인문교양

마음을 사로잡는 제안서

제안서에 매혹되다

두 얼굴을 가진 제안서

제안서 작성에는 지킬 박사와 하이드 씨처럼 이중적인 성격이 있다. 제안서를 작성해야 한다는 압박 때문에 스트레스를 받거나 마감시간에 쫓길 수도 있다. 반면 제안서 작성을 잘하면 능력을 인정받고 엄청난 보상을 받을 수도 있다.

제안서 작성에는 왜 이런 이중적인 성격이 있을까? 우선 제안서가 가지는 어려움에 대해서 생각해보자. 실제로 제안서를 잘 작성할 수 있는 사람은 그리 많지 않다. 대부분의 회사와 교육 기관에서 제안서 작성법을 가르치는 것에 대해 중요하게 생각하지 않기 때문이다. 제안서 작성은 어려운 작업이다. 제안서는 설득이라는 심리적인 기술과 함께 세련된 프리젠테이션 기술을 결합시켜야 한다. 또한 동시에 매력으로 보이도록 잘 구성해야 한다. 이러한 요소들을 제안서 안에 결합시키는 것은 결코 쉬운 일이 아니다.

제안서는 보고서나 작은 책 사이즈 정도지만 그것을 편집하는 데는 꽤 많은 노력이 요구된다. 제안서에는 심사숙고해서 짠 기술적인 작업계획, 회사의 자격요건, 경험, 예산견적, 그 이외의 관련 정보들이 모두 포함돼야 한다. 이처럼 제안서는 주요한 내용이 밀집된 서류이다.

게다가 제안서를 작성할 때 엄청난 스트레스를 받곤 한다. 제안서를 작성하기 위해 밤늦게까지 일해야 하고 그로 인해 사적인 시간을 빼앗기기도 할 것이다. 또한 당신이 작성한 제안서가 거절당할지도 모른다는 두려움도 있을 것이다. 이러한 상황은 제안서를 작성해야 하는 팀에게 상당한 압박을 가해 상황이 더 악화될 수 있다.

설득의 기술

어떻게 제안서를 작성해야 잘 채택될까? 이 질문의 해답은 바로 설득이다. 설득은 어떤 사람의 태도나 행동이 아무런 강요 없이 다른 사람의 의사 전달에 의해 영향 받게 되는 과정이라 할 수 있다. 설득이란 강력한 힘이 있으면서도 미스터리한 것이다. 그것은 인간 사고과정에 대한 이해와 동료의 공감을 요구한다. 인간에게 동기부여를 하는 것은 무엇인가? 당신은 다른 사람의 생각을 미리 알고 당신 쪽으로 이끌어올 수 있는가?

설득은 우리 삶의 모든 부분에서 발견된다. 삶은 재치를 겨루는 대회의 장이다. 당신은 당신의 아이디어와 구상의 꿈을 옆 사람보다 더 잘 팔아야만 한다. 당신이 차나 집이나 생활용품을 팔 때, 선거에 나가 경쟁할 때, 사랑하는 사람에게 낭만적으로 구애할 때, 계약 맺는 과정에서 팽팽하게 다툴 때, 혹은 상사에게 당신의 생각을 받아들이도록 할 때 세련된 설득 기술은 바로 성공의 핵심 요소가 될 수 있다.

사업에서의 설득

설득은 아이디어에서부터 구체적인 사업 시행과정에 이르기까지 항상 중요한 역할을 한다. 특히 재정 규모가 큰 사업계획을 제안하는 제안서일 때 설득 기술은 더욱 필요하다. 이는 선뜻 돈을 투자해 줄 자본가들이 그리 많지 않기 때문이다. 이때 우리는 말이라는 도구를 힘 있고 설득력 있는 지렛대로 만들어 벤처 투자자나 은행원의 마음을 의심에서 신뢰의 상태로 바꿔야한다. 자본가들이 자신의 돈을 쉽게 지렛대에 올려놓을 수 있도록 해야 한다.

일단 자본을 유치하는 데 성공했다면 이제 대중들이 상품을 구매하고 서비스를 이용하도록 설득해야 한다. 다시 기업가는 시장에서 치열한 경쟁을 해야 한다. 오늘날의 소비자는 아는 것도 많고 눈치도 빠르다, 어렵게 번 돈을 쉽게 내놓지 않는다. 그들은 많은 종류의 상품과 서비스들을 꼼꼼히 비교해보고 저울질한다.

설득 기술은 자본 유치와 판매라는 장애물을 통과한 후에도 여전히 유용하다. 이제 기업가는 회사의 근로자들에게 낮은 임금을 받으면서 높은 효율성과 생산성을 창출해내도록 설득해야 한다. 세련된 설득 기술은 의사 결정을 할 때나 회의를 할 때도 필요하다. 사업은 단 한 사람에 의해 이루어지지 않는다. 하나의 사업이 시행되면 다른 직원들이나 사장들이 그 일에 개입하고 중요한 정책 결정에 참여하게 된다. 여러 명이 의논을 할 때는 만장일치가 불가능하므로 반드시 설득의 기술이 필요하다. CEO는 동업자들이나 직원들이 열심히 일하도록 비전을 제시하고 잘 설득해야 한다. CEO의 능력은 상품을 만들어내는 데 있지 않고 그 상품을 세상에 팔 수 있는 능력에 있다.

제안서 작성의 황금률

기술력을 인정받아라

만약 당신이 전문성을 갖추고 있지 않으면 입찰에서 이길 수 없다. 사실 기술력을 인정받지 않는 한 제안 의뢰서를 받지 못할 것이다. 당신이 그 분야의 전문가인 것을 각인시켜 굳건한 신용을 확립해두어야 한다. 설득을 하는 데 권위가 있으면 더 효과적이다. 비유적으로 말한다면 당신은 권위를 가진 경찰복을 입을 필요가 있다.

당신은 공적인 신용에 덧붙여 팀원들 각각의 신용을 확실히 할 필요가 있다. 팀원들 개개인은 그 작업과 관련된 교육적 / 직업적인 경험이 있어야 한다. 석사 학위를 가지고 있다거나 어떤 특별한 전분단체의 회원이라는 사실은 그 신용을 확립하는 데 도움을 줄 것이다. 만약 당신 팀원들 중 누군가가 그 주제와 관련된 어떤 책이나 기사나 논문 등을 쓴 적이 있다면 그것은 특별히 강조돼야 할 요소이다. 이 정보는 압축된 형식의 이력서에다 기록할 수 있다. 압축된 이력서란 한 문단이나 두 문단 안에 학력, 경험, 프로젝트 임원들 각각의 역할 등을 요약해놓은 것을 말한다.

협동성과 과거 수행 경험 또한 강조되어야 할 부분이다. 당신 회사가 이전에 유사한 작업을 한 경험이 있다면 간략하게 설명하라. 고객을 만족시키기 위해 참조할 증명서도 넣는 것을 잊지 말자. 기억하라. 보증은 설득의 모든 분야에서 통한다.

회사가 비슷한 분야의 일에서 어떤 상이나 승인을 받은 것이 있다면 그것 또한 강조해야 한다. 당신은 그 사실을 보도했던 신문이나 잡지 기사와 사진 복사물을 함께 넣어야 할 것이다. 겸손할 여유는 없다. 만약 겸손을 떠느라 기술적 강점들을 제대로 드러내지 못했다면 회사에 큰 실수를 저지르는 것이다.

한편 부정확하거나 거짓된 진술은 피해야 한다. 만약 당신의 신임장에 잘못된 정보로 장식을 하다가 그것이 탄로 난다면 당신의 모든 기술적인 신용은 즉시 땅으로 떨어지게 될 것이다. 당신과 당신의 회사는 불쾌해진 고객 앞에서 한 걸음 피해가기 위해 정기적으로 새로운 지역으로 재배치되는 진공청소기 판매원이 아니다. 반대로 당신의 목표는 고객과의 장기적인 관계를 통해서 만들어져야 한다. 이것은 반드시 신용을 토대로 한 위에서만 세워질 수 있다.

또한 신용은 고객이 당신의 회사가 그 일에 높은 우선권을 두고 있으며 그와 관련된 법인 조직의 협조를 받고 있다는 것을 알게 될 때 더욱 강화될 수 있다. 예를 들어 그 작업이 환경 조사를 수반해야 하는 경우라면, 당신의 회사가 환경에 대한 파트를 중요하게 다루고 환경 담당 매니저가 회사의 고위관료라면 고객은 분명히 더 안심할 것이다. 그러나 당신의 회사가 경영부서를 환경부서보다 더 강조하고 있다면 고객은 당신의 회사가 환경 분야에 대해서 심각하게 고려하고 있지 않다고 생각할 것이다. 이때는 당신의 회사가 환경 분야에 위탁을 받은 적이 있고 회사 내부에 이미 필요한 조건들을 갖고 있으며 이 분야에 우선권을 두고 있다는 사실을 알려야 한다. 그것만이 당신에게 도움을 주고 고객의 의심을 풀어주는 좋은 방법이다.

고객 중심으로 접근하라

이 접근은 설득 과정에 있어서 공감과 신뢰의 원칙과도 연결된다. 상대방의 관계에서 공감과 신뢰를 유도하는 가장 좋은 방법은 바로 그 사람에 대한 관심을 보여주는 것이다.

보통 제안 의뢰서는 이전 작업과 관련된 특별 프로젝트나 어떤 작업의 일부분을 위탁하기 위해 공고된다. 왜 이 작업이 위탁돼야 하는지, 왜 당신의 제안서가 그 목표들(당신 자신의 목표가 아닌 고객의 목표)과 관련이 있는지 근본적인 이유를 이해하는 것이 필수다. 당신은 고객이 누구인지와 목표가 무엇인지를 정확하게 이해해야 한다. 당신은 스스로를 고객에 의해 그저 임시로 사용되는 그린 도구가 아니라 고객의 팀 일부 중 하나라고 생각해야 한다. 이것은 한번으로 끝나버리는 그런 계약이 아닌 장기적인 계약으로 이끄는 데 도움을 줄 것이다.

고객이 필요로 하는 것이 무엇인지를 알아내는 것은 항상 간단한 문제가 아니다. 제안 의뢰서는 일의 배경에 대해 단지 어렴풋한 개요만을 제공하거나 종종 아무것도 제공하지 않는다. 당신은 마치 탐정처럼 어두운 구석 어딘가에 있는 한 줄기 빛을 찾아야 한다. 그들은 어떤 문제에 직면하고 있는가? 왜 그 문제들이 발생했는가? 당신의 회사는 그 해결책을 찾아낼 전문적인 아이디어를 가지고 있는가? 그들은 필요한 자료들과 충분한 시간과 당신이 제안할 해결책을 이행할 수 있는 경영 능력을 갖추고 있는가? 이 정보들을 얻기 위해서는 꽤 상당한 노력이 요구될 것이다. 하지만 그에 대한 보상은 매우 만족스러울 것이다.

당신이 잠재 고객의 복잡한 사업에 대해 이해했다면 그 일을 진행시킬 수 있도록 어떤 해결책을 내놓아야 한다. 다시 말해 당신은 제안 의뢰서에 요구된 특별한 서비스나 상품을 제공해야 할 뿐만 아니라 그것을 더 큰 맥락 위에 놓고 고객의 사업을 앞으로 어떻게 발전 시켜 나갈 것인지를 설명할 수 있어야 한다. 예를 들면 당신이 가진 제안이 다음의 항목들 중 하나 이상의 것을 향상시킬 수 있다는 것을 보여줘야 한다.

/ 규정에 따른 이행

/ 이익

/ 결정을 내리는 능력

/ 공적인 이미지

/ 경쟁적인 우위

/ 질(성능), 신뢰도

/ 경영상의 효율성

/ 직원들의 사기(士氣)

/ 직원들의 안전성

/ 경영 관리와 조직적 구조

또한 당신의 제안서가 어떻게 다음의 사항들을 제거하거나 줄여줄 것인지를 보여줘야 한다.

/ 비효율과 낭비

/ 갈등

/ 반대적 비판

제안서를 의뢰한 회사의 주요 임원들이 누구인지 파악해두면 제안서 작성 지침을 세우는 데 유리하다. 반드시 고객의 회사에는 프로젝트 매니저를 포함해 한 명 혹은 두 명의 주요 인물들이 있다. 그들은 제안 의뢰서를 담당하고 있으며 결정권을 갖고 있다. 당신은 그들이 누구이며 어떤 사람들인지 반드시 조사해두어야 한다. 또한 회사에서 그들의 위치에 대해 알 필요가 있다. 그들의 교육 배경, 포부와 열망, 업무 처리 방식 등에 대해 알 필요가 있다.

고객 중심의 접근은 시간과 노력이 필요하다. 만약 과거에 그 고객과 일해본 적이 고객에 대해 잘 알고 있어서 제안서를 작성하기가 한결 수월할 것이다. 당신이 필요로 하는 세밀한 정보를 알아내기 위해서는 어떤 일이라도 시도하라. 단 추측은 금물이다. 전화를 하거나 직접 그 회사에 방문해 프로젝트 매니저와 대화하고 또 대화하라. 이 행위에는 확실히 재치가 요구되지만 그렇지 못하더라도 방어적인 태도만 아니면 대부분 잘 행해질 수 있다. 기억하라. 대부분의 사람들은 그들 자신에 대해 이야기하는 것을 좋아한다.

고객 중심 접근 방법은 판매의 다른 형태를 제시하며 선호하기 시작했다. 예를 들면 판매원이 단순히 물건을 파는 행상인이라는 전통적인 접근 방법을 이제는 바꿔야 한다. 그 대신 이제 판매원은 고객의 파트너가 돼서 그 고객이 원하는 상품을 팔아야 할 필요가 있다. 당신의 제안서에 고객 중심의 접근이 필요한 이유는 여기에 있다.

가격을 바르게 매겨라

- 정당한 가격

정당한 가격은 당신이 최종적으로 가격을 결정하는 데 있어 중요한 첫걸음이자 참고 사항이며 비교 판단의 척도이다. 정당한 가격이란 적절한 시장조건 아래에서 그 서비스나 상품을 위해 청구돼야 하는 가격을 가리킨다. 그것은 노동 비율과 이윤을 사용해 합리적인 이익을 만들어내면서 동시네 좋은 질의 상품을 제공하려는 전형적이고 능력 있는 회사에 의해 부과되는 가격이다.

당신은 고객에게 정당한 가격이란 상품과 서비스의 질을 반영하는 것이라는 사실을 확인시켜야 한다. 이것은 중요한 개념이다. 이유 없이 비싼 것이 아니다. 또한 초과 이익은 포함되지 않는다. 그것은 순전히 고객이 얻고자 하는 서비스에 대한 정당한 가치이다. 일단 당신이 어떤 적절한 가격을 결정했다면 다른 요소들과 함께 고려하면서 그 가격을 조정할 수 있다.

- 대략의 예산

당신은 고객이 해당 프로젝트에 대해 잡은 예산이 얼만지 예산에서 가장 중요하게 고려되는 항목이 무엇인지 서슴없이 물어봐야 한다. 보통 고객은 정보를 알려주지 않는다. 그러나 단지 그것으로 금방 단념하지 마라. 당신은 고객에게 다음과 같은 질문을 할 수 있다.

/ 그 일에 대해 당신이 생각하는 예산은 얼마 정도 입니까?

/ 이 입찰에서 가격이라는 요소는 얼마나 중요합니까?

/ 가격과 품질 중에서 어느 것이 더 중요하다고 생각합니까?

- 품질을 고려한 가격

만약 고객이 상품이나 서비스의 품질이 가장 중요하다고 생각한다면 당신의 전략은 꽤 수월해 질 것이다. 이러한 경우 당신은 기술적인 일을 매우 훌륭히 해낼 수 있으므로 그에 따라 지극히 정당한 가격을 요구할 수 있다. 고객의 요청으로 당신의 회사가 상품을 배달까지 해주거나 혹은 전문적인 조언이나 초과 근무와 같은 초과 노력을 들이는 경우에는 그 이상의 추가 비용까지도 요구할 수 있을 것이다.

- 프로젝트의 중요성

회사에서 그 프로젝트를 얼마나 중요시 여기는지 고려해 보아라. 회사에서 그 프로젝트를 중요하게 여기면 여길수록 당신은 더 경쟁심을 갖게 될 것이다. 앞에서 설명한 입찰 결정표는 당신이 객관적인 결정을 내리는 데 도움을 줄 것이다.

일단 그 일이 당신 회사에게 있어서 얼마나 중요한지가 판단되면 가격은 거기에 따라 매겨질 수 있다. 물론 당신은 경쟁 요소 이외의 요소들도 이 계산에 함께 고려해야 한다.

셀링 포인트를 넣어라

당신의 셀링 포인트는 제안서 작성에 앞서 고려해야 할 중요한 요소이다. 당신은 셀링 포인트를 충분히 강조해야 한다. 표지, 개요, 관련된 기술적 분야에 대한 설명에 셀링 포인트를 적절하게 넣어라. 글을 마치는 요약 부분에서 다시 한 번 셀링 포인트를 언급하는 것도 좋은 방법이다. 셀링 포인트에는 어떤 것들이 있는지 살펴보면 다음과 같다.

/ 매우 싼 가격

/ 지역적 위치

/ 많은 지점들

/ 그 지역에서 가장 뛰어난 기술

/ 국내 최고의 전문가

/ 보다 좋은 지원/조건/신뢰도

/ 사회적/환경적/문화적인 이슈에 대한 감응성

/ 특별히 유용한 기술 혹은 가격적인 면에서 효과적인 기술

한 걸음 더 가라

가장 영향력 있는 자극제들 중의 하나는 빚을 지고 있다는 생각이 들게 하는 것이다. 바로 한걸음 더 가는 것이다. 당신의 경쟁자들이 제시하지 않은 어떤 초과의 서비스를 제공하는 것이다.

제안 의뢰서에 요구되어 있지 않았더라도 그 고객의 사무실이나 인터넷 사이트를 찾아 방문해보라. 거기에서 그 프로젝트에 대해 배우라. 제안 의뢰서에 제공되어 있지 않은 이면의 정보를 얻어라. 또한 제안 의뢰서 배후에 있는 사람들을 만나라. 이 기회는 당신 회사의 개요를 그들에게 보여줄 기회를 갖도록 만들어 줄 것이다. 그 고객은 당신이 직접 방문을 하고 그 제안서 작성에 완전히 몰두하는 데 시간을 들였다는 점에 대해 고마워 할 것이다.

한 걸음 더 나아가 멋진 디자인 표지를 만들어 똑같은 형식의 커버들과 차별화를 시도하라. 단, 그 표지는 앞으로 제안서의 내용 속에서 다룰 프로젝트의 조제를 반영해야 한다.

제안 의뢰서가 공고되기 전에 잠재적인 고객과 만남의 자리를 갖게 된다면 좋은 기회들을 잡을 수도 있다. 복잡한 절차와 입찰 경쟁 없이 계약을 따내기 위해 설득의 힘을 사용할 수 있을 것이다. 또한 그 고객이 경쟁 입찰을 낸다고 해도 어쨌든 당신은 그 고객과의 만남을 통해서 그들이 제안 의뢰서를 준비하는 데 필요한 어떤 가이드를 제공해주는 역할로서 그들을 도와줄 수도 있다. 종종 고객은 제안 의뢰서를 어떻게 써야 하는지에 대한 도움이나 아이디어를 환영할 수도 있다. 

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