이것만 알면 프레젠테이션 전문가

왜 프레젠테이션을 하는가?

취업을 하기 전에는 토익 점수, 토플 점수, 기술 자격증과 같이 문서로 확인할 수 있는 스펙이 중요하지만 막상 직장 생활을 시작하면 문서로 나타낼 수 없는 요소가 더 중요해지기 시작한다. 그중에서도 커뮤니케이션 역량은 조직 생활을 하는 사람에게 빼놓을 수 없는 요소이다. 기업에서 이뤄지는 커뮤니케이션의 종류로는 토론, 회의, 협상, 계약, 면담을 들 수 있다. 이들은 좀 더 격식을 갖춰 시청각 자료를 활용한 PT(Presentation)로 진행되기도 한다.

내용의 차이는 있지만 PT는 여러 분야에서 커뮤니케이션 도구로 활발하게 활용되고 있다. 이제 PT는 업종과 관계없이 일상적으로 이뤄지고 있으며 그중에서도 경쟁 PT 역량은 조직 생활에서 필수품이 된 지 오래됐다. 하지만 대부분의 PT는 자발적으로 행해지기보다 담당 업무로 또는 다른 사람의 권유로 어쩔 수 없이 행해지는 경우가 많다.

더욱이 직급이 올라갈수록 매출이나 수익을 창출하기 위해 PT를 해야만 하는 상황이 많아진다. 이때 경험이 많거나 발표를 좋아하는 사람이 아니라면 발표를 앞두고 걱정이 많아질 수밖에 없다. 특히, 사업을 수주하기 위한 경쟁 PT의 경우에는 막중한 책임감으로 발표가 더욱 부담스럽게 느껴지기 마련이다.

하지만 어쩔 수 없이 시작하게 된 발표가 전화위복이 되는 경우도 있다. 의외의 성공으로 주변 사람에게 발표를 잘하는 사람으로 인정받게 되고 경제적인 보상을 받기도 한다. PT는 이제 조직 생활에서 피할 수 없으며 피할 이유도 없다.

연습에 왕도는 없지만 요령은 있다

발표 경험이 적거나 발표에 자신이 없는 발표자에게 발표는 두려움을 넘어 공포의 대상이 된다. 이런 경우의 해결 방법은 연습밖에 없다. 연습을 하다 보면 두려움은 조금씩 줄어들고 시간이 지남에 따라 자신감을 회복할 수 있다.

발표 연습 방법에는 왕도가 없다. 발표자는 누구나 자기 나름의 방식으로 내용을 숙지하고 발표 연습을 한다. 연습 과정을 통해 내용을 숙지하고 발표 전달력을 높이는 제스처와 자세, 목소리 운용을 점검하고 보완하는 작업을 진행한다. 문제는 시간이다. 따라서 한정된 연습 시간을 낭비 없이 효과적으로 사용할 수 있어야 한다.

전달력을 높이는 도구, 목소리

학생이 수업 시간에 졸고 있는 것은 선생님의 목소리와 관련이 있을 가능성이 높다. 목소리가 작아 잘 들리지 않으면 몰입하기 어렵고 높낮이 없이 일정한 크기로 말을 하면 지루함을 느끼게 된다. ‘목소리는 소리 나는 명함’이라는 말이 있을 정도로 개인마다 음색과 말투가 다르고 목소리에 따라 내용 전달력이 확연하게 차이 난다.

연습을 통해 성우처럼 좋은 목소리를 갖는 것은 불가능할 수 있지만 발표를 하기에 좋은 목소리를 만드는 것은 연습만으로 충분하다.

호흡

목소리의 구성 중 제일 중요한 것은 호흡이다. 호흡 요령을 통해 발성과 발음을 하고 호흡 조절로 문장의 완급을 조절할 수 있기 때문에 호흡을 잘하면 여유 있게 발표할 수 있다. 떨리는 목소리도 호흡을 통해 어느 정도 개선할 수 있다. 예를 들어 문장과 문장 사이에 긴 호흡을 하면 편안하게 다음 문장으로 넘어갈 수 있으므로 안정적인 목소리를 유지할 수 있다.

호흡은 끊어 말하기와 관련이 있다. 호흡이 일어나는 것은 문장 사이의 소리의 간격 사이이며, 이때 끊어 말하기가 이뤄진다. 지나치게 소리를 나눠 호흡하는 것은 말이 끊어지는 것처럼 느껴지므로 주의가 필요하다.

-복식 호흡: 복식 호흡은 배로 숨을 쉬는 것을 말한다. 횡격막 위아래의 움직임으로 폐의 공기 압력이 높아지면서 자연스럽게 성량이 풍부해진다. 배를 부풀려 호흡하면 횡격막이 늘어나 폐의 공기 흡입이 늘어나고 날숨으로 발성해 목소리가 우렁차고 강직한 느낌을 준다.

-흉식 호흡: 흉식 호흡은 숨을 들이마실 때 복부 위가 수축되면서 어깨는 올라가고 흉강 쪽이 부풀어 오르게 된다. 흉식 호흡만으로도 편안하게 소리를 낼 수 있으며 사람들은 흉식 호흡에 익숙하다. 발표할 때 흉식 호흡과 복식 호흡을 적절하게 함께 사용하는 것이 좋으며 흉식 호흡만 사용해 큰 소리를 장시간 내면 성대에 무리가 가고 목이 쉽게 쉰다.

발성

발성과 관련해 중요한 것은 목소리 운용이다. 목소리 운용법 몇 가지만 알고 있어도 이를 잘 활용하면 발표에 생동감을 불어넣을 수 있어 몰입도를 높일 수 있다.

① 크기-강함과 부드러움을 표현한다.

② 높낮이-감정의 상태와 강조를 표현한다.

③ 강세-단어의 의미와 메시지를 강화한다.

④ 쉼-내용과 흐름을 쉽게 파악하게 한다.

⑤ 빠르기-박진감과 신중함을 표현한다.

⑥ 장/단음-단어의 의미를 명확하게 전달한다.

몸짓 언어는 말보다 강력하다

말은 ‘귀로 듣는 언어’이고 제스처는 ‘눈으로 보는 언어’라고 할 수 있다. 발표자는 제스처를 통해 다양한 의사 표현을 할 수 있다. 때로는 말보다 몸짓 언어가 더 강력하고 솔직하다. 예를 들어 발표자가 아무리 떨고 있지 않다고 말해도 손이나 몸이 떨고 있는 것은 숨길 수 없으며 발표자의 얼굴이나 자세에서 긴장하고 있는 모습이 감지되면 청중은 말보다 몸짓 언어를 더 신뢰하게 된다.

몸짓 언어는 시선, 손짓, 자세, 말투와 같이 말이 아닌 몸의 모든 표현을 말한다. 몸짓 언어는 발표의 전달력을 높이기 위해 신경 써야 할 또 하나의 중요한 요소이다.

발표에서 제스처를 사용하는 것은 길을 걸을 때 양팔을 흔드는 것에 비유할 수 있다. 팔을 흔들면서 길을 걸으면 근육의 긴장감이 완화되고 균형 감각이 높아져 안정적으로 앞으로 나아갈 수 있게 되듯이 발표에서 제스처는 긴장감을 완화시켜 주고 내용 전달의 효과를 극대화해 준다.

제스처의 기본은 자연스러움이다. 자연스러움이 결여된 의도적인 몸짓은 발표의 수준을 떨어뜨리고 발표 내용에 집중할 수 없게 만든다. 평소 쓰지 않던 제스처를 의도적으로 사용할 때는 사전에 충분한 연습이 필요하며 주변 사람의 도움을 받거나 동영상 촬영을 통해 제스처가 자연스러운지 확인한다.

이것만 알면 프레젠테이션 전문가

먼저 PT 기획으로 목적지를 정하라

방향성을 수립하는 것은 생명체의 DNA와도 같다. 곤충의 유충은 처음에는 비슷하지만 시간이 지남에 따라 장수풍뎅이가 되거나 나비가 되는 것처럼 시간이 지날수록 본연의 모습이 드러난다.

이처럼 제안 발표를 준비할 때에도 방향성의 수립이 매우 중요하다. 발표 주제와 발표 일자가 결정되면 급한 마음에 바로 컴퓨터 앞에 앉아 발표 자료를 작성하는 경우가 있지만, 이런 경우 수정 작업이 발생하고 심한 경우에는 처음부터 다시 작업을 해야 하는 사태까지 발생한다.

조급한 마음이 들더라도 발표 자료 작성 전에 PT 기획을 충실히 하는 것이 오히려 발표 준비 시간을 절약하는 방법이다.

PT 기획에서 정해야 할 것은 크게 다섯 가지이다.

① 발표의 핵심 메시지 발굴

자사, 경쟁사, 고객 분석

② 전달력을 높이는 방안 도출

오프닝, 클로징, 콘셉트 고민(동영상 활용 여부, 시연, 사례 활용 검토)

③ 스토리보드 설계

발표의 흐름 구성(자료별 전달 메시지 정의)

④ 발표 자료 작성 스타일 결정

-자료의 밀집도, 발표 자료의 템플릿 등

-발표 방향 설정: 공격형, 방어형, REP 충실형, 정보 전달형 등

⑤ 일정 계획

자료 작성, 원고 작성, 리허설 일정 수립

오프닝과 클로징에 집중하라

*오프닝

오프닝(Opening)은 청중과 발표자가 처음 만나는 순간으로, 첫 인상이 결정되는 시점이다. 발표자에게는 청중이 어떤 성향을 갖고 있는지, 발표 내용이 잘 전달될 수 있는지를 가늠할 수 있는 시간이다. 청중에게는 발표자에 대한 호기심과 기대감을 확인할 수 있는 순간이다. 따라서 발표자가 오프닝에서 해야 할 일은 청중의 경계심을 허물고 마음의 문을 활짝 여는 것이다. 이와 더불어 청중에게 발표자에 대한 기대감을 최대한 끌어 올려야 한다.

하지만 오프닝은 발표자에게는 가장 긴장된 순간이기 때문에 말이 무의식적으로 나올 수 있을 때까지 원고를 작성해 숙지해야 한다. 노래도 첫 소절만 들으면 가수의 실력을 파악할 수 있듯이 도입부만 들어봐도 발표 전체가 어떨지 쉽게 짐작할 수 있다.

*클로징

오프닝이 발표의 문을 여는 것이라면 클로징은 발표의 문을 닫는 것과 같다. 경쟁 PT에서 클로징에 정성을 쏟는 이유는 무엇일까? 클로징은 마무리의 일부분이지만, 자료 화면을 별도로 할애해 맺음말로 준비하는 이유는 내용을 전달하는 데 있어서 오프닝처럼 영향력이 크기 때문이다. 도입부를 거쳐 본론에서 세부 내용을 발표하고 마무리에서 발표 내용을 요약하는 것만으로는 부족하다. 제안사의 강점인 발표의 핵심 내용을 평가위원에게 남겨야 한다. 클로징은 발표의 핵심 내용을 전달할 수 있는 마지막 기회이다.

즉, 제안사의 특장점을 강조하는 결정적인 순간으로 활용할 수 있는 것이 클로징이다. 클로징도 오프닝과 마찬가지로 시간을 길게 끌지 않고 간결하게 마무리해야 하며 발표 중에 들어 보지 못한 새로운 이뢴이나 전문 용어를 사용하는 것은 바람직하지 않다.

*수미쌍관

오프닝과 클로징을 작성하는 데는 수미쌍관 방식을 권장한다. 수미쌍관은 ‘수미상응’이라고도 하며 머리와 꼬리, 처음과 끝이 서로 관련이 있다는 것을 의미한다. 김소월의 진달래꽃을 살펴보자. 시의 처음은 ‘나 보기가 역겨워/가실 때에는/말없이 고이 보내 드리오리다.’로 시작하고 시의 끝은 ‘나 보기가 역겨워/가실 때에는/죽어도 아니 눈물 흘리오리다.’로 끝난다. 수미쌍관 방식을 권장하는 이유는 다음과 같은 장점이 있기 때문이다.

첫째, 같은 의미의 어구를 반복함으로써 뜻을 강조하는 효과가 있다. 오프닝에서 언급한 내용을 잊지 않도록 다시 상기시켜 준다.

둘째, 시작 부분과 끝부분이 반복돼 청중에게 재미와 감동을 준다.

셋째, 발표의 처음과 끝이 균형을 이뤄 발표에 안정감을 준다.

탄탄한 스토리로 청중을 몰입시켜라

탄탄한 스토리 구성은 발표의 완성도를 높인다. 좋은 발표 내용이라고 해도 사실의 나열이나 내용 전달에만 집중돼 있으면 듣는 사람은 오랜 시간을 발표 내용에 집중하기 어렵다. 하지만 전달하고자 하는 내용을 이야기와 함께 버무린다면 분위기는 180도 달라진다.

발표자의 스토리텔링은 청중의 지루함을 달래 주고 자연스럽게 발표 내용에 몰입하게 한다. 이야기를 듣다 보면 어느새 하나의 메시지가 머리에 남게 되고 ‘아! 그렇구나.’하며 감탄한다. 스토리는 청중의 경계심을 허물고 마음의 벽을 허물에 하는 역할을 한다.

발표를 잘하는 사람은 사소한 이야기들도 새로운 시각으로 들여다보고 스토리텔링의 소재로 활용한다. 발표를 준비하는 과정에서 이야깃거리가 없다고 생각하는 사람은 평소 자신의 업무에 대해 관심을 갖고 관찰하지 않았기 때문이다. 경쟁 PT의 경우에는 업무와 관련된 내용이므로 그동안 발표자가 업무를 통해 겪은 모든 것이 이야기 소재의 후보이다.

제목과 목차는 발표의 골격이다. 골격은 튼튼하게!

발표에서 제목을 정하는 것은 영화의 제목처럼 중요하지만, 발표 자료의 제목에 대해서는 그리 많은 고민을 하지 않는다. 자료를 작성하는 것도 힘든데 제목까지 신경 쓸 여력이 없다고 생각할 수 있다. 하지만 제목을 잘 지으면 흥행하는 발표에 한걸음 더 다가서게 된다. 발표 제목은 전체 발표 내용을 짐작할 수 있어야 하며 청중의 호기심을 자극하는 것도 필요하다.

몇 가지 고려해야 하는 사항이 있다.

① 전체 내용이 무엇인지 짐작할 수 있어야 한다

② 장황한 수식어를 쓰지 않고 간결하게 작성한다

③ 호기심을 자극해 관심을 유도한다

④ 청중의 눈높이를 고려한다

제목이 정해지면 제목에 따라오는 것이 목차이다. 발표 제목은 사람의 얼굴과 같고 목차는 몸을 지탱하는 뼈대와 같다. 기초를 잘 세우면 살을 붙이는 작업이 훨씬 쉬워진다. 목차 구성 작업은 발표의 스토리라인을 설계하는 것이자 발표의 강을 건너는 징검다리를 만드는 작업이라 할 수 있다.

목차를 구성할 때 고려해야 할 사항이다.

① 목차에 기승전결을 담는다: 서론, 본론, 결론처럼 시작과 끝이 한눈에 보이면 안정된 흐름을 느낄 수 있다. 창의적인 아이디어로 자신의 독특한 징검다리를 만들어야 한다.

② 주위와 어울리게 목차를 구성한다: 개별 목차는 멋지게 구성하더라도 전체적으로 어울리지 않으면 완성도가 떨어진다.

③ 목차는 3~5개로 구성한다: 청중은 단순한 것을 좋아한다. 목차를 너무 세분화하면 복잡해 보이고 정리가 안 된 것처럼 보인다.

근거를 제시하고 사례로 말하라

근거 없는 주장은 공허한 메아리로, 사람들을 납득시킬 수 없고 오히려 큰 혼란만 초래한다. 발표자가 전달하는 내용도 근거와 데이터가 바탕이 돼야 한다. 근거 없이 잘한다는 말만 되풀이하면 발표 내용에 대한 신뢰도가 떨어지고 이는 발표자의 이미지를 부정적으로 만든다.

경쟁 PT에서 사용할 수 있는 근거 제시 방법은 다음과 같다.

① 시연: 제품을 직접 눈으로 확인하고 사용해 볼 수 있어 실질적인 신뢰감을 얻을 수 있다. 발표 중에 시연이 가능하다면 발표의 분위기를 새롭게 하는 기회가 된다.

② 인증: 공신력 확보에 효과가 크다. 전문 기관이나 국제 기관에서 획득한 인증은 객관성과 신뢰성이 우수해 제안 발표에서 많이 활용된다.

③ 신문 기사: 신문 기사를 인용할 때는 일반 신문이든 업종 전문 신문이든 상관없지만, 인지도가 높은 신문이 신뢰도가 높다.

④ 예시: 예시는 청중이 발표 내용을 이해하는 데 많은 도움이 되며 준비하기가 쉽다. 제안에서 많이 활용하는 방법으로 산출물의 단면을 보여 줘 전체를 짐작하게 만든다.

⑤ 전시: 실물을 확인하기에는 편리하지만, 별도의 공간이 확보돼야 한다. 그뿐 아니라 전시를 위해 준비할 사항이 있다면 고객과 협의해야 한다. 전시는 규모와 범위에 따라 차이가 크기 때문에 발표의 성격과 효과 측면에서 검토가 필요하다.

⑥ 증언: 전문성, 인지도 높은 사람의 증언일수록 효과가 크다. 고객사의 경영층이나 동종 업계의 증언을 활용해 좋은 평판을 부각시킬 수 있다.

⑦ 통계 자료: 논리적이고 객관적인 접근이 가능하다. 제품이나 솔루션의 성능 실험 결과나 통계 자료를 활용하면 효과는 크지만 자료를 수집하기가 어렵다.

⑧ 정의: 단독적으로 사용하기에는 효과가 떨어진다. 이론적이고 학술적인 것에서 많이 활용되며 다른 증거 제시 방법과 결합하면 효과적이다.

청중의 입장에서 자료를 준비하라

우리의 일상은 늘 선택의 연속이다. 선택을 잘하지 못하면 일이 커지고 작은 선택이 큰 일을 망치는 경우도 종종 발생한다. 이때 필요한 것이 ‘기준’과 ‘원칙’이다.

발표 자료를 작성할 때 많이 하는 질문은 다음과 같다.

“이 내용을 추가해야 하나요?”

“이 이미지는 이렇게 작성하는 것이 맞나요?”

“내용이 너무 복잡한가요?”

사람들은 각자 다른 견해를 갖고 있기 때문에 같은 프레젠테이션을 보더라도 보는 사람에 따라 다르게 생각하고 발표에 대한 느낌도 서로 다를 수 있다. 하지만 발표 준비를 할 때도 기준과 원칙은 있다. 그것은 바로 발표를 보고 듣는 청중이다.

‘청중은 어떻게 생각할까?’

‘청중이 쉽게 이해할까?’

‘청중에게 어떠한 영향을 미칠까?’

또 하나의 기준은 전달하려는 메시지와의 연관성이다.

‘전달하려는 메시지에 도움이 되는가?’

‘전달하려는 내용의 흐름에 방해가 되지 않는가?’

발표를 준비하는 과정에서 정성을 들여 준비한 자료는 포기하기 어렵지만 발표의 흐름에 방해가 된다고 생각하면 수정하거나 과감하게 삭제해야 한다. 발표를 준비하는 과정에서 선택을 해야 할 일이 생겼을 때 청중과 전달 메시지를 기준으로 판단하면 좀 더 선택하기가 쉬워지고 실수도 줄일 수 있다.

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본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.