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매너상식 48

Part 1. 단정한 몸가짐으로 승부를 걸어라

비즈니스 세계의 불문율, 첫인상은 30초안에 결정된다!

상대방 대부분은 겉모습으로 당신의 첫인상을 결정한다. 상대에게 당신의 첫인상은 곧바로 선입관으로 기억된다는 사실을 명심하라. 첫인상에서 승부를 결정짓지 못한 사람은 대체로 이렇게 생각한다. "시간이 흐르면 내 진가를 알아줄 거야." 그러나 이것은 천만의 말씀이다! 비즈니스 세계에서 이런 생각은 결코 용납되지 않는다. 즉, 상대방에게 당신의 첫인상이 이런, 흐리멍텅을 봤나라고 각인되었다면, 그것을 만회하기란 불가능하다고 봐야 한다.

비즈니스 패션, 개성 강한 옷차림보다는 단정함에 치중하라

자신의 개성을 맘껏 뽐내보겠다는 심산으로 색상이 화려한 정장을 입고 비즈니스 세계에 입문할 생각인가? 제발 삼가라. 공동의 생활을 영위해 나가는 비즈니스 세계에서는 주변과 조화를 이루는 옷차림이 중요하다. 위화감이 조성되지 않도록 주의하라. 물론 당신은 잠재된 개성을 주체하지 못해 멋을 부려서라도 돋보이고 싶을 것이다. 그러나 비즈니스 세계에서는 자신이 아닌, 상대를 우선시 한다. 따라서 첫인상에 큰 영향을 미치는 것이 겉모습임을 고려할 때, 옷차림부터도 상대에게 호감과 신뢰를 주도록 신경 써야 하는 것은 당연한 일이다. 그렇다면 호감과 신뢰를 주는 옷차림이란 어떤 것일까? 해답은 이미 언급했다. 깨끗하게 세탁하고 다림질한, 공적인 공간과 조화를 이루며 격이 맞는 단정한 옷차림! 이것이 비즈니스 패션의 기본이다.

언제 어디서나 스마일!

당신의 표정은 첫인상의 좋고 나쁨을 결정하는 결정적 요소 가운데 하나라는 사실을 기억하라. 웃는 얼굴에 어찌 침을 뱉으랴. "그 사람 웃는 얼굴을 보면, 저까지 절로 기분이 좋아져요." 이런 평가를 받고 싶지 않은가? 언제 어디서나 스마일, 이것은 당신의 경쟁력이 될 수 있다. 물론 사람의 첫인상이 좋았다고 해서 모두 인간성이 좋은 사람이라고는 할 수 없다. 그러나 첫인상을 결정할 때 가장 영향을 미치는 것이 무엇인가? 겉모습이다. 따라서 당신의 겉모습이 어두워 보인다면, 상대는 당신의 인간성까지도 그와 관련지어 판단해버리고 말 것이다.

갓 입사한 당신에게 회사가 기대하는 것은 큰 거래를 성사시키거나 엄청난 매출을 올리는 일이 결코 아니다. 그것은 바로 언제 어디서나 미소를 짓고, 활기찬 목소리를 내는 일이다. 당신의 스마일은 동료들에게 편안함을 전달하고, 직장의 분위기를 밝게 만들뿐만 아니라, 더 나아가 회사의 이미지도 좋게 만든다는 사실을 명심하라.

Part 2. 인사/비즈니스 용어는 커뮤니케이션의 첫걸음

일 잘하는 사람은 인사하는 자세부터 다르다

인사는 인간관계를 시작하기 위한 첫걸음이다. 설령 상대가 모르는 사람이라고 할지라도 직장에 있는 사람들과 자신은 어떻게든지 연관되어 있기 마련이다. 따라서 인사를 하지 않는 것은 곧 상대를 무시하는 일이며, 그러한 자세로는 결코 좋은 인간관계를 맺지 못한다.

상대의 눈을 보며 밝고 건강한 모습으로 진심을 담아 인사하라. 그렇게 하면 상대에게 당신의 좋은 이미지를 확실하게 각인시켜줄 수 있다. 또한 모르는 사람에게 인사를 하는 것은 자기 소개와 같은 의미를 지닌다. 특히 신입사원에게 인사란 상대에게 자신의 얼굴을 기억하게 만드는 절호의 기회이므로, 먼저 인사하도록 노력해 보자.

프로 비즈니스맨다운 말투

사회에 나오면 겉모습뿐만 아니라 말투도 사회인답게 비즈니스 용어를 구사해야 한다. 혹시 말을 할 때 자신을 나라고 표현하고 있지는 않은가? 비즈니스 세계에서 나라는 표현은 쓰지 않으며 저라고 해야 한다. 또한 고객의 이름을 알고 있을 때는 ○○님, 모를 때는 이분, 그분이라고 한다. 또 고객의 회사는 귀사라고 한다.

흔히 비즈니스맨들은 대답할 때와 사죄할 때 프로다운 말투를 구사하지 못하고 종종 어법에 어긋난 말을 할 때가 많다. 많은 비즈니스맨들이 무언가 긍정적인 대답을 할 때는 "그렇죠", 실수를 했을 때는 "아, 미안합니다"라고 말하는데, 이는 틀린 표현이다. 상대에게 좀 더 프로다운 비즈니스맨으로 보이길 원한다면 긍정의 경우의 답변을 할 때는 "네, 그렇습니다", 사죄를 할 때는 "면목 없습니다", "죄송합니다"라고 말하는 것이 옳다. 이런 말투는 비즈니스맨의 상식이자, 하나의 기술이라고도 할 수 있다. 이와 같은 말을 일상적으로 구사할 수 있을 때 비로소 사회인다운 면목이 드러난다.

Part 3. 호감이 가는 대화는 존댓말에서 시작된다

상대에게는 존경어, 자신에게는 겸양어

경어란, 상대에게 경의를 표하기 위해 쓰는 말이다. 비즈니스 세계에서는 비즈니스와 관계 있는 모든 사람이 경의를 나타내야 할 대상이므로 비즈니스 대화에서는 경어를 쓰는 것이 원칙이다. 비즈니스의 성공을 위해 필요한 인간관계를 구축하려면 상대와 상황에 맞는 존경어, 겸양어, 정중어, 세 종류의 경어를 제대로 구사할 수 있어야 한다. 경어를 사용할 때 가장 많이 하는 실수가 상대를 높여서 경의를 표시하는 존경어와, 자신을 낮추는 겸양어를 제대로 구분하지 못하고 사용할 때다. 간단히 말하면 상대의 행위에는 존경어를, 자신의 행위에는 겸양어를 사용한다. 혼동하지 않도록 주의하라. 그러나 필요 이상으로 경어를 사용하면 듣기 민망하기 그지없다.

맞장구는 진지하게 듣고 있다는 자세의 표현

맞장구를 쳐주는 것은 좋지만, 같은 맞장구가 계속 반복되면 "저 사람이 정말 내 말을 진지하게 듣고 있는 건가?"하고 말하는 사람을 점점 불안하게 한다. 그러므로 맞장구도 여러 가지로 바꿔가면서 한다. 회화는 말하기와 듣기의 반복이다. 대화 도중에 적절한 타이밍에 맞장구를 침으로써 이야기하는 사람은 "진지하게 내 이야기를 들어주고 있구나"라고 확인할 수가 있다. 그러면 "좀 더 이야기하고 싶다"라는 생각이 들면서 쉽게 다음 이야기로 옮겨갈 수 있다.

맞장구를 칠 때도 입버릇처럼 단순하게 맞장구를 치는 것이 아니라 당신이 느낀 점, 상대방의 이야기를 어느 정도 이해하고 있는지를 표현하는 피드백 수단으로 활용하라. 상대방의 이야기에 감탄했을 때는 "우와~ 그랬군요", 동의하면 "그렇죠" 등 회화의 흐름에 따라 적절하게 구사하면 상대가 더욱 많은 말을 하게 되어 상대로부터 훨씬 더 많은 정보를 알아낼 수 있다.

알기 쉽게 이야기하는 비결

말하고 싶은 내용이 상대에게 제대로 전해지지 않을 때는 이야기하는 방법에 문제가 있다는 것이다. 비즈니스 세계에서는 이야기할 때 듣기 쉽게, 알기 쉽게가 기본이다. 생각나는 대로 대충 이야기를 풀어나가는 것은 절대 금물이다. 요점이 무엇인지 파악할 수 없으므로 결국 무슨 이야기인지 알아듣지 못하게 된다.

이야기를 잘 하는 비결은, 우선결론을 먼저 이야기하고 되도록 짧은 문장을 구사하며, 여러 가지 사항을 이야기할 때는 숫자를 이용하여 알기 쉽게 설명한다. 이러한 표현을 익히는 데는 철저한 반복 트레이닝이 중요하다. 일상 회화를 할 때 항상 이 점에 신경 써서 이야기하라! 그러면 얼마 지나지 않아 당신이 이야기를 매우 맛깔스럽게 하는 사람 편에 속해 있음을 알게 될 것이다.

Part 4. 보고/연락/상담은 회사의 기본 규칙

지시/명령을 올바르게 받아들이는 방법

상사가 부르면 먼저 대답을 한다. 대답은 곧 의욕을 나타내므로 가능한 한 활기차게 대답하라! 그러고 나서 상사에게 가서 지시/명령을 받는 것이 기본이다. 지시/명령을 받을 때는 상사의 지시를 정확하게 파악하도록 한다. 얼렁뚱땅 듣고 일을 시작하게 되면, 아무리 열심히 일했다 하더라도 그 후의 일이 모두 허사가 되고 만다. 그러므로 상사에게 갈 때는 항상 메모지를 들고 가서 지시 받은 업무 내용을 "누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게, 몇 개, 얼마나와 같은 요점을 의식해서 메모한다. 모호하거나 불확실한 점은 아무리 사소한 것이라도 질문하라.

이미 진행하고 있는 일이 있는데 또 다른 지시를 받았을 때, 어느 쪽 일을 우선으로 할 것인가에 관해 상사로부터 따로 지시를 받을 필요가 있다. 이 때에는 결코 스스로 판단해서 자기가 생각한 대로 일을 진행해서는 안 된다. 예를 들어 직속 상사인 계장에게 지시 받은 일에 대해 윗사람인 과장이 다른 지시를 내렸을 때, 즉 같은 일을 두 사람의 상사로부터 각각의 지시를 받았을 때는 직속 상사의 지시를 따르는 것이 원칙이다. 그러나 과장에게는 "계장님으로부터 ○○의 지시를 받았습니다. 어떻게 하면 좋겠습니까?" 하고 의견을 묻는다. 대개의 경우 "계장에게 물어 보라"는 지시를 내리므로 과장에게도 지시를 받은 사실을 계장에게도 전하여 다시 한 번 확인하라!

맡은 일은 업무보고로 깔끔하게 마무리짓는다

"일은 명령/지시로 시작되어 보고로 끝난다"라는 말처럼 보고는 일을 마무리짓는 중요한 과정이다. 당신이 일을 끝마쳤을 시점=일의 종료는 아니다. 예를 들어 상사가 아무리 거래처에 들렀다가 바로 퇴근해도 좋다고 했을지라도 하루 업무의 마무리로써 보고는 꼭 필요하다. 최종 업무가 끝나면 반드시 전화하여 일의 진행상황을 상사에게 보고한다.

회사 일은 반드시 다음 사람과 연결되어 있기 마련이다. 예를 들어 당신이 일을 끝마쳐도 보고가 없는 업무는 끝나지 않은 일로 취급된다. 따라서 당신의 보고가 늦어지면 당신의 보고를 받고 일을 해야 할 사람이 다음 해동을 취할 수가 없다. 결국 회사 전체의 업무 진행 속도도 그만큼 늦어질 수밖에 없다. 상사에게서 "그 일은 어떻게 되었는가?"라고 재촉을 받고 나서야 보고한다면 이미 비즈니스맨으로서 실격이다.

실수는 숨기지 말고 즉시 보고한다

실수를 했을 때 자신의 판단 하에 마음대로 일을 처리해서는 안 된다. 곧바로 상사에게 보고하고, 상사의 지시에 따라 서둘러 일을 처리한다. 일을 할 때는 절대로 실수하지 않도록 늘 주의해야 한다. 항상 일의 순서와 스케줄을 확인하고, 모르는 사항이나 예상외의 사건이 발생한 경우에는 자신의 판단만으로 일을 진행하지 말고 반드시 상사에게 먼저 물어본다. 그러나 아무리 세심한 주의를 기울여도 실수는 생기는 법이다. 중요한 것은 왜 실수를 했느냐?가 아니라 실수로 인한 피해를 어떻게 하면 최소한으로 줄일 수 있느냐는 것이다. 어떻게 해서든지 실수를 만회해보려고 숨기다보면 시간이 지날수록 사태는 걷잡을 수 없이 더 악화되고 만다. 변명하고 싶은 부분도 있겠지만 실수를 한 이상 책임은 당신이 져야 한다. 먼저 폐를 끼친 거래처와 고객에게 진심으로 사죄한다. 또한 당신의 실수는 곧 상사에게 큰 폐가 된다. 그러므로 보고할 때는 상사의 질책을 달게 받고 진심으로 사죄한다.

상사/선배의 지혜를 빌리는 상담의 원칙

신입사원이라면 당연히 모르는 것 투성이일 것이다. 하지만 잘 모르면서도 자신이 모른다는 사실을 상사가 알면 밉보일까봐 그 사실을 숨기고 아는 척하는 경우가 많다. 하지만 그런 상황에서 일이 제대로 진행될 리 없으며, 당신의 일이 늦어진다는 것은 상사의 일이 늦어지는 것과 같기 때문에 상사에게 폐를 끼치게 된다. 또한 잘 모르는 상태에서 자신이 마음대로 해석하여 일을 진행하다가는 큰 실수를 저지를 가능성이 크다. 그러므로 잘 모르면 항상 상사에게 질문하고 상담을 요청하도록 한다.

이때 주의해야 할 사항은 상담하고 싶은 상대의 상황을 잘 파악해 시기를 잘 맞추는 것이다. 예를 들어 상사가 고객과 협의중이거나 누군가와 이야기를 나누고 있을 때는 끝날 때까지 기다리는 것이 원칙이다. 또한 계산을 하고 있을 때도 피하는 것이 좋다.

Part 5. 세심한 배려로 고객을 대한다

창구의 매너로 회사의 이미지가 결정된다

고객에 대한 접대는 밝게, 정중하게, 친절하게, 정확하게가 포인트다. 담당자에게 갑작스런 일이 있어서 고객을 바로 안내할 수 없을 때는 먼저 사과를 하고 지금 당장 만날 수 없는 이유를 설명하여 기다릴지 어떨지를 확인한다.

고객의 회사에 대한 이미지는 처음에 만난 사원으로 결정된다. 고객이 만족할 수 있는 접대를 했을 경우에는 회사의 이미지가 좋아지지만, 반대로 기분을 상하게 하는 접대는 회사의 이미지를 망칠 수 있다. 고객이 회사를 방문했을 때 자신이 창구담당자가 아니라고, 모른 척해서는 절대 안 된다. 고객이 보이면 "어서오세요"라고 반갑게 인사하고, 곤란해하고 있는 고객에게는 "도와 드릴까요?"라고 상냥하게 인사를 건넨다.

상황에 맞게 차를 대접하는 비결

차를 들고 갈 때 쟁반 없이 찻잔만 들고 운반하면 불결하게 느껴질 뿐만 아니라 손님에게 대단히 실례가 된다. 그러므로 반드시 쟁반을 이용해서 나른다. 처음부터 찻잔 받침 위에 찻잔을 얹으면 운반할 때 차가 쏟아져서 접시가 더러워질 우려가 있으므로, 찻잔과 받침은 따로 쟁반 위에 올려놓는다. 단, 인원이 적거나 장소가 비좁을 때는 미리 쟁반 위에 세팅을 하고 운반해도 좋다. 들어갈 때는 반드시 문을 노크하고, "실례합니다"라고 말한 후에 들어간다.

엘리베이터까지 고객을 배웅하는 것이 예의

당신이 고객보다 먼저 일어나서는 안 된다. 상담 마무리는 방문자인 고객이 결정한다. 그러나 자리에서 일어나는 것은 고객인 먼저지만, 앞장서서 출구까지 안내하고 문을 열어 고객이 방을 나가도록 돕는 것은 당신이다.

고객과 이야기가 끝났다고 해서 상담이 끝난 것이 아니다. 상담은 고객을 배웅하는 그 순간까지 계속 되며, 고객의 모습이 보이지 않게 되었을 때가 비로소 상담의 끝인 것이다. 그러므로 시작은 삐끗했어도 끝마무리가 좋으면 또 다른 기회로 이어질 수도 있다. 반대로 끝마무리에 실패하면 지금까지의 노력이 물거품이 되고 만아. 그러므로 마지막까지 최선을 다해 고객을 배웅하라!

Part 6. 고객의 마음을 사로잡는 비결

약속을 잡을 때 확인 사항 다섯 가지

약속은 가능한 한 상대의 시간을 낭비하지 않고 형편이 편한 시간을 잡는 것이 원칙이다. 전화나 메일로 약속을 잡을 때는 "죄송합니다만, 시간을 좀 내주실 수 있으세요?"라고 말한 뒤에 "언제가 가장 편하세요?"라고 상대에게 날짜와 시간을 결정하도록 이야기를 진행한다. 그렇다고 해도 비즈니스이므로 당신에게도 언제까지 방문하고 싶다는 기일이 있을 것이다. 또한 상대가 구체적인 날짜와 시간을 지정하지 않을 때도 있다. 그러므로 그때는 "다음주 시간 괜찮으십니까?" 라고 어느 정도 기일을 제안하는 표현을 하면 약속을 잡기 쉽다.

상대도 준비가 필요하다. 그러므로 약속을 잡을 때는 날짜와 시간만 확인할 것이 아니라 방문 목적, 방문 장소를 간결하고 명확하게 전해야 한다. 또한 응접실 등의 장소 섭외가 필요할 때도 있으므로 방문자의 인원과 상대가 스케줄을 조정하기 쉽도록 소요시간도 전달할 필요가 있다.

명함은 방문자가 먼저 건넨다

받은 명함은 곧바로 집어넣지 말고 면담하는 동안 테이블 위에 놓고 얼굴과 명함을 매치시켜가며 기억한다. 상대가 여러 명일 경우에는 명함을 상대가 앉아 있는 순서대로 놓으면 알기 쉽다. 명함을 받은 채 서서 이야기를 나눈 경우에는 명함을 가슴보다 밑으로 내려가지 않도록 한다.

명함은 반드시 명함집에 넣고 다닌다. 비즈니스 수첩이나 지갑과 겸용하는 것은 금물이다. 남성은 상의 안의 주머니, 여성은 가방 등에 넣어 언제, 어디에서라도 곧바로 꺼낼 수 있도록 한 다. 또한 명함이 구겨지지 않도록 주의하라!

잡담은 비즈니스 성공의 지름길

우선은 일상적인 대화를 나누며 상대의 기분을 편안하게 하고 좋은 분위기를 만드는 것이 상담의 첫걸음이다. 날씨나 최근 뉴스 등 상대가 대답하기 쉽고 상대의 흥미를 끌 수 있는 잡담은 상당히 효과적이다. 잡담이 무르익으면 그 후에 영업에 관한 대화도 탄력을 받는다. 비즈니스 세계에서 잡담은 고객을 편안하게 하고 커뮤니케이션을 원활하게 하는 데 그 목적이 있다. 그러므로 정치나 종교, 사상과 같은 대립하기 쉬운 주제나 상대의 기분을 거슬리게 하는 화제는 피하는 것이 좋다.

상담은 깔끔하게 마무리한다

이야기만 늘어놓지 말고 용건이 끝나면 적당한 시기에 맞추어서 상담을 마무리짓자. 가능하면 다음 약속을 잡는 것까지 이야기를 진행하면 좋다. 원칙적으로 상담은 방문한 쪽이 마무리한다. 방문자를 맞이한 사람 쪽에서 먼저 그럼 이만… 하고 마무리하기 시작하면 비즈니스맨으로서 실격이다. 또한 방문이 끝나면 신속하게 방을 나선다. 방을 나설 때는 "오늘 바쁘신 데도 이렇게 시간을 내주셔서 정말 감사합니다"라고 시간을 내준 것에 대해 감사하다는 인사말을 잊지 말고 해야 한다.

Part 7. 전화/메일을 이용할 때 지켜야 할 원칙

모습이 보이지 않기 때문에 전화는 더욱 정중하게 해야 한다

얼굴을 마주보지 않고 목소리를 통해서만 이야기를 주고받아야 하는 전화에서 그 내용을 정확하게 전달하기란 매우 어렵다. 그러므로 이야기를 잘못 전해 듣는 일이 없도록, 직접 만나서 이야기를 하는 것과 같은 상황을 만들어야 한다. 인터넷 사이트나 전화번호부를 통해 웬만한 회사 전화번호는 알 수 있는 요즘, 어떤 회사를 처음 접하는 기회가 전화일 경우가 많다. 그러므로 전화를 받는 태도가 더욱 중요해지고 있는데, 전화를 받는 사람의 태도만으로도 그 회사의 이미지와 됨됨이를 알 수 있으므로 전화 매너는 아주 중요하다. 또한 전화에서 커뮤니케이션 수단은 오직 목소리뿐이므로 말투나 목소리 톤만으로도 상대에게 좋은 이미지를 전할 수 있도록 해야한다. 그러기 위해서는 정중하면서 좋은 느낌을 줄 수 있도록 말투나 표현에 주의를 기울여야 하고, 용건을 정확하고 신속하게 상대에게 전달하기 위해 애쓰고 있다는 점을 상대가 느낄 수 있도록 해야 한다.

고객의 불만 전화에 대한 대응은 처음이 중요하다

고객의 불만 전화에 응할 때는 점차 목소리의 톤을 낮추는 것이 중요하다. 이렇게 하면 상대에게 진지하게 듣고있다라는 당신의 자세가 확실하게 전해진다. 비즈니스 세계에서 불만이 없을 수는 없다. 그런데 60%나 되는 사람들이 그 불만은 전달할 때 전화를 사용한다고 한다. 이렇게 전화로 불만을 표시할 때 상대가 문제삼고 있는 내용을 모르면 잘 대처할 수가 없다. 따라서 전화를 받는 사람은 고객에게 어떤 점에 화가 났는지, 또는 어떻게 된 일인지 그 상황을 물어보는 작업이 중요한데, 이 때 명심해야 할 점은 상대의 이야기를 도중에 끊지 말아야 한다는 것이다. 그리고 고객이 이야기한 것 중 분명하지 않는 점을 질문하면서 이야기를 진행해 나가면 상대의 분노도 어느 정도 가라앉힐 수 있고, 고객 불만 전화도 재치 있게 받아낼 수 있다.

고객의 불만을 처리하는 데는 무엇보다도 스피드가 중요하다. 흔히 고객의 불만을 나중으로 미루고 다른 사람에게 책임을 떠넘기거나 거짓말, 또는 변명을 해서 해결하려는 경우가 많은데, 이런 대응 방법으로는 시간이 지나면 지날수록 이야기가 어긋나기만 해 오히려 더 큰 화를 불러오는 꼴이 되기 쉽다. 고객 불만이라는 사실을 알았다면 즉시 상대의 이야기를 받아들일 체제를 갖추어라!

매너 없는 휴대폰 사용은 주위 사람들에게 피해를 준다

상담 중에 휴대폰 전원은 반드시 꺼놓는 것이 기본 매너다. 만일 전원을 꺼놓는 것을 잊었는데 전화가 걸려왔을 때는 눈앞에 있는 상대를 존중하여 즉시 전원을 끈다. 외부 사람이 상사나 동료의 휴대폰 번호를 물었을 때는 회사 방침에 따라 대답한다. 일반적으로 회사에서 지급된 휴대폰은 가르쳐 주어도 상관없다. 그러나 나중에 문제가 발생하지 않도록 개인 휴대폰의 경우는 물론, 회사가 지급한 휴대폰이라도 사전에 주인에게 외부 사람이 물어올 경우 가르쳐줘도 되는지 확인해두는 편이 좋다.

전자메일은 예의바르게 읽기 쉽게 쓰는 것이 기본

읽고 싶을 때에 읽을 수 있는 전자메일은 빠르고, 상대방의 형편을 배려한 편리한 통신수단이다. 그러나 비즈니스 문서와 마찬가지로 문자만으로 서로 연락을 주고받기 때문에 문장표현이나 형식에 신경 쓸 필요가 없다. 또 메일은 한정된 화면상에서 읽어야 한다는 제약이 따른다. 그러므로 상대방의 입장을 고려하여 가능한 불필요한 부분은 생략하고 간단하게 표현해야 한다. 메일을 받았을 때 답장을 필요로 하지 않은 용건이라도 메일 잘 받았습니다"라는 답장을 반드시 보내라. 이러한 세심한 배려가 상대에게 신뢰를 준다.

Part 8. 비상시에 도움되는 접대 매너

접대사실은 이야기하지 않는 것이 좋다

타사 사람과의 회식이나 골프 등의 접대는 친목을 도모하고 일을 매끄럽게 진행하기 위해 필요하지만 개인시간에 하도록 하며, 그 일은 개인적인 일로 간직하라! 일반적으로 접대 자체 이야기는 물론, 당일 나온 이야기에 관해서도 당사자들만 알고 있어야 한다. 그리고 회사 중에는 접대를 일체 받아서는 안 되는 회사도 있으므로 주의하라!

접대는 보통 업무중에는 할 수 없는 이야기를 하고 친목을 도모하는 자리다. 그러므로 접대자리에서는 일 이야기를 꺼내지 않아야 한다. 접대하는 쪽은 상대가 진심으로 즐기고 만족할 수 있도록 신경을 써야 한다. 개인적인 시간이기는 하지만 비즈니스와 마찬가지로 상대를 존경하는 경어와 정중한 말투를 사용한다. 지위와 상하를 가리지 않고 마음놓고 즐기는 술자리는 금물이다. "지위에 상관없이 마음껏 마시자"라고 말하는 사람일수록 누가 어떤 말을 했고 어떤 행동을 했는지 일일이 잘 기억하는 법이다.

남의 흉을 보거나 소문에는 함부로 동의하지 않는다

비즈니스 세계에서는 남의 흉이 화제로 올랐을 때는 동조하거나 동의하지 말고, 상대의 장점을 이야기해주는 것이 인간관계의 기본이다. 자신의 취향에 따라 좋고 싫은 인간관계를 만들어 나가는 것은 개인적인 경우에만 가능하다. 비즈니스 세계에서는 그런 개인적인 감정을 반영해서는 안 된다. 왜냐하면 감정 때문에 일이 중단되거나 조직 운영에 지장을 초래할 수도 있기 때문이다.

그래도 신이 아닌 사람인 이상, 싫다는 감정이 그리 쉽게 완벽하게 없어지지는 않는다. 그러나 깊이 생각해 보라! 사람에게는 장점과 단점이 있듯이 싫어하는 사람에게도 좋은 점이 있지 않을까? 또 비즈니스 세계에서는 좋다, 싫다라고 말하지 말고 여러 사람들과 가깝게 지낼 수 있는 능력이 더 중요하다. 사람이 모이면 남의 흉을 보거나 추측하는 등 화제가 마이너스 방향으로 흘러가는 경향이 있다. 그러는 편이 재미있기 때문이다.

그러나 조직은 사이좋은 사람만의 모임이 아니다. 다시 말해 조직은 질 높은 플러스를 낳는 장소이다. 아무리 부정적인 화제가 떠올랐다고 해도 동의나 동조하지 말고 긍정적으로 바꾸어나갈 수 있는 사람이 비즈니스 세계에서 성공할 수 있다.

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