10초 15분 1주일

10초 이상 생각하지 말라

목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다

손정의는 ‘시간’이란 자원을 얼마나 중요하게 여길까. 이를 상징하는 것이 손정의가 10대때 세운 ‘인생 50년 계획’이다.

“20대에는 나의 존재를 알리고, 30대에는 사업 자금을 모으며, 40대에 승부를 건다. 그리고 50대에 사업을 완성하고 후계자를 양성한 다음 60대에 은퇴한다.”

이 인생 계획을 손정의가 고등학생 때인 만 18세에 세웠다고 하니 놀라울 따름이다. 게다가 손정의는 실제로 이 계획대로 살아가고 있다.

20대에 소프트뱅크를 창업했고, 30대에 주식을 공개했으며, 40대에 ADSL 사업에 뛰어들었다. 그리고 50대에 보다폰 일본 법인과 미국의 휴대전화 회사인 스프린트를 인수해 통신회사로서 사업을 완성했다.

구글의 전 임원, 니케시 아로라를 부사장으로 영입한 이유도 후계자를 양성한다는 50대 때 계획을 실현하기 위해서였으리라. 이런저런 사정으로 아로라에게 배턴을 넘겨주는 일만은 뜻대로 되지 않았지만, 만 62세의 손정의(2020년 1월 시점)는 60대의 마지막인 8년간 후계자를 키우고 은퇴한다는 자신의 계획을 착착 진행중일 것이다.

손정의의 인생 50년 계획을 통해 우리는 무엇을 알 수 있을까. 바로 ‘성공하는 사람은 장기적으로 인생의 시간을 관리한다’는 점이다. 장기 목표가 없으면 단기 일정을 짤 수 없다. 일정이란 장기 목표로부터 역산해 짜는 것이기 때문이다. 자신의 최종 목표도 알지 못한 채 단지 눈앞에 주어진 일을 끊임없이 처리할 뿐이라면 이는 ‘일정 관리’라고 말하기 어렵다.

일이란 10초의 판단이 축적된 것이다

“10초 이상 생각하지 마라!”

손정의는 늘 입버릇처럼 이렇게 말했다. 10초간 생각해도 모르겠다면 그 이상 혼자 생각한들 답은 나오지 않으니 다른 사람과 논의하거나 다른 사람의 의견을 들어야 한다는 의미였다. 혼자 고민하는 시간만큼 쓸데없는 것도 없다. 머리를 쥐어짠들 훌륭한 아이디어가 떠오르지도, 어려운 결단을 내리게 되지도 않는다. 그러니 모르는 내용이 있을 때는 재빨리 다른 사람의 지혜나 정보를 빌려라. 이것이 바로 손정의의 신조다.

손정의에게 일이란 ‘10초 이내의 판단이 축적된 것’이다. 그리고 미팅은 ‘판단 재료를 한데 모아 의사를 결정하는 자리’다. 이런 까닭에 소프트뱅크의 회의에서는 “검토 중입니다”라는 말을 절대로 해서는 안 된다. 이렇게 말하는 사람은 두 번 다시 회의에 참석할 수 없다. 손정의가 그 자리에서 10초 안에 판단하기 위해 회의를 하는데, 그 안건은 회의가 끝난 후에 검토하겠다는 식으로 말하면 의사결정이 다음 회의 때로 미뤄지게 되기 때문이다. “혼자 10초 이상 생각하지 않는다. 그리고 다른 사람에게도 10초 이상 생각할 틈을 주지 않는다.” 이것이 손정의의 시간 관리 원칙이다.

시간 관리 시스템을 만들라

모두의 시간을 낭비하지 않아야 한다

기대치를 확인한 후에 시작하라

누구나 한 번쯤은 자료를 만들어두라는 말을 듣고 파워포인트까지 활용해 정성이 가득 담긴 자료를 만들어 가져갔더니 상사에게 “음, 워드로만 간단하게 정리해도 충분했는데...”라는 말을 듣거나 이와 비슷한 경험을 해보았으리라. 이와 같이 인식의 차이로 시간을 낭비하지 않기 위해서라도 일찌감치 상대방과 ‘기대치’를 조율해둬야 한다.

“프레젠테이션 자료 말인데요. 도판과 일러스트 같은 시각 요소가 필요한가요? 아니면 문자로만 작성하나요?”

이처럼 상대방의 기대치를 확인한 후에 일을 시작하면 시간 낭비를 하지 않아도 된다. 프로젝트나 팀으로 진행하는 일도 마찬가지다. 이때의 핵심은 기한, 품질, 비용의 균형을 잡는 것이다. ‘기한은 최단, 품질은 최고, 비용은 최소로 하라’는 말을 들었어도 현실적으로는 불가능하므로 상대방과 대화해서 이 세 가지를 조정해야 한다.

“마케팅 조사의 경우 그룹 인터뷰는 2주 안에 보고할 수 있고 개별 인터뷰는 3주 정도 걸립니다. 어떻게 할까요?”

“이벤트 회장 말인데요, 홀 전체를 빌리면 300명 정도 입장할 수 있지만 요금은 예산을 10퍼센트 초과합니다. 개별 공간이라면 100명 정도 들어가지만 요금은 예산 안에서 해결할 수 있고요. 넓이와 비용 중 어느 쪽을 우선해서 빌릴까요?”

그러면 이번에는 시간이 촉박하니 그룹 인터뷰로도 괜찮다. 예산은 받아올 테니 넓은 회장을 잡으라는 등 상대방의 우선순위가 명확해지므로 이후 그 우선순위에 따라 일을 추진해나가면 이 역시 시간을 낭비할 것이 없다.

“상대방이 기대하는 일은 하고, 기대하지 않는 일은 하지 않는다.” 이와 같은 선 긋기가 바로 효율화의 열쇠다. 이는 상사뿐 아니라 고객이나 그 밖의 기업 이해관계자들을 대할 때도 마찬가지다. 더 확실히 해두고 싶을 때는 일을 추진하는 도중이라도 몇 번씩 기대치를 조율하면 된다. 중간 단계라도 좋으니 결과물을 보여주면서 이 방향성이 올바른지를 확인하며 추진해나가면 최종 단계에 이르러 ‘내가 생각했던 것과 다르니 다시 하라’는 말을 들을 일이 없다.

효율적인 시간 관리의 핵심 원칙 7

1.4분기마다 이슈 리스트 만들기

효율적인 시간 관리의 핵심으로 평범한 사업가나 회사원에게도 부디 실천해보라고 권하는 방법이 바로 ‘이슈 리스트’ 작성하기다. 이슈 리스트 덕분에 계획을 계획인 채로 끝내지 않고 매일 태스크에 반영함으로써 최종 목표를 향해 착실히 나아갈 수 있다.

2. 작업 시간의 최소 단위는 ‘15분’

보통 사람은 업무 일정을 1시간 단위로 짠다. 짧아도 대부분 30분 단위일 것이다. 그러나 소프트뱅크의 속도감을 생각했을 때 1시간이나 30분 단위는 너무 느긋하다. 시간은 최소 ‘15분’ 단위로 매듭지어야 한다.

3. 일정 관리의 기본 단위는 ‘1주일’

일정은 ‘주간’을 기본 단위로 관리해야 한다. 업무 지연을 방지하는 대원칙은 1주일 안에 해야 할 태스크를 모두 끝마치는 것이다. 자신의 업무는 물론 다른 사람의 시간을 조정하기 위해서라도 반드시 주간 단위로 마감 시한을 설정해야 한다. ‘다음 주까지 해오라’는 말을 듣고 오늘 업무를 시작하는 사람은 없다.

4. ‘1일 24시간’으로 포트폴리오 짜기

업무, 학습, 취미, 가정 등에 시간을 어떻게 배분할지를 생각하지 않으면 야근이 계속돼 가족과 함께할 시간을 전혀 내지 못하는 불균형한 인생을 보내게 될 수도 있다. 이런 사태를 막으려면 ‘1일 24시간’으로 포트폴리오를 짜고, 업무 시간뿐 아니라 출근 전이나 퇴근 후의 시간을 어떻게 사용할지까지 포함해 전체적으로 균형을 잡는 작업이 중요하다.

5. 자투리 시간 알뜰히 활용하기

‘시간이 없다’는 말을 달고 사는 사람이라도 하루의 시간을 어떻게 사용하는지를 철저히 밝혀내면 자투리 시간이 있기 마련이다. 업무 효율은 물론 삶의 질을 높이기 위해서라도 자투리 시간을 알뜰히 활용하자.

6. ‘1차 완결률’ 의식하기

업무 효율을 높이려면 ‘1차 완결률’을 의식하는 것이 중요하다. 즉, 작업은 한 번에 끝나야 한다.

7. 주저하지 않고 다른 사람의 힘 빌리기

손정의가 단기간에 큰 성공을 거둔 이유는 다른 사람의 힘을 빌리는 데 뛰어난 재능을 발휘한 덕분이다. 천재 경영인이라고 불리는 손정의도 주저하지 않고 ‘다른 사람의 힘’을 빌렸으니 평범한 사업가나 회사원이라면 더욱이 어떻게 해야 다른 사람의 힘을 잘 사용할지를 고민해야 한다.

나는 회사를 그만두고 독립한 후에도 계속해서 소프트뱅크에서 배우고 익힌 시간 관리법을 실천했다. 그 결과 단기간에 사업에서 성공을 거두었을 뿐 아니라 내가 운영하는 회사의 거의 모든 사원이 정시에 퇴근하는 ‘야근 제로’를 실현해냈다.

15분씩 실행에 집중하라

일의 최소 단위는 15분이 가장 좋다

업무 일정은 ‘15분’을 최소 단위로 하여 짠다. 이것이 시간을 효율적으로 사용하는 비결이다. 처음부터 30분이나 1시간 단위로 계획을 세우면 불필요한 시간이 포함될 가능성이 있다. 본래 15분이나 45분 만에 끝날 일인데도 30분이나 1시간으로 일정을 잡으면 남은 15분을 낭비하게 된다. 그러므로 처음부터 큰 단위를 전제로 하지 말고 작은 시간을 기본 단위로 삼아서 한 태스크당 소요되는 최소 시간을 배분하는 것이 가장 좋다.

그렇다고 해서 5분이나 10분 단위는 너무 짧다. 아무리 단순한 태스크라도 컴퓨터를 켜거나 자료를 모으는 등의 준비 시간이 필요하므로 이를 고려했을 때 15분 이하는 최소 단위로서 비현실적이다.

15분 단위는 시간을 관리하기 쉽다는 이점도 있다. 15분을 1단위로 한다면, 2단위는 30분, 3단위는 45분, 4단위는 1시간이다. 그러면 ‘1시간을 어떻게 사용할까?’를 생각할 때도 여러 태스크를 조합하기 쉽다. 작업 중에 시계를 보며 시간을 확인할 때 역시 1단위마다 시곗바늘이 45도씩 이동하므로 시간의 경과가 한눈에 들어온다. 또 같은 이유에서 시간 관리에 사용하는 시계는 디지털이 아닌 아날로그를 추천한다.

게다가 인간이 쉬지 않고 한 가지 일에 집중하는 시간에는 한계가 있다. 오랜 시간 똑같은 작업을 계속해봤자 집중력이 고갈되어 작업 효율이 떨어진다. 그러므로 15분 단위로 일을 매듭지어 한 태스크당 최대한 짧은 단위로 시간을 배분해야만 하루 전체의 생산성이 확실하게 향상된다.

1주일 단위로 관리해야 보인다

1주일 안에 끝내지 않으면 미루게 된다

일을 확실하게 끝마치기 위한 대원칙은 일정을 ‘1주일’ 단위로 짜는 것이다. 눈앞에 있는 태스크를 다음 주나 다다음 주 일정에 넣어서는 안 된다. 태스크를 전부 이번주 일정에 넣고 1주일 안에 다 끝내기 바란다. 그리고 다음 주가 되면 다시 새롭게 1주일 일정을 짠다. 이런 식의 ‘주간화’야말로 일을 신속하게 처리하는 열쇠다.

일정을 2주 이상으로 나누면 반드시 미루게 되는 이유도 여기에 있다. ‘다음 주까지 하라’는 말을 듣고 오늘 바로 시작하는 사람은 없다. 오늘은커녕 이번 주 안에도 시작하지 않는다. ‘아직 시간상으로 여유가 있으니 나중에 해야지’ 생각하고 미루게 되는 것이다. 그러는 사이 할 일을 까맣게 잊어버리기도 한다. 다행히 마감 시간 직전에 기억해냈다고 해도 시간이 모자라 제시간에 끝내지 못할 가능성이 크다. 따라서 자신의 일뿐 아니라 다른 사람의 일정을 조율하기 위해서라도 1주일 단위로 마감 시한을 설정해야 한다. “다음 주까지 부탁해요”라는 말은 금물이다. 반드시 이번 주 중으로 날짜를 지정하자.

주간화해야 속도가 올라간다

애초에 큰 숫자를 관리하는 일은 인간의 본성에 맞지 않는다. 인간이 관리할 수 있는 숫자는 7이다. 이러한 사실을 잘 보여주는 ‘마법의 숫자 7’이란 유명한 법칙이 있다. 이는 ‘인간이 단기간 기억할 수 있는 용량은 7개 전후’라는 미국의 심리학자가 발견한 법칙이다.

예를 들어 책상에 동전을 흩뿌렸을 때 보통 사람이 순간적으로 인식하는 개수는 고작 7개까지라는 뜻이다. 경영학에서도 상사 한 명이 관리할 수 있는 부하직원의 수는 7명까지라는 ‘관리의 폭 이론’이 잘 알려져 있다. 요컨대 7을 넘는 숫자는 인간이 관리하기 어렵다는 뜻이다.

숨겨진 시간을 찾아라

시간이 없으면 개척하라

당신은 습관처럼 ‘시간이 없다’고 말하지 않는가. 오늘날에는 1인당 업무량이 늘지 않은 분야가 없으므로 이렇게 말하고 싶어지는 기분도 충분히 이해한다. 하지만 인생에는 시간이 없다고 핑계 대기 어려운 상황이 갑작스럽게 찾아온다. 이럴 때는 어떻게 해야 할까?

정답을 말하자면 시간을 ‘개척’해야 한다.

하루에 3시간씩 찾아내다

소프트뱅크로 이직한 지 얼마 되지 않아 시간을 개척해야만 한다는 압박을 받았다. 당장 영어 실력을 키우지 않으면 ‘해고’되는 상황에 직면했기 때문이다. 다양한 자료를 조사한 결과, 일본인 성인이 영어를 습득하려면 ‘1000시간’ 정도 학습해야 한다는 사실을 알아냈다. 좌우간 하루라도 빨리 영어를 습득하고 싶었기에 이를 1년 안에 달성하기로 마음먹었다. 1년에 1000시간이면 연간 약 50주이니 1주일에 20시간, 하루에 3시간씩 공부하면 영어로 말할 수 있다는 계산이 나왔다

그렇다면 이 3시간을 어떻게 개척했을까? 나는 내 하루의 행동 패턴을 철저히 분석해 영어 학습에 사용할 만한 시간을 필사적으로 찾았다. 그 결과 다음과 같은 방법으로 학습 시간을 만들어낼 수 있었다.

*월요일부터 금요일까지 주5일간 영어 회화 학원의 아침 수업(오전 7시 반~8시 반) 수강하기

*왕복 2시간 정도 걸리는 출퇴근 전철 안에서 청해 교재 듣기

*집에서 역까지 걸어가는 동안 섀도잉하기

나는 1년간 이 계획을 실천에 옮겼다. 그 결과 외국인 친구들과 영어로 협상이나 비즈니스 상담을 하게 된 것은 물론, 심지어 외국 기업과 관련된 안건이나 프로젝트까지 맡게 됐다. 하루에 3시간이란 시간을 개척함으로써 커다란 수익 창출에 성공한 것이다.

“시간이 없다면 개척하라.”

이와 같은 경험 때문에 나는 이렇게 단언할 수 있다.

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