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TIME POWER 잠들어 있는 시간을 깨워라

시간관리의 심리학

탁월한 시간관리는 하고자 하는 욕구에서 출발한다. 익숙한 기존 방식을 버리고 타성을 극복할 만큼 열렬히 성과물을 원해야 한다.

대부분의 사람들은 자신의 시간관리법이 앞으로 훨씬 더 나아질 거라고 믿는다. 중요한 업무에 초점을 맞추고, 더 나은 우선순위를 정하고, 미루는 습관을 극복해서 시간관리를 훌륭히 하고자 매번 결심한다. 앞으로 언젠가는 시간관리를 마음먹고 제대로 한번 해볼 생각은 늘 있지만, 안타깝게도 지옥으로 향하는 길이 늘 더 매력적이다.

동기부여의 핵심은 동기다. 내가 시간의 힘(Time Power)을 계발하고자 하는 욕구가 충만해지려면, 이후에 좋은 결과를 향유할 수 있다는 혜택이 느껴지는 것 같은 강력한 동기가 있어야 한다. 익숙한 기존 방식을 버리고 타성을 극복할 만큼 열렬히 성과물을 원해야 한다.

시간관리는 바로 선택의 문제다. 우리는 효율성을 선택하거나 비효율성을 선택한다. 우리는 높은 가치의 업무에 초점을 맞춰 집중하기를 선택하거나 인생에 별로 도움이 되지 않는 일에 시간을 허비하는 것을 선택한다. 물론 언제나 자유롭게 선택할 수 있다. 내게 주입되었던 잘못된 생각을 극복하고 시간관리에 정신적인 장애물을 제거하는 출발점은 매시간별, 매분별로 시간을 가장 효율적인 방법으로 사용하기로 명백하고 확실하게 결심하는 것이다. 내 목표는 시간을 효율적으로 잘 활용하여 사람들이 나를 존경하고 업무습관 역할모델로 삼게 하는 것이다.

자부심이 인생을 결정한다

아마도 시간관리 심리학에서 가장 중요한 부분일 것이다. 자아개념이 나의 성과와 행동을 결정함에 차지하는 역할은 바로 내게 발생하는 모든 것을 결정해주는 자부심의 영향력이다. 대부분의 심리학자들은 자부심이 건강한 인격의 중요한 결정요소라는 데 동의한다. 자부심을 가장 정확하게 정의한다면 내가 나를 얼마나 좋아하는가다. 내가 나를 좋아하고 존경한다면 그렇지 않은 경우에 비하여 언제나 성과를 높이 낼 수 있고 행동도 더 잘 할 수 있다. 내가 나를 더 좋아할수록 자신감은 더 커진다. 자부심은 최고의 성과를 달성하는 데 핵심요소다. 

자부심은 다른 면에서 자기효능감이라고 한다. 이것은 내가 얼마나 효과적으로 직무나 임무를 수행하고 성취할 수 있는지 느끼는 것이라고 정의할 수 있다. 내가 어떤 일을 정말 잘 한다고 느낄 때 나는 긍정적인 자기효능감을 경험한다. 심리학의 가장 큰 발견 가운데 하나는 자부심과 자기효능감 사이의 연관성이다. 이제 우리는 자신을 좋아할수록 시도하는 거의 모든 것을 더 잘 할 수 있다는 것을 알고 있다. 그리고 내가 어떤 일을 더 잘 할수록 나 자신을 더 좋아하게 된다. 자부심과 자기효능감은 서로 강화작용과 상승작용을 한다. 이러한 발견 때문에 시간관리는 삶의 모든 분야에서 중요해졌다. 내가 시간을 더 잘 사용할수록 더 많은 것을 얻게 되고 자기효능감은 증대된다. 결과적으로 나는 나를 더 좋아하게 되고, 훨씬 더 높은 수준의 일도 할 수 있게 되며, 훨씬 더 많은 양의 일도 척척 할 수 있게 된다. 내 삶이 전반적으로 향상되는 것이다.

시간관리와 관련하여 내 자부심에 영향을 미치는 추가적인 요소에는 3가지가 있다.

① 나의 가치 결정하기

내가 높은 자부심을 향유하면서 살아가기 위해서는 나의 가장 근원적인 가치와 일치하는 방식으로 삶을 살아야 한다. 자신의 믿음과 가치를 명확하게 잘 아는 사람이나 자신의 가치를 타협하지 않는 사람은, 자신에게 중요한 것이 무엇인지 잘 모르는 사람에 비해 자신을 더 좋아하고 더 존경한다. 내가 가치와 부합하는 삶을 살아가는 것과 시간을 효과적으로 잘 사용하면 자아상을 개선하고, 자부심과 자신감을 형성하며, 자존심을 더욱 증대시킨다.

② 숙련될 때까지 끊임없이 노력하기

삶과 업무를 내가 통제할 수 있다는 감정, 즉 내가 하는 모든 것에 대한 숙련의 감정을 갖는 것이다. 시간관리를 배우고 업무에 적용하는 등의 일련의 행동은 인생을 더 잘 통제하고 있다는 느낌을 갖도록 한다. 결과적으로 나는 더 효과적이고 더 효율적인 사람이 된다. 나는 더 생산적이고 강력한 사람이 된다. 효과성과 생산성 증가에 대한 느낌은 자부심을 증대시키고 개인적인 행복감을 향상시킨다.

③ 내가 원하는 것 알기

현재목표와 그 목표를 달성하기 위한 활동과 관련 있다. 자신의 목표나 활동이 자신의 가치와 더 일치할수록 기분은 더욱더 좋아진다. 내가 믿는 것을 하고 그것이 천부적인 재능 및 능력과 일치하면 자신을 더욱 좋아하게 되고 업무도 더 잘하게 될 것이다.

멀티태스크를 다루는 법

복잡한 일을 완벽하게 해결해내기 위해 사람들을 조직하여 팀을 구성하는 멀티태스크 능력은 다른 무엇보다 당신의 경력을 화려하게 해준다. 이는 다른 사람의 능력에 내 능력을 곱한 것만큼 가능하게 하여 나 혼자 힘으로 할 수 있었던 것보다 훨씬 더 탁월한 성과를 가져오게 한다.

삶의 모든 부분이 프로젝트의 연속이다. 프로젝트라는 것은 복잡한 일이다. 이를 멀티태스크(multitask)라고도 한다. 이런 유형의 일은 여러 사람의 협동을 요구하는데, 각각의 개인은 과업의 한 부분을 담당하고 완수할 책임을 지고 있다. 모든 중요한 업적은 복합적인 능력을 요구하여 여러 사람의 협동이 필요하다. 인간을 달에 착륙시키는 과업은 수만 명의 사람이 이일을 성공시키기 위해 서로 협동했을 것이다. 파티를 계획하거나 소책자를 기획하는 일도 멀티태스크를 계획하는 능력을 요구한다. 이런 유형의 기획과 조직화는 시간관리의 핵심적인 기술이다. 과업을 할 때 사람을 모아서 협동하여 일할 줄 아는 능력은 업무를 진전시키는 데 매우 효과적인 기술이다.

습득할 수 있는 기술

■목표를 갖고 시작하라

어떤 프로젝트를 다룰 때 기대하는 바람직한 결과를 정의하면서 시작하라. 내가 이루려는 것이 정확히 무엇인가? 완전하게 성공했을 때 프로젝트의 모습은 어떠한가? 프로젝트의 성공적인 완수, 즉 이상적인 기대성과를 정의하면서 일을 시작하라. 그것을 종이에 적어서 명확하게 하라. 그러고 나서 프로젝트의 시작단계로 되돌아가라. 가능할 때마다 이 작업을 팀 동료들과 함께 하라. 과업의 성공 여부를 어떻게 알 수 있는가? 깊이 생각하여 이상적인 성과물을 미리 정의하는 이 단계는 모든 과업에서 정신적, 물리적 계획을 세우는 가장 중요한 도구다.

■처음에서 시작하라

일단 원하는 결과를 명확하게 한 다음 처음부터 새로 시작하라. 지금 상태에서 이 일을 성공적으로 끝내기 위해서 일정상, 재정상 해야 할 일이 무엇인지 결정하라. 지향할 구체적인 시한이나 목표를 결정하라. 그 목표가 바람직하고 성취 가능한 것인지 확인하라.

■팀을 구성하라

과업의 성공을 위해 기여할 수 있는 모든 사람을 모아라. 때로는 이상적인 결과와 일정을 결정하기 전에 팀을 구성해야 할 때도 있다. 인사가 만사라는 것을 잊지 마라. 이 조직의 구성원이 될 사람들에 대해 시간을 갖고 자세히 검토하라. 리더로서 성취하는 성공의 95퍼센트가 사람을 선택하고 그들이 내 일을 돕게 만드는 능력에 따라 좌우된다. 업무 이전에 사람에게 초점을 맞춰라. 모든 생산성은 사람에서 비롯되기 때문에 사람이 가장 중요한 요소라는 것을 기억하라.

■비전을 공유하라

직원들과 함께 "우리가 성취하려는 것은 무엇인가?"라는 질문에 답해보라. 나는 직원들을 격려하여 과업에 헌신하게 하고 구체적으로 시각화하여 이상적인 성과, 즉 과업의 바람직한 결과를 상상하게 해야 한다. 이 비전이 명확해져서 모두 공유하면, 공유한 비전을 달성하기 위해 구체적인 공유된 계획을 개발해야 한다.

■계획을 공유하라

계획에는 과업을 완수하기 위해 필요한 순차적인 활동이 포함된다. 모든 사람이 자신의 역할과 다른 사람들의 기대역할을 알아야 한다. 초기단계에서 팀원들과 더 많은 부분을 계획할수록 팀원들은 업무시작 후에 더욱 헌신적이고 창의적인 역할을 제대로 수행한다.

■일정과 마감시한을 설정하라

세부적인 마감시한을 정할 수도 있다. 일을 시작하면서 공감대를 형성하는 작업은 조직이 최고의 성과를 낼 수 있도록 하는 데 매우 중요하다. 직원들에게 각자의 역할과 조직 전체적인 목표를 달성할 수 있는 시한이 언제인지 물어보라. 토의와 의견교환의 결과로 모든 구성원은 과업의 마무리 시점에 동의하게 된다. 모든 구성원이 자기가 조직에서 맡은 역할과 실행시기에 동의하도록 만들라.

■과업을 조직화하라

과업의 여러 부분을 순차적 업무와 병행적 업무 두 가지로 조직하라. 각 업무의 순서를 정하여 어느 일이 다른 일에 앞서 이루어져야 하는가를 정하는 일이 순서에 따라 조직하는 것이다. 순차적으로 조직화하는 것은 하나의 일이 끝나야 다음 일을 시작할 수 있는 상황에서 필요하다. 처음부터 과업의 끝까지 논리적인 순서에 따라 업무를 순차적으로 조직하라. 두 번째는 병렬적인 활동을 조직하는 것이다. 병렬적인 활동은 동시에 하나 이상의 일이 수행되어야 하는 경우에 활용된다. 둘이나 그 이상의 사람이 두세 가지 다른 업무를 각기 독립적으로 수행할 수 있다.

■종이 위에서 생각하라

간단한 과업관리서식을 만들거나 구하라. 다행히도 과업관리의 중요성이 널리 알려진 덕분에 많은 책과 작업일지, 기획서식, 컴퓨터의 과업관리체계 등 서식은 다양하게 구할 수 있다. 백지를 가지고 시작하라. 그래프 종이나 줄이 쳐진 종이가 이상적이다. 종이에 실행해야 할 순서에 따라 업무를 적는다. 페이지 맨 위에는 과업의 완성시기를 적는다. 윗부분에 기록된 시간은 일, 주, 월, 년 등이 될 수 있다. 매주나 매월에 해당하는 줄을 정할 수 있고, 과업이 단기적이라면 매시간의 실천과제를 적은 매일에 관한 줄을 정해 기록하면 될 것이다.

■책임과 마감시한을 위임하라

일단 과업계획 수립, 팀 구성, 모든 업무에 필요한 기술, 진행순서에 따른 업무배치 등이 일단락된 다음에는 각 업무에 관한 마감시한을 정하여 그것을 위임하라. 마감시한 전에 각 업무를 편안하게 마무리하기 위해 일정에 완충요소를 만들어라. 마감일이 중요할수록 과업을 마감시한 안에 마치기 위해 여유시간을 만드는 것은 더 중요해진다. 모든 사람들은 최소한 업무마감시한 10퍼센트 전에는 과업을 마치려고 한다. 제국의 운명이나 다른 중요한 전환점을 결정지었던 위대한 역사적 노력이나 전쟁은 성공을 확보하기 위해 필요한 여분의 시간을 확보하지 못한 단 한 사람의 실수 때문에 실패로 돌아갔다. 이런 일이 당신에게 일어나지 않게 하라.

■대안을 개발하라

선택적인 행동과정을 개발하라. 언제나 예기치 않은 일이 일어나서 애초에 시작한 것과 전혀 다른 일을 해야 할 상황을 가정해야 한다. 완벽하게 작용하는 대안을 마련하는 데 시간을 투입할수록 어떤 일이 발생하더라도 능력과 유연성을 지닐 수 있다. 우리는 스스로가 지닌 대안만큼만 자유로울 수 있다. 준비한 대안이 없다면 선택의 여지가 없이 한 가지 행동에 갇힌다.

일을 미루는 습관 극복

고속 승진하는 젊은이들의 가장 큰 특징은 일을 신속하게 하는 능력, 즉 망설임이나 주저함 없이 공을 잡고 뛰는 능력이 있다는 것이다. 중요한 것은 행동이고, 가장 중요한 업무를 달성하기 위한 행동만이 필요하다.

살면서 계발할 수 있는 가장 가치 있는 습관은 주어진 일을 지금 끝마치려고 하는 긴박감이다. 긴박감은 지체의 반대 개념이고 지체를 극복할 수 있는 가장 강력한 요소다. 긴박감은 우리가 계발할 수 있는 그 어떤 습관보다도 더 큰 도움을 줄 것이다.

일을 미루는 습관을 완전히 제거하기 위해서는 스스로를 조직화하고 동기를 부여하여 일을 시작하고 끝마치게 할 수 있는 모든 방법과 기법을 사용해야 한다.

① 세부적인 행동계획을 세워라

계획의 각 부분과 조치사항이 우선순위에 따라 조직된 화 계획을 수립하여, 기록하면서 일을 시작하라. 각 실행사항 앞에 A, B, C를 적어라. 일을 착수하기 위해 할 수 있는 가장 중요한 일을 결정하여 그 항목에 동그라미를 쳐라. 이렇게 글로 적은 계획을 당신을 실행으로 이끌 것이다. 계획은 달릴 수 있는 경기장이고, 따라야 하는 청사진이다. 목표를 분석하여 세분화된 실천방안으로 목록을 작성하면 일을 착수하기 더욱 쉬워진다.

② 작업장을 청소하라

당장 눈앞에 보이는 가장 필요한 일부터 시작하라. 내가 앉아 있는 사무실 책상과 주변이 청결한 것은 실질적인 동기부여 요소다. 훌륭한 시간표는 다음 일에 초점을 맞출 수 있게 하기 때문에 아주 유용한 도구다.

③ 중요한 일과 긴급한 일을 구별하라

중요한 일은 대개 긴급하지 않다는 것을 명심하라. 긴급한 일은 대개 중요하지 않다. 중요하고 긴급한 업무부터 시작하라. 이것은 남은 시간이 아주 짧기 때문에 지금 즉시 시작해야 한다. 그런 다음 중요하기만 하고 긴급하지 않은 일로 옮겨라. 이 일이 당신의 장래와 경력에 도움이 되는 큰 잠재력을 지니고 있다.

④ 가장 중요한 일부터 시작하라

사람들은 상당한 미래가치를 지닌 크고 중요한 일을 연기하는 경향이 있다. 이런 중요한 업무를 성공적으로 실행하면 인생이 크게 변한다. 가장 중요한 업무를 실행하고 완성하는 일을 마지막 순간까지 미루려는 일반적인 경향이 있다. 어떤 사람은 압박이 있는 상태에서 일을 더 잘 한다고 말한다. 때로는 이 말이 맞는데, 변명할 여유가 생기지 않기 때문이다. 마감시한 전에 일을 미리 끝마치는 것이 항상 옳다.

⑤ 창의적으로 미루라

어떤 업무가 당신의 주요하고 높은 가치의 목표에 전혀 기여하지 못하거나 아주 조금 기여할 때는 의식적으로 미룰 필요가 있다. 해야 할 모든 일을 해낼 수는 없기 때문에 무엇이든 꼭 미루게 된다. 효과적인 사람과 그렇지 못한 사람의 차이는 효과적인 사람은 별로 중요하지 않은 일을 연기한다는 것이다. 반면에 비효과적인 사람은 언제나 정말 중요한 일을 미룬다. 중요한 일을 하기 위해서 하찮고 관련 없는 일을 미루는 훈련을 의지의 힘을 빌려 실행하라.

일을 미루는 습관을 극복하기 위해서는 용기와 절제가 필요하다. 근면과 결단이 요구된다. 그러나 보답은 아주 크다. 더 큰 자존감, 자신감, 자부심을 느낄 것이다. 위대한 성공을 이룰 것이다. 지연요인을 극복하여 업무의 초점이 있는 효과적인 사람이 되면 주변에 있는 사람들보다, 그리고 지금 상상할 수 있는 것보다 훨씬 더 많은 일을 성취할 수 있다. 지금 하자! 라고 자신에게 다짐하는 일이 그 어떤 결정보다 삶의 질을 향상시키고 만족을 준다.

다른 사람들과 일할 때 시간 절약하기

다른 사람과의 인간관계에 소비하는 시간은 하루 일과에서 의외로 많은 비중을 차지한다. 숙련된 사람도 근무시간의 75퍼센트를 동료와 의사소통하는 데 사용한다. 이 의사소통의 질을 향상시키면 타인과의 상호작용을 좀더 효율적으로 할 수 있다.

우선순위를 정확하게 이해하지 못하면 일의 목적이나 시기, 동기, 업무 수준 등이 부적절하게 수행될 수 있다. 부적절한 사람을 위해 일하는 것이 문제가 되는 경우도 있다. 업무수행에서, 특히 상사와의 의사소통에서 문제가 비롯됐을 때 가장 힘들다. 직원들이 자신에게 무엇을 요구하는지 정확히 알면 긍정적인 감정을 가지게 되고 높은 수준의 동기부여가 된다. 반대로 무엇을 요구하는지 모르면 직원들은 불평을 하고 의욕은 감퇴된다.

최고의 성과를 내고 싶으면 반드시 일의 내용과 요구하는 역할을 분명히 해야 한다. 기대성과와 업무수행의 표준을 분명히 잡아줘야 한다. 또한 일정과 마감시한을 철저히 명시해야 한다. 업무수행 정도에 따라 주어질 보상과 그렇지 못한 경우의 불이익이나 결과도 명확하게 해야 한다. 가장 중요한 것은 명확성이다.

내가 할 수 있는 모든 것을 해내기 위해서, 내 인생과 일에 도움이 되는 중요한 일에 집중하기 위해서 위임에 능해야 한다. 내가 사장이건 직원이건 내가 벌고자 하는 시간당 수입보다 더 적은 비용으로 일할 수 있는 사람에게 업무를 맡겨야 한다.

업무를 다른 사람에게 효과적으로 위임하기 위한 6가지 실천방안이 있다. 이 6가지 가운데 하나라도 소홀히 한다면 잘못된 의사소통, 오해, 사기저하, 부실한 업무수행이라는 위험에 처할 것이다.

① 사람과 업무를 연결시켜라

업무에서 가장 큰 시간낭비 요인은 부적절한 사람에게 위임하는 것이다. 우리는 자주 그 일을 제대로 할 수 없는 사람이나 기한 내에 끝마칠 수 없는 사람에게 위임하는 실수를 한다.  앞으로의 업무를 가장 잘 예측할 수 있도록 하는 것은 과거의 업무수행이다. 과거에 그 업무를 성공적으로 수행하지 못했던 사람에게는 위임하지 말라는 것이 원칙이다. 과거에 그 업무를 잘 수행하지 못했던 사람에게 다시 맡기면서 탁월한 성과를 기대하는 것은 어리석은 짓이다.

② 과업에 관해 합의하라

그 업무를 담당할 사람을 선정한 다음에는 그와 협의하여 어떤 일을 해야 하는지 서로 합의하라. 최종 성과나 대상을 토의하고 토의 결과에 합의하는 데 시간을 많이 투자할수록 -확실한 명확성을 확보하는 데 많은 노력을 기울일수록- 일단 일을 시작하면, 그의 업무 속도는 엄청나게 가속이 붙는다.

③ 업무가 어떻게 수행되어야 하는지 설명하라

담당자에게 내가 선호하는 접근법이나 작업방법을 설명하라. 업무를 어떻게 처리해주었으면 좋겠는지, 과거에 나나 다른 사람이 그 일을 어떻게 성취했는지 설명해주어라.

④ 담당자에게 내가 설명한 것을 다시 말해보라고 하라

그에게 설명한 내용을 자신의 언어로 다시 말해보라고 요청하라. 그 사람에게 내가 이제 막 설명하고 동의한 내용을 설명해보라고 하라. 이렇게 하는 것이 그가 위임받은 일을 제대로 이해했는지 확인할 수 있는 거의 유일한 방법이다.

⑤ 마감시한을 정하라

업무의 마감시한과 일정을 정하라. 동시에 정기적인 보고와 주기적인 감사 시스템을 마련하라. 지연이나 여타 문제가 발생하면 피드백 과정을 거친 다음에 다시 질문하라.

⑥ 예외관리

예외관리는 다른 사람과 함께 일할 때 더욱 효율적으로 일하기 위해 활용할 수 있는 강력한 시간관리 도구다. 작업이 순조롭게 진행된다면 그 직원은 내게 보고할 필요가 없다는 것이 예외관리법이다. 내가 그에게서 아무 보고도 받지 못한다면 모든 것이 잘 되고 있다고 생각하면 된다. 직원은 문제가 발생하여 작업을 처음의 일정이나 수준대로 수행할 수 없을 때만 내게 보고하면 되는 것이다.

삶이란 관심의 학문이다. 우리는 언제나 가장 가치 있다고 생각하는 것에 관심을 기울인다. 다른 사람을 소중하게 여긴다면 그가 말할 때 주의 깊게 들어라. 어떤 일의 성과를 소중하게 생각한다면 그 일의 성패를 결정짓는 세부사항에 깊은 관심을 두라. 효과적인 관리자는 자기 부서와 직원들의 성과물을 소중하게 생각하고 그들 주변에서 일어나는 모든 일에 세밀한 관심을 보인다. 

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