하버드 첫 강의 시간관리 수업

프롤로그 _ 하버드 학생들의 꿈을 이루는 도구, 시간관리

당신은 어느 곳에 가장 많은 시간을 낭비하는가?

발등에 불이 떨어진 것처럼 늘 시간이 부족하다고 느낀다면, 시간을 어떻게 사용하고 있는지 살펴볼 필요가 있다. 스트레스 해소에 많은 시간을 낭비하고 있는지, 메일 보내고 문서 작성하는 데 시간을 버리고 있는지, 완벽을 추구하느라 시간이 부족한 건 아닌지 등의 상황들은 시간관리를 못 하고 있다는 걸 말해준다. 이 책은 하버드 시간관리 연구원들이 어느 곳에 시간을 가장 많이 쓰고 있는지, 또 성공할 수 없는 원인이 무엇인지 진단해준다.

무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?

모든 일을 완벽하게 하려고 하면, 더 일을 망칠 수 있다

하버드 출신의 한 기업가는 학교에서 배운 가장 큰 가르침은 어떤 일을 할 때 완벽을 추구할 필요가 없으며, 그럴 수도 없다는 것이라고 말했다. 인간의 체력에는 한계가 있기 때문에 넘쳐나는 일들을 한꺼번에 처리하기 어렵다. 그러니 최선을 다할 줄도 알고, 쿨하게 포기하는 법도 알아야 한다.

시험을 앞두고 담당교수가 두꺼운 교재를 나눠주었다. 그런데 시험기간 동안 고객 미팅과, 계약체결 때문에 교재를 끝까지 보지 못한 채 시험에 임하게 되어 그다지 기분이 좋지 않았다. 심지어 자신이 쓸모없는 사람이라 느껴지기도 했다. 그때 담당교수의 한마디가 내 마음을 다잡을 수 있게 했다.

“이번 시험을 대비해 나눠준 교재의 양은 상당히 많았습니다. 아마 열심히 봐도 끝까지 볼 수 없었을 겁니다. 무슨 일이든 완벽하게 하려고 하지 마세요. 완벽하지 않은 결과를 흔쾌히 받아들이는 자세도 굉장히 중요하니까요.”

많은 사람들이 어떠한 일을 할 때 잘해내고자 하지만 막상 결과는 반대인 경우가 많다. 이는 지나치게 완벽을 추구하기 때문이다.

너무 완벽하게 하려고 시간과 힘을 쏟은 나머지 막상 해야 할 일을 제대로 못 하는 것이다.

완벽을 추구하는 것이 결코 불필요하지 않다. 무결점이 필요한 경우도 있다. 운전기사가 단 한 번도 교통사고를 내지 않고 음주운전을 하지 않는 것, 환경미화원이 발길이 닿는 곳곳을 깨끗하게 하는 것, 편집자가 단 하나의 오탈자도 내지 않기 위해 노력하는 것이 이에 해당한다. 오히려 이러한 노력들은 우리가 배워야겠지만, 결코 이것에 많은 시간을 투자할 필요는 없다. 훌륭한 시간관리를 위해서는 완벽을 추구하는 적절한 시기를 알아야 한다.

상사나 고객은 길고 긴 논문형식의 글이 아니라 짧고 간결하면서도 즉각적인 답변을 바란다. 시간관리에서 가장 중요한 건 고객의 니즈를 제대로 파악하는 것이다. 세 가지만 기억하면 된다. 첫째, 어떤 일이든 처음부터 완벽할 수 없다. 둘째, 모든 부분이 완벽하지 않아도 된다. 마지막으로 완벽한 게 아니라 실용적인 부분만 분석하라.

하버드 시간관리 비법

1.사물을 인지하는 방식을 바꿔라: 이 세상에 결점 하나 없는 것은 존재하지 않는다는 점을 알아야 한다. 그래야 평점심을 유지하고 쉽게 만족할 수 있다. 반대로 무난한 것에 도전해보아도 좋다.

2.내려놓는 마음을 가져라: 강박증을 내려놓을 적당한 방법을 찾아라. 음악감상, 게임, 달리기, 농구, 요가 등으로 승화시켜야 한다. 어떠한 일을 할 때는 즐기고, 느끼고, 체험한다는 마음으로 행해야 일할 때도 즐겁다.

3.될 대로 되라: 지나치게 다른 사람을 신경 쓰면 마치 무대 위의 배우처럼 자기 자신을 잃어버리게 된다. 어쩔 수 없는 상황이 있다는 것을 받아들이고, 자신이 한 일을 인정하는 법을 배워야 한다.

효율적인 시간관리 목표를 정하라

목표 설정하는 방법

주변에서 뚜렷한 목표가 없는 사람들을 많이 볼 수 있다. 성실하게 일하고, 열심히 공부하지만 분명한 인생목표나 직업 목표가 없는 것이다. 이런 사람들은 대부분의 시간과 체력을 중요하지 않은 일에 낭비하기 때문에 직장에서 기계적으로 일하고, 늘 바쁘기만 하다.

최고의 경영 컨설턴트 브라이언 트레이시는 “업무효율을 높이는 열쇠는 목표설정이다. 분명하고, 구체적이면서 실행 가능한 목표와 계획을 세워라.”라고 말했다. 실제로도 업무효율이 높은 사람은 미리 세워둔 목표에 집중하고, 목표를 달성하기 위한 과정 속에서도 끊임없이 목표를 되새긴다.

목표설정은 확실하게 이루고 싶은 결과를 증명하는 과정이다. 목표를 설정할 때 당신은 자기 자신이나 팀을 위해, 그 어떠한 상황에서도 최선을 다해 목표를 실현하겠다는 약속을 한 셈이다. 목표설정을 하고 목표완성을 평가해보자.

가장 중요한 일에 집중하고 최선을 다한다.

팀원들에게 통일된 업무방향을 제시한다.

중요하지 않은 업무에 큰 힘을 쏟지 않는다.

당신과 팀원들의 시간을 낭비하지 않는다.

전체적으로 만족스러운 업무를 추진한다.

탁월한 업무성과를 거두고 싶다면, 먼저 뚜렷한 목표를 세운 다음 그 목표를 상기시킬 방법을 생각한다. 다음과 같은 방법도 있다. 정확한 목표와 실행 계획을 메모지에 적어 집이나 사무실 등 눈에 잘 띄는 곳에 붙여둔다. 컴퓨터를 켤 때마다 볼 수 있도록 바탕화면으로 설정한다. 목표를 녹음해서 휴대폰이나 MP3에 넣어 운전 중일 때, 집안일을 할 때, 휴식시간 등 생각날 때마다 듣는다. 목표를 출력하여 사무실이나 침실에 붙여둔다. 이렇게 당신이 세운 목표를 자주 눈으로 확인하고 가장 중요한 일에 집중하도록 한다.

하버드 시간관리 비법

설정한 목표를 성공적으로 실행하려면 다음의 특징이 목표에 포함되어야 한다.

1.확실한 내용: 애매모호하고 불확실한 목표는 시간관리를 더욱 복잡하게 한다.

2.기한: “목표를 이번 주말까지 달성한다. 또는 목표를 올해 연말까지 이룬다.”와 같은 기한 설정이 필요하다.

3.평가: 목표 달성의 과정을 평가하지 못한다면, 목표를 달성했는지 알 수 없다.

4.중요도: 자신이나 팀 전체에 가치 있는 목표여야 한다.

5.팀원들의 일관된 목표: 팀의 목표는 팀원들을 버티게 해주는 목표여야 하고, 개인의 목표는 팀을 유지하기 위한 목표여야 한다.

6.도전적이지만 실현 가능한 목표: 달성하기 위해 더 노력하게 만드는 목표를 설정해야 한다.

나만의 시간관리표를 만들자

매일 시간을 대하는 태도

하버드대학의 교수들은 학생들에게 1분을 잘 활용하면 목표를 이룰 수 있다고 말한다. 살아가면서 우리는 예기치 못한 일들에 휘말리고, 그 일들은 기분을 망가뜨리기도 한다. 그렇다고 망가진 기분에 너무 많은 시간을 낭비해버리면 삶은 걱정 이외에 아무것도 남지 않는다.

하버드대학의 에드워드 밴필드 교수의 연구 중에 우리 삶을 변화시키기 위해 배워야 할 점이 있다. 그는 현재 미국 사회에서 나타나는 현상과 문제에 대한 연구에 빠져 있으며, 미국이 발전할 수 있었던 원동력에 대한 연구를 다년간 진행하고 있다. 대를 거치면서 더욱 잘 사는 사람들이 있는 반면 그렇지 않은 사람들은 어떤 이유 때문인지 밝혀내기 위해 연구하고 있다.

다양한 가설을 설정한 다년간의 연구 끝에 결론을 도출해낼 수 있었다. 한 사람의 성공 여부는 바로 시간을 대하는 태도에 달려있었다. 밴필드 교수는 그 태도를 ‘시간관념’이라고 불렀다. 눈부신 성과를 낸 성공인사들은 모두 장기간에 걸친 시간관념을 가지고 있었다. 매일, 매주, 매월 해야 할 일들을 장기관의 관점으로 살펴본 다음 계획했다. 그들은 5년, 10년, 심지어 20년의 미래까지 계획했다. 단 한 번도 맹목적이거나 급하게 자료를 나눠주고, 결정을 내리지 않았으며, 몇 년 후 자신의 자리를 예측한 다음 행동했다.

성공에 관한 연구결과는 대부분 성공 인사들의 적극적인 태도를 가장 중요한 점으로 꼽았다. 목표를 성취하려면 멀리 보는 시각으로 자신의 인생과 사업에 대한 계획을 세워야 한다. 사회 초년생이라면 몇 년간은 열심히 일하면서 자신이 가진 잠재력을 모두 발휘해야 돈을 벌 수 있는 지점에 도달하게 된다. 그때가 되어서야 사업이나 업무성과를 얻을 수 있고 만족스러운 생활을 할 수 있다. 멀리 내다볼 수 있는 시각을 가져야 하는 것이다.

어떤 직업에 종사하든 최소 5년 이상의 준비기간이 있어야 두각을 나타낼 수 있다. 남들보다 뛰어나고 싶다면 5년 동안 마음의 준비를 해야 한다. 사업, 업무에 대한 장기적인 안목은 업계에서 큰 성과를 얻을 수 있는 가장 중요한 조건이다.

하버드 시간관리 비법

시간관리를 시작하기 전에 “나는 현실에 만족하는가?”라고 매일 자신에게 물어라. 충실하게 사는 게 어려울 때가 있고, 어제나 내일이 오늘보다 더 나을 수도 있다. 어제나 내일에 비해 당신은 무엇을 알게 되었는가? 당신의 인생관은 오늘의 할 일, 즐거움, 기회에 집중하고 있지 않은가?

오로지 오늘만이 현실이기 때문에 현실의 각도에서 문제를 해결해야 한다고 말하는 사람들도 있다. 당신은 이 의견에 동의하는가? 의미적으로 따지고 보면 어제도 현실이고 내일도 현실이다. 현실이라는 것을 당신이 보고, 느끼고, 만질 수 있는 것이라고 정의한다면 의미를 축소시킨 것이다. 현재를 소홀히 하고 내일을 중요하게 생각한다면 오늘은 당신에게 현실인 것이다.

권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다

업무위임을 잘하면 시간관리에도 효율적이다

업무위임은 업무의 책임이나 권한을 특정한 인물 또는 단체에게 부여하는 것을 말한다. 개인이나 단체가 팀에 대한 소속감과 참여성을 부여해 업무의 가치와 조직에 공헌할 수 있도록 하며, 관리자가 일상 업무가 아닌 중요하고 가치가 높은 업무에 집중할 수 있도록 한다. 쉽게 말해서 업무위임이란 부하직원 혹은 다른 사람이 일을 수행하도록 넘기는 행위를 말한다.

관리자는 업무위임의 기능을 잘 이용해야 번거로운 업무에서 벗어날 수 있다. 그래야 부하직원을 교육할 수 있고, 자신이 담당하는 부서의 업무실적을 올릴 수도 있다. 업무위임이 별로 중요하지 않고 관리하는 방식의 차이라고 말하는 관리자들도 있다. 사실 업무위임은 가장 기본적인 것 중에 하나이며 관리하는 방식과는 전혀 관계가 없다. 업무위임이 부하직원들에게 어떤 장점이 있는지 살펴보자.

1.직원이 더 성장할 수 있는 기회이며 업무에 대한 열정을 불러일으킬 수 있다.

2.업무에 대한 책임을 지고 권한을 행사하기 때문에 직원들이 일의 즐거움과 자신의 가치를 느낄 수 있다.

3.잠재력을 깨울 수 있고 직원들 스스로 커리어를 발전시킬 수 있다는 자신감을 가지게 한다. 업무위임은 팀을 더 질서 있고 유기적으로 운영할 수 있게 한다. 또한 적절하게 업무를 분담하여 각자 맡은 바 일을 완수하고 서로 협조하여 팀의 목표를 달성할 수 있게 한다.

관리자는 업무를 위임할 때 최선을 다해야 하고, 힘을 적절히 분배하고, 능력을 점검하여 일의 추진력을 높여야 한다. 부하직원은 업무를 위임받으면서 배우고 성장하여 끊임없이 회사의 발전에 이바지하자. 결론적으로 업무위임은 회사, 관리자, 직원 모두에게 큰 도움이 된다.

하버드 시간관리 비법

자신이 가진 잠재능력을 모르는 직원들이 많다. 관리자가 그들의 잠재 능력을 발견하고 성장시킨다면 회사의 입장에서는 많은 인재를 보유하게 된다. 업무위임은 직원의 잠재능력을 발굴할 수 있는 방법 중에 하나다.

1.업무위임은 부하직원이 상사의 업무와 그에 따르는 책임도 같이 부담하는 것이다.

2.부하직원은 업무를 끝마치는 데 필요한 자원과 권한을 가져야 한다. 해당업무를 진행할 때 직책에 맞는 책임, 권리, 이익이 부하직원에게 분명히 주어져야 한다.

3.업무를 위임하는 사람은 위임한 업무와 위임을 받는 사람에 대한 책임을 져야 한다. 위임한 업무에서 책임이 발생하면 업무를 위임한 상사 역시 책임을 져야 한다.

효과적으로 업무효율을 높이는 시간관리 방법

적절하게 자투리시간 이용하기

시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 자투리시간을 충분히 활용해 업무효율을 최대한으로 높인다. 자투리시간은 단기간에 효과를 볼 수 없지만 시간이 지나면 놀랄 만한 효과를 얻는다. 자투리시간을 장기적으로 이용한다면 업무와 일상생활은 훨씬 편안해질 것이다.

자투리시간은 말 그대로 연속되지 않은 시간, 혹은 업무와 다른 업무 사이에 발생하는 잠깐의 틈이다. 이런 시간은 우리가 느끼지 못할 만큼 짧기 때문에 등한시되고 있다. 자투리시간은 매우 짧지만 장기적으로 누적되면 상당히 긴 시간이다. 사업에서 성공을 거둔 사람들은 대부분 자투리시간을 효율적으로 잘 활용하였다.

일상생활과 직장생활에 많은 자투리시간이 있는데, 그 자투리시간을 찾아야 한다. 자투리시간을 찾았다면 다음의 방법대로 해보자.

1.기다리는 시간 이용하기: 공항이나 기차역에 가려면 차를 기다려야 한다. 이때 책이나 잡지를 가지고 가면 몇 페이지를 읽을 수 있고, 이 시간을 이용해 다른 일에 대해서도 생각할 수 있다. 남는 시간을 허비하지 않는 방법이다.

2.시간 따라잡기: 시간 따라잡기란 제한된 시간 안에 계획한 일 한 가지를 끝내는 것이다. 이 방법은 자신과 경쟁한다 생각하고 평소보다 더 빨리 하기 위해 최선을 다하면 된다.

3.출근시간 이용하기: 출근길에 버스나 지하철을 기다리거나, 대중교통을 타고 회사로 가는 도중에 우리는 시간을 소모한다. 집에서 회사까지 30분이 걸린다면, 주 5일 근무니까 50주 동안 길에 250시간을 버린다. 집에서 회사까지 1시간이 걸린다면 3개월의 시간을 길에 버리는 셈이다. 이 시간을 낭비하지 말고 의미 있는 일을 해보자.

하버드 시간관리 비법

시간관리를 잘하는 사람에게 자투리시간은 보배와도 같다. 인생을 즐기는 사람에게 자투리시간은 교양을 쌓을 수 있는 시간이고 어리석은 사람에겐 허송세월이다. 자투리시간을 적절하게 활용하고 싶다면 다음의 노력이 필요하다.

1.업무효율 높이기: 업무처리 속도가 사용되는 시간의 길이를 결정한다. 짧은 시간에 한 가지 업무를 잘 끝내면 긴 시간의 여유가 생겨 다른 일을 할 수 있다.

2.자투리시간 하나로 모으기: 업무효율이 높은 사람은 시간을 잘 모은다. 시간의 이용률을 높이기 위해서는 시간을 모아야 한다.

3.휴일 이용하기: 대부분의 회사가 공휴일에는 쉰다. 게다가 주말까지 더하면 1년 동안 아주 긴 시간이 있다. 이 시간을 이용하면 큰 수확이 있을 것이다.

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본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.