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성공을 약속하는 파워 프리젠테이션

성공적인 프레젠테이션을 위해

성공의 열쇠는 열정과 인내

자신의 맡은 임무를 훌륭하게 성취한 사람은 한 번의 성공을 위해서는 수많은 실패가 있어야 한다는 사실을 잘 알고 있다. 첫 번째 시도에서 성공을 일구어 낸 사람은 드물다. 성공한 사람들은 자신이 하고 있는 일에 확고한 믿음이 있었기 때문에 도중에 포기하지 않았던 것이다. 한번 시작한 일은 끝까지 밀고 나가는 용기와 자신이 저지른 실수를 분석하여 이를 개선하는 능력을 가진 사람만이 성공한다.

유능한 프리젠터는 훌륭한 메시지를 개발하고 이를 전달하는 능력을 개선하기 위해 열정적으로 노력해야 한다. 주제에 대해 최고의 지식을 갖고, 이를 전달하는 능력 또한 최고로 만들기 위해 부단히 노력한다. 열정은 없으면서 바라기만 한다면 기다리는 결과는 결코 오지 않는다.

진정으로 프레젠테이션 기술을 향상시키려는 욕구가 없다면 중간에 쉽게 포기하게 된다. 끈기 없이 개선은 이루어지지 않는다. 무엇이든 해보지 않고서는 발전할 수 없으며 중간에 쉽게 포기해도 발전은 없다.

그러나 가장 중요한 것은 성취해야 할 목표를 확실하게 알아야 한다는 것이다. 개선해야 할 부분이 무엇인지 알아야만 그 부분에 관심과 에너지를 집중할 수 있다. 발표에 대한 자신감을 더 길러야 하는 사람도 있고, 좀 더 재미있는 스타일이 필요한 사람도 있다. 더 나은 프레젠테이션을 위해 누구나 한두 가지 기술은 더 다듬어야 한다. 어떤 경우에건 비법은 마찬가지이다.

․ 자신의 약점을 분석하여 이를 개선한다.

․ 자신의 강점을 파악하여 그것을 기초로 한다.

․ 기술 향상을 위한 행동계획을 세운다.

그런 다음에는 완벽해질 때까지 연습을 반복하는 일만이 남아 있다. 한 번에 끝날 수도 있고, 수백 번을 반복해야 하는 경우도 있을 것이다. 끈기를 가져야 한다. 그렇지 않으면 한 발자국도 앞으로 나갈 수 없다. 노력, 땀, 눈물, 그리고 엄청난 준비가 없다면, 결코 훌륭한 프레젠테이션은 이루어지지 않는다.

■ 다른 프리젠터를 보고 배워라

다른 프레젠테이션 기술을 향상시키는 데 가장 간단하면서도 효과적인 방법은 다른 프리젠터를 주의 깊게 관찰하고 그들의 프레젠테이션 기술을 분석하는 것이다. 소문난 프리젠터는 물론, 아직 경험이 많지 않은 발표자의 프레젠테이션에도 참석한다. 무엇 때문에 훌륭한 프레젠테이션이 되고, 무엇 때문에 형편없는 프레젠테이션이 되는지를 잘 따져본다. 연설을 듣거나 프레젠테이션에 참석할 때마다 장점과 단점을 분석한 다음 자신의 스타일을 돌아보고 필요하면 수정한다. 끈기를 가져야 한다. 금방 결과가 나타날 것이라 기대해서는 안 된다. 시간이 걸려야만 대가가 되는 법이다. 중요한 것은 누구나 자기 안에 대가가 될 수 있는 소질을 가지고 있다는 것이다.

■ 배우기보다 익혀라

새로운 기술을 습득하거나 생전 처음 어떤 일을 하게 될 때는, 자동차로 치자면 시동이 걸리기까지 시간이 필요한 것처럼 초반에 준비 기간을 가져야 한다. 우리 모두는 결국 걸음마를 익히지 않았던가? 우리가 걸음마를 배울 수 있었던 것은 넘어지면 다시 일어나고, 또 다시 넘어지는 것을 반복했기 때문에 결국 성공한 것이다. 어른이 가진 문제점은 실패에 대한 두려움이 너무 크기 때문에 쉽게 해보려고 하지 않는다는 것이다. 우리는 종종 남들의 시선을 의식한다. 남들의 눈에 어리석게 비칠까봐 두려워한다. 이런 이유로 많은 사람들이 훌륭한 프리젠터가 되려는 시도조차 하지 않는다. 실패할 경우, 남들의 눈에 비친 자신의 모습이 염려되어 자신의 목표를 포기하고 마는 것이다.

파워 프레젠테이션의 첫째 요소: 말 

진행 요령과 피해야 할 상투어

■ 청중의 반응을 관찰하라

프레젠테이션 과정에서 청중은 발표자의 태도와 말에 각자 다른 반응을 보이게 된다. 발표자는 청중의 반응을 계속해서 주시해야 한다. 참석자의 반응을 자주 살펴보면서 필요한 경우에는 프레젠테이션의 전달 방법을 조정한다. 청중이 어리둥절하거나 당혹한 표정을 보이면, 잠시 진행을 멈추고 내용을 이해했는지 물어보는 것이 좋다. 참가자가 내용을 이해하지 못했다면 다른 방법으로 설명을 반복해 준다. 특히, 프레젠테이션에서 발표된 정보를 이용하여 참가자의 업무를 개선하는 구체적인 방법을 제시하는 것이 좋다. 청중의 의견을 떠보거나 반응을 살펴보는 것도 참가자의 이해도를 높일 수 있는 방법이다.

■ 신뢰감을 쌓아라

청중이 발표자를 신뢰하지 않는다면, 그가 하는 말 또한 들으려 하지 않게 된다. 발표자가 자신의 경력에 대해 허위로 말하면 청중은 결국에는 이를 알게 된다. 신뢰감이란 얻기는 어렵고 잃기는 쉬운 것이다. 발표자의 최근 강연이나 발표 내용에 대한 다른 청중의 반응에 대해 과장되지 않게 언급하면 신뢰감을 쌓는 데 도움이 된다.

■ 청중의 참여를 유도하라

진정한 프레젠테이션을 위해서는 참석자를 프레젠테이션에 끌어들여야 한다. 특정한 사안에 대해 청중이 자발적으로 발표하게 하는 것도 바람직하다. 참석자 중 발표할 사람을 사전에 지정하여 놓는 것이 안전하다. 발표자가 협조나 자원자를 구할 때 아무도 나서지 않는다면 참으로 난처할 것이다. 청중의 참여를 유도할 때는 시작에 앞서 협조해줄 참가자를 정해 놓아야 한다. 참여하는 사람을 동료들 앞에서 당황하게 만들거나 웃음거리로 만들어서는 절대 안 된다. 만약 그렇게 할 경우, 발표자는 청중의 원망과 분노를 사게 되고 신뢰감마저 잃게 된다.

파워 프레젠테이션의 둘째 요소: 보디 랭귀지

자연스러운 시선과 손 처리

■ 눈을 맞추어라

프레젠테이션 경험이 많아지면 자연스럽게 청중의 눈을 바라보며 이야기할 수 있게 된다. 레오나르도 다빈치는 "눈은 마음의 거울"이라고 했다. 눈에는 그 사람의 기분과 느낌이 그대로 나타나 있다. 눈을 뜨고 있는 것은 자신감의 표시이며, 반쯤 감은 눈은 불신을 나타낸다. 발표자가 참가자와 시선을 마주치며 말을 할 때 청중은 발표자가 자기에게 개인적으로 말을 하고 있다고 느끼게 된다.

청중을 한번 훑어본 후, 개개인의 눈을 바라보는 연습을 한다. 한 사람에 대해 2~3초씩 시선을 멈춘다. 청중은 프레젠테이션에 대해 강연이라기보다는 일대일 대화같이 느끼게 될 것이다. 상대방의 눈을 똑바로 보며 이야기하면 신뢰감이 쉽게 형성된다.

■ 청중의 우스꽝스런 모습을 상상하라

처음부터 자연스럽게 청중의 눈을 바라볼 수 있는 프리젠터는 많지 않다. 청중에게 시선을 주는 것이 계속 두려울 때에는 청중이 나체로 앉아있다고 생각해 보는 것도 요령이다. 특히, 저명인사들이 참가한 프레젠테이션의 경우 이런 상상은 더 효과적이다. 윈스턴 처칠도 처음에는 청중이 팬티 바람으로 앉아있는 모습을 상상하며 연설했다고 한다. 또는, 자신에게 엄청난 빚을 진 빚쟁이라고 생각하는 것도 좋겠다.

■ 제스처 

말할 때 손을 사용하는 방법을 익히는 것이 필요하다. 가상의 사물을 가리키거나 허공에 선을 그리는 연습을 해본다. 사람을 손가락질하는 것이 예절바른 제스처는 아니다. 검지로 청중을 가리키는 것은 금물이다. 크기나 양을 표현할 때는 두 손을 벌리거나 좁혀서 나타낸다. 프레젠테이션의 요점을 설명할 때 손가락으로 하나씩 순서를 세는 것도 좋다. 제스터처는 매끄럽고 자연스러워야 한다. 제스처를 기계적으로 반복하여 사용하는 것은 바람직하지 않다. 다른 사람들의 과장된 제스처를 보는 것도 좋은 공부이다. 무엇보다도 진지해 보이면서도 편안한 제스처를 스스로 개발하는 것이 중요하다.

파워 프레젠테이션의 셋째 요소: 시청각 도구

슬라이드

슬라이드는 OHP 자료와 비슷한 목적으로 사용되나 시각적인 효과가 훨씬 뛰어나다. 뛰어난 해상도와 선명한 상을 얻을 수 있어 컬러 사진과 그래픽이 멋지게 살아난다. 준비가 잘 된 짧은 슬라이드 쇼는 강력한 설득력을 발휘하며, 특히 청중의 수가 많을 때 효과적이다.

컴퓨터의 대중화로 이제는 전문가의 손을 거치지 않고도 직접 슬라이드 작업을 할 수 있어 최소의 경비로 최대의 효과를 올릴 수 있다. 특히 마이크로소프트사의 프레젠테이션 전문 소프트웨어인 파워포인트(PowerPoint)는 텍스트, 차트, 도표 등의 작업과 다양한 편집을 위한 35mm 슬라이드 전용 작업틀을 갖추고 있어 누구나 쉽고 간편하게 다양한 슬라이드를 직접 만들 수 있다.

자동으로 초점이 맞추어지는 프로젝터라면 기능이 제대로 작동하는지 검사한다. 그렇지 않을 경우에는 수동으로 초점을 맞추어야 한다. 슬라이드에서는 초점과 정렬이 필수적이다. 프레젠테이션 전에 슬라이드 전체를 상영하는 습관을 들이도록 한다. 프로젝터의 위치를 조절하여 사람들의 머리 때문에 스크린이 가려지지 않게 한다.

슬라이드는 통일된 주제감이 느껴지도록 만드는 것이 좋다. 동일한 배경색이나 상징물을 이용하여 슬라이드 전체가 일관된 느낌을 갖도록 한다. 발표자 자신의 회사이든, 고객의 회사이든, 기업에 관한 프레젠테이션일 때에는 회사 로고를 맨 처음과 맨 나중에 보여주면 좋다.

슬라이드에서는 글씨보다 그림을 강조하는 것이 효과적이다. 설명하려는 내용을 그림으로 보여주면 훨씬 이해가 쉽다. 청중이 잘 알고 있는 사람들을 보여주면 참석자의 흥미를 더하게 되며, 참석자가 살고 있는 도시나 지방의 사진을 보여주는 것도 좋다. 이렇게 하면 발표자와 청중 사이에 신뢰감과 친밀감이 생긴다. 글씨를 슬라이드로 만들 때에는 청색이나 검정색 바탕에 노랑이나 흰색으로 글씨를 두드러지게 하는 것도 효과적이다. 컬러는 흑백에 비해 기억력을 30% 이상 증가시킨다. 슬라이드는 되도록 이면 가로든, 세로든 한 방향으로 제작하는 것이 좋다.

원격 조정

대부분의 경우, 슬라이드 프로젝터는 발표자와 상당히 떨어진 곳에 설치해야 스크린에 크게 나타난다. 원격 조정 장치의 선이 충분히 긴가를 확인한다. 그렇지 않으면 연장선을 준비해야 한다. 또, 연장선이 제대로 연결되는지도 확인한다.

원격 조정 장치가 제대로 작동되는지 사전에 테스트한다. 또한 자동으로 초점이 조절되는 슬라이드 프로젝터가 아닌 경우에는 원격 조정 장치로 초점을 맞추는 것도 사전에 연습해 두어야 한다. 조작하면서 실수를 저지르지 않도록 충분히 연습하는 것이 중요하다.

파워 프레젠테이션의 넷째 요소: 환경

좌석 배열

좌석의 열 수는 되도록 적게 만드는 것이 좋다. 의자는 편한 것이 좋지만 너무 편안하면 참석자가 잠드는 수도 있다. 사람들은 대개 뒤쪽에 앉는 것을 선호하기 때문에 앞줄이 비는 경우가 많다. 뒷줄에 "예약석" 표시를 하여 사람들이 앉지 못하게 유도한다. 앞쪽의 좌석이 다 찼을 때 예약석 표시를 치우도록 한다. 또, 필요한 좌석보다 의자를 적게 놓고, 나머지 의자는 뒤편에 준비해 두었다가 필요할 때 놓아도 된다.

발표자의 모습과 말을 참석자 전원이 잘 보고 들을 수 있도록 좌석을 배열해야 한다. 회의실에서 진행되는 소규모의 프레젠테이션에서는 참석자의 이름을 파악하여 미리 좌석을 지정하면 효과적이다. 이때에는 서로 모르는 사람을 옆에 앉게 하여 새로운 사람을 사귈 수 있도록 좌석을 배열하는 것이 요령이다. 좌석을 미리 지정해 놓으면 잡담이 줄어드는 효과도 있다. 사장 등 주요 인물이 참석할 예정이라면 모든 참석자들이 주요 인사의 반응을 볼 수 있는 위치에 좌석을 지정한다. 메모지, 필기도구, 물, 기타 용품을 주최측이나 발표자가 따로 준비하여 나누어주는 경우도 있다. 

프레젠테이션의 다섯째 요소: 준비

질의 응답 준비

질의 응답 시간이야말로 발표자의 진면목이 드러나는 순간이다. 최선을 다하는 마음으로 질문에 답하는 것이 중요하다. 청중의 질문에 답함으로써 발표 내용의 요점을 강조할 수 있는 기회가 되므로 발표자의 견해를 명확히 밝히고 청중이 가장 관심을 갖는 문제를 집중적으로 다룬다. 질의 응답 시간을 효과적으로 운영하여 청중의 궁금증을 풀어주는 발표자는 더욱 전문가답게 보인다. 따라서 예상되는 질문에 대래 미리 준비해 두어야 한다. 특히, 다음과 같은 내용의 프레젠테이션에서는 참가자가 제기할 질문을 미리 예상하고 이에 대한 답을 준비하는 것이 좋다.

․ 상사에 대한 프레젠테이션

․ 기자회

․ 노사협의회

․ 잠재 고객에 대한 제안서

․ 정기 청문회

․ 신제품 컨셉트 소개 

․ 인사위원회에 대한 실적 평가

이런 상황에서 훌륭하게 대처할 수 있는 유일한 방법은 미리 예상되는 모든 질문에 대해 준비하는 것이다. 발표자의 견해에 반대하는 참석자도 있을 수 있고, 어떤 참석자는 문제 해결을 위해 발표자의 도움을 청할 수도 있다. 또 자신의 견해에 대해 발표자의 의견을 듣고자 하는 참가자도 있을 것이다. 개중에는 발표자에 대해 정면으로 도전하는 참석자도 있을 것이다. 특히, 부정적인 반응이 나오는 경우를 대비하여 어려운 질문이 나왔을 때 당황하지 않도록 사전에 준비하는 것이 중요하다. 동료나 친구와 함께 역할극(role play) 형식으로 서로 어려운 질문을 제기하고 대처방법을 연구하면 매우 효과적이다.

자료의 일부를 질의 응답 시간을 위해 남겨 놓는 것도 좋은 방법이다. 프레젠테이션이 끝난 뒤에도 청중에게 새로운 것을 설명해 줄 수 있기 때문이다. 주의할 것은 참가자가 먼저 질문하도록 유도하는 것이다. 이럴 경우, 청중은 발표자를 어떤 문제에도 지체 없이 대답할 수 있는 능력을 지닌 전문가로 인식하게 된다. 중요한 것은 미리 준비하는 것이다. 기습적인 질문을 당하는 일이 없도록 한다.

■ 응답 자세

질문을 받을 동안에는 반드시 질문자와 시선을 맞추어야 한다. 발표자가 질문에 집중하고 있다는 것을 다양한 보디 랭귀지로 표시한다. 눈을 크게 뜨고 고개를 끄덕이기도 하고 가볍게 미소를 짓는다. 질문자에게 가까이 다가가도 좋다. 질문이 끝나면 천천히 자신의 자리로 돌아온다. 발표자가 질문자에게 보여주는 관심과 집중력으로 두 사람 사이에는 일종의 "자기장"이 형성된다. 발표 장소에 있는 참석자 각자에게 시선을 주어 모든 참석자가 소속감을 느끼도록 한다.

질문을 받을 때마다 천천히 그리고 큰 소리로 질문을 반복하여 모든 사람이 들을 수 있도록 한다. 이렇게 하면 모든 참석자가 질문을 이해하게 된다. 더 나아가 질문자의 기분이 좋아지며, 발표자는 답을 준비할 수 있는 시간을 벌게 된다.

■ 응답 시점

청중에게서 질문이 나오는 대로 즉시 응답하는 것이 가장 좋다. 대답을 기다리게 하는 것은 바람직하지 않다. 그러나 나중에 답을 하는 것이 더 효과적인 경우에는 나중에 답하겠다고 말한다. 이 경우 중요한 것은 반드시 후에 답을 주어야 한다는 것이다. 프레젠테이션을 시작할 때 질문시간을 언제 갖게 될지 말해주는 것이 좋다. 참석자가 마음 놓고 질문할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 사람들은 남 앞에서 질문하는 것에 거북함을 느끼는 경향이 있다. 모든 참석자가 편안한 마음으로 질문할 수 있는 분위기를 만들어 준다.

질문에 답하는 과정에서 발표자가 프레젠테이션 도중에 실수를 했거나 설명을 하지 않은 채 그냥 지나친 것이 발견될 수도 있다. 이때는 다시 설명해 주면 된다.

고의적인 질문으로 방해할 때

때로는 발표자의 실력을 꺾어 놓기 위해 고의적인 질문을 하는 참가자도 있다. 발표자는 아무런 잘못도 없이 청중에게 집중할 수 없게 된다. 이런 때에는 다음 두 가지 사항을 기억해야 한다.

첫째, 어떤 상황에서도 냉정을 잃거나 흥분하거나 화를 내서는 안 된다.

둘째, 발표자가 고의적인 질문 공세에 시달릴 때, 청중은 발표자의 편이 된다는 사실을 생각한다. 발표자와 마찬가지로 청중 또한 불쾌감을 느끼며 발표자가 꿋꿋하게 진행하기를 응원하게 된다.

이 같은 경솔한 방해에 대처하는 가장 좋은 방법은 이들의 질문은 무시한 채 다른 사람의 질문을 받고 대답하는 것이다. 발표자와 발표 내용을 조롱하는 질문은 철저히 무시한다. 질문자에게 일체 시선을 주지 않는다. 그래도 통하지 않을 때에는 조용히 하거나 나가줄 것을 정중하게 요구하고 실제로 나갈 때까지 프레젠테이션을 진행하지 않는다. 이렇게 되면 대부분의 훼방꾼은 조용해질 것이다.

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