업무와 일상을 정리하는 새로운 방법 Notion

업무 효율성을 높여줄 Notion 시작하기

분산된 도구를 하나로 모아주는 Notion

개인 노트부터 기업의 협업 도구까지

Notion에 이르기까지 업무 환경의 변화는 한참 과거로 거슬러 올라갑니다. 사람들이 대규모 공장에서 일하던 산업 혁명 시대에 사무실의 풍경이 바뀌기 시작했습니다. 알아보기 힘든 글자들은 타자기로 입력하여 깔끔한 서식으로 대체되고, 사람의 기억에만 의존하던 업무 관련 내용들은 문서와 파일 캐비넷으로 대체되었죠. 이런 아날로그 업무 환경은 1950년대 컴퓨터의 등장으로 조금씩 변하게 됩니다. 하지만 이때 컴퓨터는 겨우 숫자를 계산해조는 큰 도구에 불과했습니다. 1970년대에 이르러서 개인용 컴퓨터(PC)가 등장하면서 문서 작성, 데이터 관리, 멀티미디어 등 무한한 활용성을 발견하게 되었죠. 그리고 스티브 잡스와 빌 게이츠에 의해 컴퓨터가 진화하여 거의 모든 사람들이 컴퓨터를 업무에 활용하는 오늘날에 이르게 된 것입니다.

이후 Google 문서는 타자기를 멀티플레이어로 만들었고, 드롭박스(Dropbox)는 파일 캐비넷을 실물이 아닌 클라우드로 옮겼습니다. 과장을 조금 보태자면 Notion은 바로 그다음 진화에 해당합니다. Notion을 이용하면 기존의 Google 드라이브, 드롭박스, 이미지, 영상 등 거의 모든 데이터를 하나의 작업 공간에서 볼 수 있습니다.

Notion의 주요 특징

* 레고와 같은 블록(Block)으로 이루어져 있습니다.

* 클라우드 기술을 이용하여 iOS Android, Windows등 모든 운영체제를 지원합니다.

* 다양한 문서 편집을 지원합니다.

* Embed 기능을 제공합니다.

편리한 사용을 위한 Notion 설치하기

Notion은 웹에서 바로 사용할 수 있습니다. 하지만 좀 더 편리하게 사용하려면 Notion 클라이언트를 설치해서 사용하는 것이 좋습니다.

Notion 웹사이트(http://www.notiom.so)에 방문하면 데스크톱용과 모바일용 설치 파일을 다운로드할 수 있습니다. 필요한 파일을 다운로드한 후 설치 파일을 더블클릭해서 실행하면 별도의 과정 없이 설치가 완료됩니다. Enter your phone number 입력란에 Notion을 설치할 스마트폰의 전화번호를 입력하고 [Send App Link] 버튼을 클릭하면 스마트폰으로 문자 메시지를 수신하게 됩니다.

수신된 문자 메시지의 링크를 터치하면 iSO는 App Store에서, Android는 Google Play에서 Notion 애플리케이션을 다운로드할 수 있는 화면으로 이동합니다. 각 스토어에서 일반적인 애플리케이션 설치 과정과 동일하게 설치를 진행하면 됩니다.

다른 도구에서 데이터 가져오기

Import 기능 사용하기

외부 데이터를 가져오려면 대부분 Import 기능을 이용합니다. Import 기능을 이용하려면 먼저 Notion 왼쪽 사이드바의 [import]를 클릭하거나 새 페이지(New Page)를 만든 후 [Import]를 클릭합니다.

에버노트에서 가져오기

에버노트(Evernote)는 Notion과 견줄 만한 대표적인 노트 및 생산성 도구입니다. 에버노트의 데이터를 Notion으로 가져오면 Notion만의 강력한 기능인 DATABASE 블록에 자동으로 입력되어 들어오기 때문에 List 뷰로 들어온 노트들을 Table, Calendar 뷰 등으로 바꿀 수 있고, Filter나 Sort를 적용하여 원하는 태그들만 필터링하여 볼 수도 있습니다. 에버노트 데이터를 Notion에 가져오려면 계정을 연동해서 가져오는 방법, HTML로 내보내서 가져오는 방법 중 하나를 선택할 수 있습니다.

*계정 연동해서 가져오기

계정을 연동할 경우 에버노트 내 노트 정보와 함께 이미지 파일들을 모두 가져올 수 있지만 에버노트의 노트북 단위로 가져오기 때문에 원하는 노트만 선택해서 가져올 수 없습니다. 그러므로 특정 노트를 가져오거나 노트에 포함된 태그, 노트 생성 일자 등의 정보를 가져오고 싶을 때 계정을 연동하는 방법을 이용하면 됩니다.

* HTML로 개별 노트 가져오기

HTML로 가져오기를 이용하면 원하는 특정 노트만 가져올 수 있지만 이미지나 첨부 파일이 누락될 수 있다는 단점이 있습니다. 또한 계정 연동 방법보다 복잡하고 까다로운 과정이 필요하므로 추천하지는 않습니다. 차라리 계정 연동으로 전체 노트북을 가져온 후 필터링과 검색을 통해 필요한 노트 페이지만 남기고 다른 페이지를 삭제하는 방법이 더 효과적일 수 있습니다.

Google 문서 가져오기

Google 드라이브는 대표적인 클라우드 서비스로 각종 파일을 저장하고 공유하는 기능뿐만 아니라 MS Word와 유사한 Google 문서, MS Excel과 유사한 Google 스프레드시트, MS PoewrPoint와 유사한 Google 플레젠테이션을 작성하여 협업할 수 있는 도구입니다. 이 중 Google 문서는 Import 기능으로 Notion에 가져올 수 있습니다.

* 개별 파일 가져오기

개별 파일을 가져오려면 먼저 Google 드라이브에서 가져올 Google 문서를 연 후 상단 메뉴에서 [파일 - 다른 이름으로 다운로드 - Microsoft Word(.docx)]를 선택하여 .docx 파일로 저장합니다. 이후 Import 창에서 [Google Docs] 버튼을 클릭한 후 저장한 파일을 선택합니다.

*모든 Google 문서 가져오기

Google 드라이브에 저장된 모든 Google 문서를 한 번에 가져올 수 있습니다.

다양한 도구의 통합을 위한 탄탄한 기본기 다지기

Notion의 기본 구조 이해하기

Notion에서 처음 계정을 생성할 때 기본으로 하나의 작업공간(Workspace)을 생성했습니다. Notion 작업공간을 크게 섹션(Section), 페이지(Page), 블록(Block)으로 이루어져 있습니다. 섹션은 Notion의 사용 구성에 따라 자동으로 생성되거나 지워지며, 사용자의 편의대로 지우거나 수정할 수 없습니다. 페이지는 다이어리에 있는 빈 종이와 같습니다. 마지막으로 가장 작은 단위인 블록은 각 페이지에 포함되어 있는 텍스트, 이미지, 비디오, 데이터베이스 등 각각의 객체를 의미합니다. 섹션을 제외한 Notion을 이루는 모든 요소는 블록으로 이루어져 있으며, 자유롭게 용도를 변경할 수 있습니다.

하나의 작업공간에서 영역을 구분하는 섹션

섹션의 종류는 크게 세 가지로, FAVORITE, WORKSPACE, PRIVATE이 있으며, 각 섹션은 즐겨찾기하거나 공유한 페이지의 유무에 따라 표시되거나 사라집니다. 특정 페이지를 즐겨찾기로 추가한다면 그제서야 왼쪽 사이드바에 FAVORITE 섹션과 함께 PRIVATE 섹션도 표시되며, 계속해서 자신이 만든 페이지에 팀원을 초대해서 공유한다면 WORKSPACE섹션도 표시됩니다.

활용도 200%의 자율성을 가진 페이지

앞에서 페이지는 Notion이라는 다이어리의 빈 종이에 비유했습니다. 사용자는 빈 페이지에 그림, 글, 영상, 음성 파일, 표 등 다양한 형태의 데이터를 원하는 대로 구성할 수 있습니다. 텍스트만 입력하여 워드 문서처럼 활용할 수 있고, 이미지를 넣어 사진첩 형태로 사용할 수도 있습니다. 동영상만으로 구성하여 나만의 재생 목록을 만들 수 있고, To-do 리스트를 관리할 수도 있습니다.

레고 블록 같은 Notion 블록

Notion의 가장 기본적인 단위는 블록입니다. 마치 레고 블록을 하나하나 모으고 조립해서 거대한 성이나 자동차를 만들 듯 Notion에서도 블록을 모아 적절하게 구성하면 사용자의 업무 효율성을 높여줄 거대한 생산성 도구로 재탄생할 수 있습니다. Notion의 블록은 서로 변경할 수 있습니다. 여러 블록을 한 번에 변경할 수도 있어서 페이지를 구성하고 모양을 갖추는 작업을 빠른 시간 내에 처리할 수 있습니다.

이미지부터 영상까지 삽입하는 MEDIA 블록

Image, Video, Audio, File 블록

MEDIA 블록 중 대표적인 블록인 Image, Video, Audio, File(첨부파일) 블록은 사용방법이 동일합니다. Image 블록은 컴퓨터 폴더에 있는 사진을 Notion 페이지로 드래그하는 방법과, Image 블록을 추가하면 나오는 팝업 창을 이용하는 방법으로 활용할 수 있습니다.

* 드래그해서 이미지 추가하기

드래그하는 방법은 말 그대로 컴퓨터에 있는 이미지 파일을 Notion으로 끌어다 놓는 방법입니다. Notion에서 이미지를 자동으로 인식하여 Image 블록이 생성됩니다.

* Image 블록 생성하기

Image 블록을 생성한 후에는 컴퓨터에 있는 파일을 삽입할 수 있고, 웹 주소를 입력하여 웹에 있는 이미지를 삽입할 수도 있습니다.

즐겨찾기 웹사이트를 관리하는 Web Bookmark 블록

Notion에서 즐겨 찾는 웹사이트 주소를 카드 형태로 보관하고 관리할 수 있는 Web Bookmark 블록이 있습니다. 두 가지 방법으로 사용할 수 있는데, 가장 간편한 방법은 즐겨 찾는 웹사이트 주소를 복사한 후 Notion 페이지에 붙여 넣는 것입니다. 웹사이트 주소를 붙여넣으면 팝업 메뉴가 나타나고, 여기서 [Create Bookmark]를 선택하면 Web Bookmark 블록이 생성됩니다.

프로그래밍도 Notion에서, Code 블록

Notion에서는 프로그래밍을 위한 코드 화면도 지원합니다. 블록 목록에서 [code]를 선택해서 Code 블록을 생성하면 코드창이 나타나고, 오른쪽 하단에서 사용할 프로그래밍 언어를 선택할 수 있습니다.

데이터베이스를 알아야 진정한 Notion 사용자

기본 속성의 종류 및 쓰임 살펴보기

문자 또는 숫자만 입력하기

속성 목록을 보면 가장 상위에 Text 속성이 있고, 이어서 Number 속성이 있습니다. 그만큼 가장 기본적인 속성이라는 의미입니다.

ㆍ Text : 텍스트를 입력할 수 있는 속성입니다, 간단한 내용 석명 혹은 비고 등을 작성하는 열에 사용할 수 있습니다.

ㆍ Number : 숫자만 입력하는 열이라면 Number 속성으로 지정하는 것이 좋습니다. Number 속성으로 지정한 열에는 숫자 외에 문자를 입력할 수 없습니다.

* 숫자 표기 방법 설정

Number 속성으로 지정하면 다양한 방식으로 숫자를 표시할 수 있는데, 표기 방법을 변경할 때는 열을 클릭한 후 메뉴에서 [Format Number]를 선택하면 됩니다. 또 다른 방법은 Number 속성의 칸에 마우스 커서를 가져가면 나타나는 [123] 아이콘을 클릭하는 것입니다. 숫자 표기 방식은 Number, Number With Commas, Percent, Dollar, Euro, Pound, Yen, Ruble, Rupee, Won으로 총 10개가 있습니다.

ㆍ Number : 기본적으로 적용되어 있는 옵션으로 숫자를 입력할 수 있습니다.

ㆍ Number With Commas : 천 단위마다 쉼표(,)를 표시합니다.

ㆍ Percent : %, 비율을 나타낼 수 있습니다.

ㆍ Dollar, Euro, Pound, Yen, Ruble, Rupee, Won : 화폐 단위를 나타냅니다.

태그를 선택하여 값 입력하기

태그(tag)는 미리 생성해놓은 값을 선택해서 입력하는 속성입니다. Select 속성과 Multi - Select 속성이 있으며, 하나의 태그만 선택할지 여러 태그를 선택할 수 있는지의 차이입니다.

ㆍ Select : Board 뷰에서 가장 중요한 부분을 담당하는 속성입니다. 태그를 자유롭게 추가, 삭제, 변경할 수 있으며, 한 개의 태그만 선택할 수 있습니다.

ㆍ Multi - Select : 여러 개의 태그를 선택할 수 있습니다. Select 속성에서 다른 태그를 선택하면 해당 태그가 적용되지만 Multi - Select 속성에서는 태그가 변경되지 않고 추가됩니다.

* 새로운 태그 추가하기

Select와 Multi - Select에서 태그를 추가, 삭제, 변경하는 방법은 동일합니다. 먼저 태그를 추가할 때는 Select 또는 Multi - Select 속성으로 지정한 열 이름을 클릭하면 나타나는 [Configure Options] 메뉴를 선택하고 입력란에 추가할 태그를 입력하면 됩니다. 하지만 굳이 [Configure Options] 메뉴를 이용할 필요가 없습니다. Select 또는 Multi - Select 속성으로 지정한 열의 칸 중 하나를 클릭하면 [Configure Options] 메뉴를 선택했을 때와 같은 입력란이 나타나며 여기에 추가할 태그를 입력하고 Enter를 누르면 됩니다. 이미 있는 태그라면 선택해서 사용하면 되고, 새로운 태그라면 같은 방법으로 입력해서 추가하면 끝입니다.

* 태그 삭제 및 변경하기

추가한 태그의 이름이나 색상을 변경하거나 삭제할 수 있습니다. 태그를 설정할 때와 마찬가지로 [Configure Options] 메뉴를 선택하거나 Select 또는 Multi - Select 속성으로 지정한 열의 칸 중 하나를 클릭합니다. 추가된 태그 목록이 표시되면 태그 이름 오른쪽에 표시되는 더 보기(…) 아이콘을 클릭해봅니다. 팝업 메뉴가 나타나면 맨 위 입력란을 이용해 태그 이름을 바꿀 수 있고, [Delete]를 선택해 해당 태그를 삭제할 수 있습니다. 또한 아래쪽에 있는 다양한 색상을 선택해서 태그 구분 색상을 변경할 수 있습니다.

파일 첨부하고 이미지, 동영상 추가하기

속성을 File & Media로 지정하면 관련된 파일을 첨부하거나, 이미지, 동영상 등을 삽입할 수 있습니다. 기본적으로 Notion에서 지원하는 이미지나 동영상 파일이라면 삽입 형태로 입력되며, 그 외 파일을 다운로드할 수 있는 첨부 파일 형태로 입력됩니다. 또한 특정 링크를 추가할 수도 있습니다. 이미지나 동영상을 삽입한 후 해당 칸을 클릭해서 오른쪽에 표시되는 더 보기(…) 아이콘을 클릭하면 다음과 같은 메뉴를 선택할 수 있습니다.

ㆍ Full Screen : 전체 화면으로 볼 수 있습니다.

ㆍ Download : 해당 파일을 다운로드합니다.

ㆍ View Original : 웹 브라우저를 통해 원본 파일을 확인합니다.

ㆍ Delete : 해당 파일을 삭제합니다.

함수, 관계형 데이터베이스 그리고 롤업

사칙연산 및 결과를 비교하는 Operators 기본 함수

데이터베이스에 Formular 속성을 지정하면 엑셀처럼 간단한 사칙연산을 사용할 수 있습니다. 예를 들면 덧셈을 하려면 Formular 창 상단에 있는 수식 입력줄에 3+2와 같이 입력합니다. 엑셀과 다른 점은 수식 앞에 =을 입력하지 않는 것입니다. 다른 연산도 마찬가지입니다.

if: 조건의 참, 거짓을 구분하는 함수

기본적인 사용 방법은 엑셀의 if 함수와 유사하며 다음과 같은 형태로 입력합니다.

ㆍ if(조건, 참, 거짓) : 지정한 조건이 참일 때 “참”을, 거짓일 때 “거짓”을 출력합니다.

add: 두 열을 더하는 함수

열과 열을 더하는 함수로, Number 속성의 열일 때는 값을 더하고, Text 속성일 때는 값이 하나로 연결되어 출력됩니다.

ㆍ add(number, number) : 덧셈 결과를 출력하며, number + number 형태로도 사용합니다.

ㆍ add(text, text) : 텍스트 연결 결과를 출력하며, text + text 형태로도 사용합니다.

pow, mod: 거듭제곱 값과 나머지를 구하는 함수

두열의 값으로 거듭제곱 값(pow)을 구하거나 나눗셈의 나머지 값(mod)을 구할 때 사용합니다. 역시 Number 속성만 사용할 수 있습니다.

ㆍ pow(number, number) : 앞 열 값을 뒤 열 값만큼 반복해서 곱한 결과를 출력하며, number ^ number 형태로도 사용합니다.

ㆍ mod(number, number) : 앞 열 값을 뒤 열 값으로 나눈 나머지 값을 출력하며, number % number 형태로도 사용합니다.

고급 같은 기본 기능, 관계형 데이터베이스와 롤업

관계형 데이터베이스에서는 연결된 데이터베이스의 특정 행들을 페이지 형태로 가져와서 유동적으로 활용한다는 것을 알았을 것입니다. 관계형 데이터베이스의 단짝 친구가 바로 롤업(Rollup)입니다. 롤업은 관계형으로 연결한 데이터베이스에서 특정 열을 선택해 실제 데이터 값이 보이도록 해주기 때문이죠.

서로 다른 데이터베이스 연결해보기

관계형 데이터베이스는 데이터베이스들이 동일한 페이지에 없더라도 각 데이터베이스의 데이터를 활용할 수 있도록 연결해줍니다. 예를 들어 A 페이지에 A-1 데이터베이스가 있고, B 페이지에 B-1 데이터베이스가 있더라도, A 페이지에서 B-1데이터베이스의 내용을 확인하고 수정할 수 있습니다.

열 데이터를 구체적으로 확인하는 롤업 기능

롤업(Rollup) 기능은 관계형 데이터베이스에서 연결한 페이지의 열 정보를 구체적으로 표시해주는 역할을 합니다. 단순히 데이터 값을 보여주는 것뿐만 아니라 간단한 계산 값을 확인할 수도 있습니다.

Notion을 Notion답게 활용할 수 있는 협업

외부 사용자와 협업을 위해 공유하기

같은 회사 팀원은 아니지만 특정 페이지를 함께 공유하거나 편집해야 하는 경우 혹은 단기적으로 활동하는 팀에서 Notion으로 협업하는 경우 Share 와 Public Access 기능을 사용할 수 있습니다. 상황에 따라 모든 권한을 다 포함해서 공유하거나 읽기 권한만 준 상태로 공유할 수도 있습니다.

특정 Notion 사용자와 Share 기능으로 페이지 협업하기

Notion에서 편집 권한을 갖기 위해서는 초대받는 사용자도 Notion을 사용 중이어야 합니다. 상대방도 Notion을 사용 중이라면 다음과 같은 방법으로 편집 권한을 주면서 공유할 수 있습니다.

ㆍ공유하고자 하는 페이지 오른쪽 상단의 [Share]를 클릭한 후 [Invite a Person] 버튼을 클릭합니다.

ㆍ초대 창이 열리면 상단 입력란에 공유할 사용자의 Notion 아이디(이메일 주소)를 입력하고 해당 이메일 주소를 선택합니다.

ㆍ권한 설정을 위해 [Full Access]를 클릭합니다. 목록 중 [Full Access] 또는 [Can Edit]를 선택하면 편집 권한을 부여하게 됩니다. 마지막으로 [Invite] 버튼을 클릭합니다.

ㆍShare 기능으로 다른 Notion 사용자를 초대하면 페이지 오른쪽 상단의 상대방의 프로필 사진으로 표시되며, 왼쪽 사이드바에 SHARE 섹션에 해당 페이지가 표시됩니다.

불특정 다수를 대상으로 편집 불가능하게 공유하기

수정되면 곤란한 문서 혹은 불특정 다수에게 공개할 문서가 있을 때 활용할 수 있는 방법으로 해당 페이지의 링크를 생성해서 배포하는 방법입니다. 최근 여러 스타트업에서 이 기능을 활용하여 채용 공지를 작성하기도 했습니다. 해당 페이지 링크를 공유받은 사용자들은 Notion 계정의 유무와 상관없이 해당 페이지를 웹사이트처럼 볼 수 있으므로, Google 설문지 등을 삽입한 페이지를 만들어 활용하면 효과적입니다.

공유하고자 하는 페이지 오른쪽 상단의 [Share] 버튼을 클릭한 후 Public Access 옵션의 [Disabled]를 클릭해서 권한을 설정합니다. 권한을 설정하면 자동으로 Public Access 기능이 활성화되며, [Copy Page Link] 버튼을 클릭해서 해당 페이지의 공유 링크를 복사하여 배포할 수 있습니다.

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