터를 작성하고 생산량 증가에 따라 발주 가능한 외주량을 자세하게 분석한 자료였다. 이 자료를 보고 오노는 딱 한마디를 던졌다.

"하루 종일 자리에 앉아 이런 쓸데없는 일로 계산기를 눌러대다니 한심하군."

그러고는 자료를 제대로 보지도 않았다.

오노는 왜 이런 반응을 보였을까? 그의 사고방식대로라면 우선 내부적인 낭비를 없애고 외주로 넘기지 않고도 생산율을 최대한 끌어올릴 수 있는 아이디어를 찾아내야 한다. 나는 지금까지 일의 최종 목표를 정한 다음 과정을 이끌어내는 역사고를 주장해 왔다. 이러한 사고방식에서 한 단계 더 나아가면 낭비를 철저하게 제거할 수 있다. 이렇듯 근본적인 필요성을 확인하는 것은 시간을 효율적으로 관리하는 데 굉장히 중요하다. 아는 사람 중에 자타가 공인하는 시간관리의 박사가 있었다. 그런데 이상하게도 그는 일을 처리하는 속도가 굉장히 느렸다. 그 이유는 그가 스케줄표를 만드는 데 지나치게 많은 시간을 소비했기 때문이다. 어이없는 일이지만 실제로 그랬다. 당신도 스케줄표를 만드느라 정작 중요한 일을 놓치지 않는가?

시간 뇌를 사용하는 방법

닛산의 시간을 만드는 노하우

"경영을 할 때 신속하라는 말은 신속하게 결단을 내리라는 것이 아니라 신속하게 행동하라는 뜻이다. 경영자에게는 문제를 발견했을 때 되도록 빠른 시간 내에 문제를 해결하는 능력이 필요하다."_카를로스 곤(닛산 자동차 CEO)

- 왜 일을 잘하는 사람은 모두 아침형 인간인가?

시간의 장벽을 무너트리기 위해 가장 일반적으로 사용하는 방법이 바로 시간을 늘리는 것이다. 그 대표적인 방법으로 최근에는 아침형 인간이 되는 다양한 방법이 소개되고 있다. 나도 회사를 다닐 때는 스스로 아침형 기업이라 칭하며 아침 5시에 일어나 6시경에는 출근하여 업무 시작 시간인 8시까지 개인적인 일을 처리했다. 그래서 누구보다 아침 시간을 활용하는 이점을 잘 알고 있다. 아무리 철저하게 스케줄을 짜도 계획대로 진행되지 않을 때가 많다. 그건 왜일까? 이유는 하나다. 아무 때고 방해 요소가 비집고 들어오기 때문이다.

스케줄대로 일을 진행하기 위해 상사의 지시를 무시한다면 상사의 미움을 살 것이다. 또 철저한 시간관리를 위해 동료들과 말 한마디 하지 않아 살벌한 분위기를 만든다면 왕따가 될 것이다. 이러한 것들은 정해진 시간대로 일을 실행할 수만 있다면 자신은 어떻게 되어도 상관없다는 비장한 각오를 가져야만 가능한 방법이다.

반면 아침 5시나 6시에 일어나 일을 시작하면 이러한 방해 요소가 저절로 해결된다. 전화는 물론이고 성가시게 말을 걸어오는 상사나 동료도 없다. 이는 집에서도 마찬가지다. 나는 나름대로 성공한 아침형 인간이라고 자부하는데, 실제로 성공한 경영자들 중에는 아침형 인간이 많다. 그 대표적인 인물로 도시바의 사장이자 당시 경단연(일본경제단체연합회)의 회장이었던 도코 도시오를 들 수 있다. 도코는 이른 아침에 신문을 읽는 임원을 보면 크게 꾸짖었다고 한다.

"가장 집중력이 좋은 시간에 그런 쓸데없는 일에 시간 낭비하지 말고 좀더 도움이 되는 일을 하시오."

매일 아침 출근하는 전철 안에서 오늘은 어떤 일을 할 것인가?를 생각했다고 하니 그가 아침 시간의 실용성을 얼마나 중요하게 생각했는지 짐작할 수 있다.

- 장기적인 일은 아침 시간에, 단기적인 일은 저녁 시간에

아침에는 집중력이 필요한 일을 하는 것이 좋은데, 이것은 과학적으로도 입증된 사실이다. 원래 인간에게는 사카디안 리듬이라 하여 원시시대부터 유전자에 각인되어온 활동 리듬이 있다고 한다. 즉, 해가 뜨는 동시에 일어나 사냥을 나가고 해가 저물면 외부의 적으로부터 몸을 숨기기 위해 동굴 같은 곳에서 잠을 잔다. 다시 말해 이 시간에는 집중력이 최고조로 달하므로 가장 중요한 일을 하기에 적합하다. 그런데 안타깝게도 저녁에 활동이 많아지다 보니 아침 7시에는 꿈나라를 헤매고 있는 사람이 많다.

그렇다고 아침형 인간이 되라고 강요하는 것은 아니다. 아침 시간과는 달리 저녁은 나름의 이점이 있다. 아침 시간을 활용할 때와는 정반대로 무리하게 집중하지 않아도 되며 여유롭게 일할 수 있다. 썩 내키지는 않지만 정해진 기한 내에 일을 처리해야 할 때 저녁 시간이 위력을 발휘한다. 저녁에는 부담 없이 편하게 일할 수 있어서 좋다. 아침 시간에 비해 효율이 떨어지는 것은 사실이지만 반드시 기한 내에 마쳐야 할 작업이 있을 때는 다른 방도가 없다.

그러므로 장기적인 일이나 공부를 할 때는 아침 시간을 활용하고 단기적인 일에는 저녁 시간을 활용하자. 그렇다고 매일같이 밤낮으로 잠을 쪼개가며 일하면 건강을 해칠 수도 있으므로 꼭 필요할 때만 적당히 시간을 분배하여 효율적으로 시간을 만들자. 이것이 바로 시간을 전환하는 노하우다.

- 기한과 목표를 구분하라

시간을 전환하려면 기한과 목표가 중요하다. 기한과 목표를 동일한 것으로 착각하는 사람이 많은데, 기한과 목표는 엄연히 다르다. 기한은 대부분 외적으로 정해 놓은 조건이다. 효율성이 떨어지거나 일이 좀처럼 순조롭게 진행되지 않아도 반드시 그 시간내에 맞춰 수행해야 하는 것이 바로 기한이다. 만일 이 것을 지키지 못하면 신뢰를 잃고 손실이 발생한다. 한편 목표는 시간관리를 위해 일을 진행하는 당사자가 임의로 설정한 조건이다. 기한을 지키기 위해 스스로 정한 목표이다.

시간관리술에서는 밤을 새는 것을 되도록 권하지 않지만 반드시 기한을 지켜야 하는 일이라면 어쩔 수 없다. 그래도 가능하면 밤을 새지 않도록 미리 여유 있게 시간을 분배하는 것이 좋다. 그러려면 스케줄을 꼼꼼하게 짜고 그대로 따르는 것도 좋지만 전환할 수 있는 시간을 만드는 것이 중요하다. 그런데도 많은 기업에서는 기한과 목표를 착각하고 있다. 그래서 점점 늘어나는 목표를 달성하기 위해 비효율적인 야근을 강요하고 있다.

- 카를로스 곤의 닛산 리바이벌 플랜

닛산의 샂아 카를로스 곤은 대대적인 형태로 시간을 전환하는 방법을 성공시켰다. 대대적이라는 표현에 걸맞게 기한과 목표, 두 가지 모두를 훌륭하게 만족시켰다. 그는 1999년 10월, 닛산의 CEO로 취임하자마자 다음과 같은 닛산 리바이벌 플랜을 내세웠다.

1)리바이벌 플랜을 실시하는 원년도부터 흑자를 달성할 것.

2)3년 후까지 부채를 반액으로 절감할 것.

3)3년 후까지 영업이익률을 4~5퍼센트 높일 것.

이 플랜을 실현하려면 많은 노력이 필요했을 뿐 아니라 시간도 촉박했다. 과연 카를로스 곤은 어떻게 했을까? 세븐일레븐이라는 그의 별명에서 알 수 있듯이 그는 아침 7시에 출근해 저녁 11시까지 일했다고 한다. 아침 시간과 저녁 시간을 적절하게 활용해 플랜을 실현하는 데 필요한 시간을 늘린 것이다. 그는 남들보다 열심히 일하면 남들보다 일을 더 잘할 수 있다는 매우 단순명쾌한 지론을 가지고 있다. 그런 그가 소중한 시간을 좀먹는 비효율적인 야근을 할 리 만무하다.

카를로스 곤은 자신이 제시한 3년이라는 기한에 대해 이렇게 말하고 있다. 역시 시간을 전환하려면 기한을 엄수하고자 하는 확고한 의지가 있어야 한다. 세계 최고의 기업을 만들자는  목표를 세우는 것은 바람직한 일이다. 그러나 최종 목표에만 집착하는 것은 바람직하지 않다. 3년 후에는 어떻게 될 것인가?내년에는 어떻게 할 것인가?라는 단기 목표를 세워야 한다. 예를 들어 내일까지 무엇을 할 것인가?라는 목표를 정하지 못하면 의욕이 생기지 않는다.

글을 쓰는 작업은 특히 그렇다. 예를 들어 한 달 뒤에는 200쪽 분량의 책을 쓰겠다는 목표를 세웠다고 하자. 써야지. 써야지하면서 어느덧 3주가 지나가버렸다. 이제 일주일밖에 안 남았잖아. 아직 60쪽밖에 못 썼는데 이를 어째?이런 일이 비일비재하게 일어난다. 뒤늦게 정신을 차리고 어떻게든 기한을 맞추기 위해 세부적으로 목표를 세우기 시작한다.

6일 동안 140페이지를 써야 하니까 하루에 20페이지씩 쓰면 되겠네. 좋아, 이 정도면 충분히 할 수 있어.

설사 계획대로 순조롭게 진행되지 않더라도 하루의 목표치를 달성하기 위해 조금이라도 더 노력하게 되고 마침내 마감일에 맞춰 완성할 수 있다. 불필요한 야근을 많이 한다는 것은 이러한 발상이 결여되어 있기 때문이다. 그래서 내일도 야근, 모레도 야근, 날마다 야근을 반복한다. 그 중에는 야근 수당을 벌기 위한 사람도 있겠지만 오늘 안에 다 끝내서 내일은 푹 쉬어야지라는 확실한 목표가 있어야 일의 효율을 올릴 수 있다.

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